电煤采购规范管理制度

PAGE电煤采购规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司电煤采购管理，规范采购行为，确保电煤供应的质量、数量和及时性，保障公司发电业务的稳定运行，降低采购成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司电煤采购的全过程管理，包括采购计划制定、供应商选择、合同签订、采购执行、验收结算等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量稳定、符合发电要求的电煤供应商，保障发电设备的安全稳定运行。3.成本控制原则：在保证电煤质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平公正的竞争机制，确保所有供应商享有平等的参与机会。5.廉洁诚信原则：采购人员应秉持廉洁自律的工作态度，诚实守信，杜绝不正当交易行为。二、采购计划管理（一）计划制定依据1.公司年度发电计划和月度发电任务，结合机组运行状况、设备检修计划等因素，预测电煤需求总量。2.电煤库存动态信息，包括现有库存数量、质量状况、消耗速度等，合理确定采购数量和时间节点。3.市场电煤价格走势、供应形势以及政策变化等因素，为采购计划的制定提供参考。（二）计划编制流程1.发电部门每月[具体日期]前向采购部门提交次月发电计划及电煤需求预测数据，包括发电电量、机组运行时间、预计电煤消耗指标等。2.采购部门结合电煤库存情况，对发电部门提交的需求预测数据进行分析和调整，于每月[具体日期]前编制次月电煤采购计划初稿。3.采购计划初稿提交公司分管领导审核，经审核通过后，报公司总经理审批。审批通过后的采购计划作为正式采购依据下达执行。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因发电任务变更、设备突发故障、电煤质量问题等原因导致原采购计划无法满足实际需求时，发电部门应及时向采购部门提出计划调整申请。2.采购部门接到调整申请后，应会同相关部门对调整原因进行核实和评估，重新编制调整后的采购计划，并按照本制度规定的流程进行审批。3.调整后的采购计划应及时通知相关供应商，确保采购工作的顺利进行。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、环保要求等方面。具体标准如下：具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照），具备独立承担民事责任能力。拥有与电煤生产规模相适应的生产设备和设施，具备稳定的电煤供应能力，年生产能力不低于[具体数量]万吨。所供电煤质量符合国家相关标准和公司发电要求，发热量、挥发分、硫分、灰分等指标应满足公司规定的波动范围。具有良好信誉，近[具体年限]年内无重大违法违规行为，在行业内口碑良好，无拖欠货款、产品质量纠纷等不良记录。严格遵守国家环保政策，具备完善的环保设施和措施，污染物排放符合国家和地方环保标准。2.供应商准入流程：采购部门发布供应商招募公告，明确准入标准、申请材料要求等信息。供应商向采购部门提交准入申请，申请材料应包括企业简介、营业执照副本、生产许可证、产品质量检验报告、业绩证明、信誉证明等相关资料。采购部门对供应商提交的申请材料进行初审，初审合格后组织实地考察，考察内容包括企业生产经营状况、生产设备、质量控制体系、环保措施等方面。实地考察结束后，采购部门会同相关部门对供应商进行综合评审，评审结果报公司分管领导审核，经审核通过后确定为合格供应商，纳入公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、数量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价周期为每季度一次，考核结果作为供应商后续合作的重要依据。2.评价与考核内容及标准：质量方面：以公司验收的电煤质量指标为依据，考核供应商所供煤质的稳定性。如发热量、挥发分、硫分、灰分等指标超出公司规定波动范围的，每出现一次扣[具体分值]分。数量方面：考核供应商实际交货数量与合同约定数量的相符情况。交货数量误差率超过[具体比例]的，每超出一个百分点扣[具体分值]分。价格方面：对比市场同类电煤价格，考核供应商价格合理性。如采购价格明显高于市场平均水平且无合理理由的，每次扣[具体分值]分。交货期方面：考核供应商是否按照合同约定的时间准时交货。每逾期一天交货扣[具体分值]分，逾期超过[具体天数]的，取消当季度合作资格。售后服务方面：考核供应商在电煤质量问题处理、客户投诉响应等方面的表现。如处理不及时、客户满意度低的，每次扣[具体分值]分。3.评价与考核流程：采购部门负责收集供应商每季度的供货质量检验报告、交货记录、发票等相关资料，作为评价与考核的基础数据。