规范科技信息管理制度

PAGE规范科技信息管理制度一、总则（一）目的为加强公司科技信息管理，规范科技信息的收集、整理、存储、使用、共享和安全保护等活动，提高科技信息资源的利用效率，保障公司的合法权益，促进公司科技创新和业务发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及科技信息管理的部门、岗位及人员，包括但不限于研发部门、技术支持部门、市场部门、行政部门等。（三）基本原则1.合法性原则：科技信息管理活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司的科技信息管理行为合法合规。2.真实性原则：所收集、整理、存储的科技信息应真实可靠，不得虚假或误导性信息。3.保密性原则：严格保护公司科技信息的保密性，防止信息泄露给公司造成损失。4.完整性原则：确保科技信息的完整性，避免信息缺失或损坏影响其正常使用。5.及时性原则：及时更新和维护科技信息，保证信息的时效性和有效性。二、科技信息管理职责分工（一）科技信息管理部门职责1.负责制定和完善公司科技信息管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司科技信息资源的收集、整理、存储和共享工作。3.建立和维护公司科技信息管理系统，确保信息的安全和稳定运行。4.组织开展科技信息的分析和研究，为公司决策提供支持。5.负责公司科技信息的保密管理工作，制定保密措施并监督执行。（二）各部门职责1.研发部门负责本部门科技信息的收集、整理和存储，及时将研发过程中的关键技术信息、成果等提交给科技信息管理部门。按照公司科技信息管理制度的要求，配合做好科技信息的共享和保密工作。对科技信息管理部门提供的信息进行反馈和应用，推动研发工作的开展。2.技术支持部门负责收集和整理客户反馈的技术问题及解决方案，形成技术支持信息库。协助科技信息管理部门做好公司内部技术资料的整理和共享，为其他部门提供技术支持。参与公司科技信息的分析和研究，为产品优化和技术改进提供建议。3.市场部门收集市场动态、竞争对手信息等科技信息，为公司市场决策提供依据。负责公司产品宣传资料、技术白皮书等科技信息的制作和发布，确保信息的准确性和合规性。配合科技信息管理部门做好公司科技信息的保密工作，防止市场敏感信息泄露。4.行政部门负责公司办公区域内科技信息设备的管理和维护，确保设备正常运行。协助科技信息管理部门做好公司科技信息的安全防护工作，制定并执行相关安全制度。负责公司科技信息管理相关文件的归档和保管，确保文件资料的完整性。三、科技信息的收集与整理（一）收集渠道1.内部渠道各部门定期提交的科技信息，包括研发报告、技术文档、项目总结等。公司内部会议、培训、交流活动中产生的科技信息。员工个人提交的与工作相关的科技信息，如技术创新想法、行业研究报告等。2.外部渠道行业期刊、杂志、报纸、网站等媒体发布的科技信息。政府部门、行业协会、科研机构等发布的政策法规、行业标准、研究成果等信息。参加行业展会、研讨会、学术会议等活动获取的科技信息。与合作伙伴、客户、供应商等交流合作过程中获取的科技信息。（二）收集内容1.技术信息：包括公司自主研发的技术、引进的先进技术、行业前沿技术等，如技术方案、算法、工艺流程、专利技术等。2.市场信息：如市场需求、市场份额、竞争对手动态、产品价格走势等。3.政策法规信息：国家及地方政府出台的与公司业务相关的科技政策、法规、标准等。4.行业动态信息：行业发展趋势、新技术应用情况、行业热点问题等。5.知识产权信息：公司的专利、商标、著作权等知识产权情况，以及竞争对手的知识产权信息。（三）整理要求1.对收集到的科技信息进行分类整理，按照技术领域、市场领域、政策法规领域等进行划分，建立清晰的信息分类体系。2.对每条科技信息进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性，能够反映信息的类别、年份、顺序等。:3.为每条科技信息编写详细的摘要，概括信息的主要内容，以便快速了解信息的核心要点。4.标注科技信息的来源，包括信息的获取渠道、提供者等，确保信息来源可追溯。5.根据科技信息的重要性和时效性，对其进行分级管理，如分为重要信息、一般信息、参考信息等，以便采取不同的管理措施。四、科技信息的存储与保管（一）存储方式1.建立公司科技信息管理系统，采用电子存储方式对科技信息进行集中管理。科技信息管理系统应具备信息录入、查询、修改、删除、备份等功能，确保信息的安全存储和便捷使用。2.对于重要的纸质科技信息资料，应进行扫描备份后存储于科技信息管理系统，并按照档案管理要求进行纸质档案的分类存放，建立纸质档案库。纸质档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施。（二）存储期限1.一般性的科技信息存储期限为[X]年，在存储期限届满后，经评估确认不再具有保存价值的，可以进行销毁处理。2.涉及公司核心技术、商业秘密、知识产权等重要科技信息的存储期限应根据相关法律法规和公司实际情况确定，一般应长期保存。（三）保管措施1.对科技信息管理系统设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关信息。不同级别的人员具有不同的信息访问权限，确保信息的保密性。2.定期对科技信息管理系统进行维护和备份，备份数据应存储在安全的位置，并定期进行数据恢复测试，确保数据的完整性和可用性。3.