试验检测规范采购制度

PAGE试验检测规范采购制度一、总则（一）目的为了加强公司试验检测采购管理，规范采购行为，确保采购工作的科学性、合理性、公正性和透明度，保证采购物资和服务符合试验检测工作要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与试验检测相关的仪器设备、试剂耗材、标准物质、办公用品等物资采购以及相关服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、符合试验检测精度和要求的物资和服务。3.效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。4.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，接受内部监督，确保所有潜在供应商享有平等参与机会，公正地进行采购决策。二、采购计划管理（一）需求预测1.各试验检测部门应根据年度工作计划、项目任务安排以及现有设备和物资状况，定期对试验检测所需物资和服务进行需求预测。2.需求预测应综合考虑业务发展趋势、技术更新换代、设备维护保养需求等因素，确保预测结果的准确性和前瞻性。（二）采购计划编制1.试验检测部门依据需求预测结果，结合实际工作进度，编制详细的采购计划。采购计划应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.对于大型仪器设备采购，应提前进行可行性论证，包括技术先进性、适用性、经济性等方面的评估，并形成论证报告作为采购计划的附件。3.采购计划应按照规定的流程进行审核，经部门负责人、技术负责人、财务负责人等相关人员审批后执行。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因业务变化、技术变更、不可抗力等原因需要调整采购计划，试验检测部门应及时提出书面申请。2.采购计划调整申请应详细说明调整原因、调整内容以及对后续工作的影响，并按照原审批流程进行审批。3.经批准的采购计划调整应及时通知相关部门和人员，确保采购工作顺利进行。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入机制，明确供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、售后服务能力等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对潜在供应商进行初步筛选和评估。3.对于重要物资和服务的供应商，应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力等情况，形成考察报告。4.根据考察结果和评估标准，选择合格的供应商建立供应商名录，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。2.评价方式可采用问卷调查、实地走访、数据分析、客户反馈等多种形式，确保评价结果客观公正。3.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商给予适当的奖励和优先合作机会，对于不合格供应商及时进行淘汰。（三）供应商合作与沟通1.与选定的供应商签订采购合同或合作协议，明确双方的权利义务、产品质量要求、交货期、价格条款、售后服务等内容。2.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况以及市场动态等信息，确保采购工作的顺利进行。3.对于供应商在合作过程中出现的问题，应及时与其沟通协商，要求其采取有效措施加以解决，并跟踪整改情况。四、采购流程管理（一）采购申请1.试验检测部门根据采购计划，由具体使用人员填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限，分别提交至不同层级的领导进行审批。采购金额较小的由部门负责人审批，采购金额较大的需经公司领导班子集体研究决定。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等，应根据采购项目的特点和要求选择合适的采购方式，并严格按照相关法律法规和行业标准执行。2.对于招标采购项目，应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动，确保招标过程的公开、公平、公正。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。4.采购完成后，采购人员应及时收集整理采购文件，包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、发票、验收报告等，建立采购档案，妥善保管。（四）验收管理1.采购物资到货后，试验检测部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同要求和相关标准规范，对物资的数量、规格型号、质量、性能等进行全面检查。2.对于大型仪器设备，应按照安装调试方案进行安装调试，并进行试运行，确保设备正常运行后再进行验收。3.验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收报告应包括物资名称、规格型号、数量、验收依据、验收情况等内容。4.如验收不合格，验收人员应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取整改措施或更换物资，直至验收合格为止。（五）付款管理1.采购部门应根据采购合同约定和验收情况，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、发票、验收报告等相关证明材料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务管理制度和资金支付流程进行付款。3.对于预付款项，应严格按照合同约定进行支付，并跟踪采购进度，确保预付款项的合理使用。五、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.通过数据分析、案例分析、专家咨询等方式，及时发现潜在的采购风险，并分析其产生的原因和可能造成的影响。（二）风险应对1.根据风险识别结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格监测、套期保值等方式进行应对；对于质量风险，应加强供应商管理和验收管理，严格把控物资质量；对于供应商风险，可建立供应商备用库、加强供应商培训和监督等；对于合同风险，应完善合同条款，加强合同审核和执行监督；对于付款风险，应严格付款审批流程，加强资金管理。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保采购风险得到有效控制。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对试验检测采购制度的执行情况进行审计监督，检查采购计划的编制与执行、供应商管理、采购流程、验收管理、付款管理等环节是否符合规定要求。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购过程中违规行为的举报，对举报事项进行及时调查处理。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价体系，对采购部门和相关人员的采购工作进行考核评价。考核评价指标包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制情况、供应商管理