规范公司内部采购制度

PAGE规范公司内部采购制度一、总则（一）目的为加强公司内部采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平公正，机会均等。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员及相关人员应诚实守信，履行承诺，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目、采购政策及制度的制定与修订等事项。（二）采购执行部门1.采购部负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行等。建立和维护供应商数据库，定期评估供应商绩效。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术交流、验收等工作。对采购物品或服务的使用情况进行反馈和评价。（三）其他相关部门职责1.财务部负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保付款条款合理合规。负责采购成本的核算与分析。2.法务部审查采购合同的合法性、合规性，提供法律意见和建议。处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，进行初步审核，核实需求的合理性和完整性。2.对于金额较小的常规采购申请（具体金额标准由公司另行规定），由采购部负责人审批。3.对于金额较大或重要的采购申请，采购部提交至采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据采购项目的性质、预算等情况进行审议，并做出批准或否决的决定。（三）采购计划制定1.采购部根据审批通过的采购申请，结合公司库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、预计采购成本等内容。2.采购计划经采购部负责人审核后，报公司分管领导备案。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商候选名单。根据采购项目的要求，对候选供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的审核。2.供应商评估采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行打分评价。3.供应商选择根据评估结果，采购部选择合适的供应商进行采购谈判。对于重要采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。谈判过程中，采购人员应与供应商就采购物品或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行充分沟通和协商，争取最有利的采购条件。采购合同签订前，采购部应将合同草本提交法务部审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购合同签订与执行1.合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部等相关部门，以便各部门做好后续工作。2.合同执行采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。需求部门应配合采购部做好验收工作，按照合同约定的质量标准对采购物品或服务进行验收。验收合格后，填写《验收单》。财务部根据采购合同和《验收单》，按照规定的付款方式进行付款。（六）采购验收1.需求部门在收到采购物品或服务后，应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格等进行仔细核对。2.对于验收合格的采购物品或服务，验收人员在《验收单》上签字确认。对于验收不合格的采购物品或服务，验收人员应及时通知采购部与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担相应的违约责任等。3.采购部应跟踪验收问题的处理情况，确保采购物品或服务最终达到公司要求。（七）采购付款1.财务部根据采购合同和《验收单》，审核采购付款申请。审核内容包括付款金额、付款方式、付款时间等是否符合合同约定。2.审核通过后，财务部按照公司财务管理制度进行付款操作。对于预付款项，应严格控制预付款比例和金额，确保公司资金安全；对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在规定时间内完成付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目。2.招标程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间等信息。供应商报名并购买招标文件，按照招标文件的要求编制投标文件。采购部组织开标、评标会议，由评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购部根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标时间有限、采购项目技术规格复杂且难以明确的采购项目。2.谈判程序：采购部确定参与竞争性谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。采购部与供应商进行谈判，就采购项目的价格、质量、交货期等条款进行协商。谈判过程中，采购人员应与供应商进行多轮沟通，争取达成最优的采购协议。谈判结束后，采购部根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。**询价采购**1.适用范围：适用于采购物品规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价及相关服务条款。采购部对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、服务较好的供应商进行采购。采购部与选定的供应商签订采购合同。**单一来源采购****1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性等理由。采购申请经采购决策委员会审批通过后，采购部与唯一供应商进行协商谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度业务计划和工作需求，编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预算金额等信息。2.采购部汇总各部门的采购预算，结合公司整体战略目标和财务状况，编制公司年度采购预算草案。3.公司年度采购预算草案经公司管理层审核后，提交至公司董事会审议通过。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。2.财务部负责对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出与预算进行对比分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可申请采购预算调整：因市场价格波动、政策变化等原因，导致原采购预算无法满足采购需求。因业务发展需要，新增采购项目或调整采购数量、规格等。2.预算调整申请由采购部提出，详细说明调整的原因、调整的内容及预计增加或减少的预算金额等。预算调整申请经采购决策委员会审批通过后，财务部进行相应的预算调整。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.通过建立风险预警机制，收集市场信息、供应商信息等，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对措施1.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任条款。建立供应商履约保证金制度，要求供应商缴纳一定金额的履约保证金，以降低违约风险。定期对供应商进行绩效评估，及时发现和解决供应商存在的问题，对表现不佳的供应商采取警告、暂停合作、终止合作等措施。2.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购过程中的质量检验，可委托专业机构进行检验检测，确保采购物品或服务符合质量要求。建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物品或服务，及时追溯供应商责任，要求供应商采取整改措施或承担相应的赔偿责任。3.价格风险关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，分析价格走势。在采购谈判中，充分运用价格谈判技巧，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订框架协议等方式锁定价格，降低价格风险。4.法律风险加强采购合同管理，确保采购合同合法合规。采购合同签订前，必须经法务部审核。定期组织采购人员进行法律法规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。对于重大采购项目，可聘请专业律师提供法律咨询服务，确保采购活动依法依规进行。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购决策委员会对重大采购项目进行跟踪监督，确保采购项目顺利实施，达到预期目标。（二）供应商监督1.采购部定期对供应商的履约情况进行监督评价，包括产品质量、交货期、售后服务等方面。2.建立供应商投诉处理机制，接受公司内部各部门及员工对供应商的投诉，及时处理供应商存在的问题。（三）考核机制1.建立采