采购部门会同发电部门、质量检验部门等相关部门，根据评价与考核内容及标准，对供应商进行综合评价打分。采购部门将评价与考核结果反馈给供应商，并向公司分管领导汇报。对于评价结果较差的供应商，采购部门应与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，予以淘汰。（三）供应商淘汰与退出1.当供应商出现以下情况之一时，采购部门应及时启动淘汰程序：连续两个季度评价与考核结果不合格。所供电煤质量严重不符合公司要求，导致发电设备出现故障或影响发电安全。发生重大违法违规行为，被政府相关部门查处。因自身原因无法履行合同约定，导致公司利益受损。2.淘汰流程：采购部门向供应商发出淘汰通知，告知其淘汰原因及相关事宜。采购部门会同相关部门对供应商进行清理，包括终止正在执行的合同、结算货款、处理库存电煤等。将淘汰供应商的相关信息从公司供应商名录中删除，并向公司内部各相关部门通报。四、采购合同管理（一）合同签订流程1.采购部门根据审批后的采购计划，选择合适的供应商进行商务谈判。谈判内容包括电煤价格、数量、质量标准、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.谈判达成一致后，采购部门起草电煤采购合同文本，合同文本应明确双方的权利义务，符合法律法规和公司利益要求。3.采购合同文本提交公司法律事务部门进行合法性审查，法律事务部门应重点审查合同条款是否合法合规、权利义务是否对等、违约责任是否明确等方面。4.经法律事务部门审查通过后的采购合同，提交公司分管领导审核，审核通过后报公司总经理审批。5.采购合同经总经理审批同意后由采购部门与供应商签订。签订后的合同原件由采购部门负责保管，并及时将合同副本分发给相关部门，如发电部门、财务部门、质量检验部门等。（二）合同执行与变更1.合同签订后，采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同执行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商进行沟通协商，并按照以下流程办理合同变更手续：采购部门提出合同变更申请，说明变更原因、变更内容及对合同履行的影响。采购部门会同相关部门对变更申请进行评估，评估通过后起草合同变更协议。合同变更协议提交公司法律事务部门进行合法性审查，审查通过后报公司分管领导审核，审核通过后报公司总经理审批。经总经理审批同意后的合同变更协议由采购部门与供应商签订，并及时将变更情况通知相关部门。（三）合同结算与存档1.电煤到货验收合格后，采购部门应按照合同约定的付款方式及时办理结算手续。结算时，采购部门应提供供应商开具的发票、验收报告、磅单等相关资料，经财务部门审核无误后支付货款。2.采购合同执行完毕后，采购部门应将合同原件、变更协议、验收报告、发票、磅单等相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。五、采购执行管理（一）采购订单下达1.采购部门根据审批后的采购计划和签订的采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确电煤的品种、数量、质量标准、交货时间、交货地点等具体要求。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行订单义务。（二）运输与交付1.供应商负责电煤的运输，运输方式应符合合同约定和安全环保要求。在运输过程中，应采取有效的防护措施，防止电煤发生损耗、污染等情况。2.电煤到达交货地点后，供应商应及时通知采购部门。采购部门会同发电部门、质量检验部门等相关部门按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收合格后，办理货物交接手续。（三）验收管理1.质量验收：质量检验部门按照国家相关标准和公司制定的电煤质量验收标准，对到货电煤进行采样、制样和化验分析。检验项目包括发热量、挥发分、硫分、灰分、水分等指标。如验收结果不符合合同约定质量标准的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或承担相应责任。2.数量验收：采购部门会同发电部门根据合同约定的数量验收方式，对到货电煤进行数量验收。验收方式可采用过磅称重、检尺测量等方法。如数量验收结果与合同约定数量不符的，应按照合同约定的误差处理方式进行处理。3.验收报告：质量检验部门和采购部门应在验收完成后及时出具验收报告，验收报告应详细记录电煤的质量、数量、验收时间、验收人员等信息。验收报告作为结算货款和后续质量追溯的重要依据。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对电煤采购业务进行审计监督，审查采购计划的制定、供应商选择、合同签订、采购执行、验收结算等环节是否符合本制度规定和公司相关流程要求。2.审计部门应重点关注采购