加强对纸质档案库的管理，建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保纸质档案的安全。4.对科技信息存储环境进行定期检查和维护（如温湿度检测、设备运行状态检查等），确保存储设备的正常运行，防止信息因环境因素受损。五、科技信息的使用与共享（一）使用规定1.公司员工因工作需要使用科技信息时，应按照规定的流程进行申请和审批。申请时应说明使用信息的目的、范围、期限等，经所在部门负责人和科技信息管理部门审核批准后，方可使用。2.使用科技信息过程中，应严格遵守公司的保密制度，不得擅自将信息泄露给无关人员。如需对信息进行复制、传播等操作，必须经过进一步的审批。3.对于涉及公司核心技术、商业秘密等重要科技信息的使用，应采取加密、水印等技术手段进行保护，防止信息被非法获取或篡改。（二）共享原则1.科技信息共享应遵循合法、合规、必要、安全的原则，确保共享信息不会对公司造成不利影响。2.在确保信息安全和保密的前提下，积极推动公司内部科技信息的共享，促进各部门之间的协作和沟通，提高工作效率。3.对于与合作伙伴、客户等外部机构共享科技信息，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息共享的安全性和可控性。（三）共享流程1.内部共享部门之间如需共享科技信息，应填写《科技信息内部共享申请表》，详细说明共享信息的内容、接收部门、共享目的等。申请表经申请部门负责人签字后，提交给科技信息管理部门进行审核。科技信息管理部门审核通过后，将共享信息发送至接收部门，并记录共享信息的相关情况。2.外部共享：与外部机构共享科技信息时，由相关业务部门填写《科技信息外部共享申请表》，并附上拟共享信息的详细清单和保密协议草案。申请表经业务部门负责人、分管领导审批后，提交给科技信息管理部门进行最终审核。科技信息管理部门审核通过后，与外部机构签订保密协议，并按照协议要求进行信息共享操作。六、科技信息的安全保护（一）安全管理制度1.建立健全公司科技信息安全管理制度，明确安全管理责任，规范安全管理流程。2.加强对员工的科技信息安全培训，提高员工的安全意识和防范能力，使其了解科技信息安全的重要性和相关操作规范。3.定期对公司科技信息安全状况进行检查和评估，及时发现和整改安全隐患，确保科技信息系统的安全稳定运行。（二）安全技术措施1.在科技信息管理系统中采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全技术手段，防止外部非法网络攻击和信息泄露。2.对公司内部网络进行分段管理，严格限制不同区域之间的网络访问权限，防止内部人员误操作或恶意攻击导致信息安全事故。3.定期更新科技信息管理系统的安全补丁，及时修复系统漏洞，确保系统的安全性。（三）应急处理机制1.制定科技信息安全应急预案，明确应急处理流程和各部门的职责分工。应急预案应包括信息泄露、系统故障、网络攻击等突发事件的应急处理措施。2.定期组织应急演练，提高公司应对科技信息安全突发事件的能力。演练内容应包括应急响应流程、技术处理措施、人员协调配合等方面。3.一旦发生科技信息安全事故，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行处理，及时报告相关部门和领导，并做好事故的调查和总结工作，防止类似事故再次发生。七、科技信息的保密管理（一）保密范围1.公司自主研发的技术秘密，包括技术方案、算法、工艺流程、实验数据等。2.公司的商业秘密（如客户信息、市场策略、营销计划等）。3.公司拥有的知识产权信息，如专利、商标、著作权等。4.其他涉及公司核心利益且需要保密的科技信息。（二）保密措施1.与员工签订保密协议，明确员工在科技信息保密方面的权利和义务，规定员工离职后的保密期限和竞业限制等条款。2.在公司内部办公区域设置保密标识，提醒员工注意科技信息的保密。对涉及保密信息的文件、资料等进行加密存储和传递。3.加强对办公设备的管理，如对电脑设置开机密码、限制移动存储设备接入等，防止保密信息通过设备泄露。4.对涉及保密科技信息的会议、培训等活动进行严格管理，限制参会人员范围，做好会议记录和资料保管工作，防止信息在活动中泄露。（三）保密监督与检查1.科技信息管理部门负责定期对公司各部门的科技信息保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对违反科技信息保密制度的行为进行举报。对举报属实的，给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。3.将科技信息保密工作纳入公司绩效考核体系，对保密工作做得好的部门和个人进行表彰和奖励，对违反保密制度的部门和个人进行相应的处罚。八、科技信息的知识产权管理（一）知识产权归属1.公司员工在执行公司任务过程中所完成的科技成果，其知识产权归公司所有。2.公司委托外部机构或个人进行研发所产生的科技成果，其知识产权归属按照双方签订的委托合同约定执行。如合同未约定，知识产权归公司所有，但公司应按照合同约定支付相关费用。3.公司与其他单位合作研发所产生的科技成果，其知识产权归属按照双方签订的合作协议约定执行。（二）知识产权申请与维护1.科技信息管理部门负责组织公司知识产权的申请工作，包括专利申请、商标注册、著作权登记等。各部门应积极配合，及时提供相关技术资料和证明材料。2.建立知识产权跟踪维护机制，定期对公司已获得的知识产权进行评估和维护，确保知识产权的有效性和稳定性。如发现知识产权存在风险或需要续展等情况，及时采取措施进行处理。（三）知识产权保护与运用：1.