职称档案管理制度规范

PAGE职称档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司职称档案管理，确保职称档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥职称档案在公司人才评价、任用、晋升等方面的作用，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的职称档案管理，包括职称申报、评审、聘任等过程中形成的各类文件、资料和记录。（三）基本原则1.真实性原则：职称档案应如实反映员工的专业技术水平、工作业绩和职业道德等情况。2.完整性原则：全面收集、整理与职称相关的各类材料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护员工职称档案信息的安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的格式、内容和程序进行档案管理，保证档案管理工作的标准化和规范化。二、管理职责（一）人力资源部门1.负责制定和完善职称档案管理制度，并组织实施。2.负责员工职称申报、评审、聘任等工作的组织和协调。3.负责收集、审核、整理和保管员工的职称档案材料。4.负责根据职称档案信息，为公司人才评价、任用、晋升等提供参考依据。（二）各部门1.负责本部门员工职称申报材料的初步审核和汇总，并及时提交给人力资源部门。2.协助人力资源部门做好员工职称评审相关工作，提供必要的证明材料和评价意见。3.负责本部门员工职称档案材料的日常管理和更新，确保档案材料的真实性和完整性。（三）档案管理人员1.负责职称档案的具体保管工作，严格遵守档案管理规定，确保档案安全。2.按照规定的程序和要求，对档案材料进行分类、编号、装订和存放，便于查阅和管理。3.负责档案的借阅、归还登记工作，严格控制档案的借阅范围和期限。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。三、职称档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.学历、学位、毕业院校、所学专业及毕业时间。3.参加工作时间、现工作单位及职务。（二）职称申报材料1.职称评审表：如实填写个人基本情况、工作经历、专业技术工作总结、业绩成果、论文著作等内容。2.学历证书、学位证书复印件：提供最高学历和学位证书的复印件，并确保复印件清晰、真实。3.专业技术资格证书复印件：已取得的专业技术资格证书复印件。4.聘任证书复印件：现聘任专业技术职务的聘任证书复印件。5.业绩成果材料：包括科研项目、技术创新、获奖情况、专利证书、发表的论文著作等相关证明材料。6.年度考核材料：近年度的个人年度考核表。7.继续教育证书复印件：参加继续教育的相关证书复印件。（三）职称评审相关材料1.专家评审意见：评审委员会专家对申报人的评审意见和建议。2.答辩记录：参加职称答辩的相关记录。（四）职称聘任材料1.职称聘任文件：公司下达的职称聘任文件。2.聘任合同：与员工签订的职称聘任合同。（五）其他相关材料1.个人荣誉证书复印件：获得的其他与专业技术相关的荣誉证书复印件。2.培训证书复印件：参加各类专业技术培训的证书复印件。3.其他反映个人专业技术水平和能力的材料。四、职称档案的收集与整理（一）收集1.人力资源部门定期发布职称申报通知，明确申报条件、材料要求和时间安排。2.员工根据通知要求，准备并提交职称申报材料至所在部门。3.各部门对本部门员工的申报材料进行初步审核，确保材料真实、完整、符合要求后，汇总提交给人力资源部门。4.人力资源部门对各部门提交的申报材料进行再次审核，对不符合要求的材料及时反馈给员工补充完善。（二）整理每次职称评审工作结束后，人力资源部门应及时对评审过程中形成的各类材料进行整理。1.按照职称档案内容的分类要求，对材料进行分类。2.对每份材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.将材料按照编号顺序依次排列，同一类材料应集中存放。4.对材料进行装订，确保装订牢固、整齐美观，便于长期保存。5.编制档案目录，目录应详细列出档案的类别、编号、名称、日期等信息，方便查阅。五、职称档案的保管（一）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列存放。电子档案应存储在服务器的指定文件夹中，并定期进行备份。2.档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全。（二）保管期限1.职称档案的保管期限为长期，自档案形成之日起保存。2.对于已离职员工的职称档案，应继续保管一定期限后，按照规定进行销毁或移交。（三）档案检查1.档案管理人员应定期对职称档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等。2.每年至少进行一次全面检查，发现问题及时记录并报告人力资源部门，采取措施进行处理。3.在职称评审、聘任等重要工作期间，应加强对档案的检查，确保档案能够及时提供使用。六、职称档案的借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅职称档案的，须填写《职称档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等信息。2.《职称档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.人力资源部门负责人审批通过后，档案管理人员按照申请表的要求提供档案，并做好借阅登记工作。4.借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅职称档案的，须填写《职称档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.《职称档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.人力资源部门负责人审批通过后，档案管理人员应在指定地点提供档案供查阅，并做好查阅登记工作。4.查阅人不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记或损坏档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员。七、职称档案的保密与安全（一）保密措施1.严格限制档案的查阅和借阅范围，只有经过授权的人员才能查阅和借阅档案。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案管理工作中，涉及档案信息的计算机系统应设置安全密码，并定期更换密码。4.对档案信息进行备份时，应采取加密等安全措施，确保备份数据的安全。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的安全设备，如监控摄像头、防盗报警装置等。2.定期对档案保管场所进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施保护档案，并按照应急预案进行处理。八、职称档案的信息化管理（一）建立电子档案系统1.公司应建立专门的职称电子档案系统，实现职称档案的信息化管理。2.电子档案系统应具备档案录入、存储、查询、统计、备份等功能，方便档案的管理和使用。（二）电子档案的录入与维护1.档案管理人员应按照规定的格式和要求，将纸质档案内容录入电子档案系统。2.定期对电子档案进行维护，确保档案信息的准确性和完整性。如发现档案信息有误或需要更新的，应及时进行修改，并做好记录。（三）电子档案的安全管理1.加强电子档案系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对电子档案系统进行病毒查杀和数据备份，确保系统的正常运行和数据的安全。3.对电子档案系统的操作权限进行严格管理，只有经过授权的人员才能进行档案的录入、查询、修改等操作。九、职称档案的更新与补充（一）定期更新1.人力资源部门应定期对职称档案进行更新，确保档案内容的时效性。2.每年对员工的年度考核材料、继续教育证书等进行更新，并及时归档。（二）动态补充1.员工在职称申报、评审、聘任等过程中如有新的业绩成果、论文著作等材料产生，应及时提交给人力资源部门，补充到职称档案中。2.各部门应关注员工的工作动态，及时向人力资源部门反馈员工的相关信息，以便及时更新档案。十、职称档案的销毁（一）销毁条件1.已离职员工的职称档案，在保管期限届满后，可以按照规定进行销毁。2.档案内容存在严重错误、重复或已失去保存价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出销毁申请，填写《职称档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、编号、名称、数量等信息。2.《职称档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核后，报公