企业存货管理规范制度全文

第一章总则第一条目的为加强企业存货管理，规范存货采购、验收、仓储、出库、盘点等全流程操作，提升存货使用效率，保障资产安全完整，降低库存成本，依据《企业会计准则》《内部会计控制规范》及企业经营实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业及所属各分子公司的存货管理活动，涵盖原材料、半成品、产成品、低值易耗品、周转材料等各类存货的全生命周期管理。第三条管理原则1.全面管控：对存货从计划编制到最终处置的全过程实施监控，确保各环节合规有序。2.效率优先：优化库存结构，缩短周转周期，降低资金占用成本。3.权责清晰：明确各部门职责与权限，分工协作、责任到人。4.风险防控：建立库存预警、盘点清查、监督考核机制，防范积压、短缺、损毁及舞弊风险。第二章职责分工第四条采购部门职责1.结合销售订单、生产计划及库存水平，编制采购计划，经审批后组织采购。2.开发、评估供应商，签订采购合同并跟踪履约，协调退换货、索赔等事宜。第五条仓储部门职责1.负责存货验收入库、仓储保管、出库发放及台账维护，确保账、卡、物三相符。2.规划仓储区域，实施分类存放、标识管理，落实防潮、防火、防盗措施。3.监控库存水平，对安全库存、呆滞存货等情况及时预警，提出优化建议。第六条财务部门职责1.按准则核算存货成本，设置明细账、总账，定期与仓储部门核对数据。2.参与存货盘点，审核盘盈盘亏处理方案，开展成本分析与决策支持。第七条生产部门职责1.按生产计划领料，控制生产损耗，对完工产品及剩余物料办理出入库。2.反馈生产环节的存货质量、规格问题，协助优化采购与仓储管理。第八条销售部门职责1.依据订单制定销售计划，传递发货需求，跟踪发货进度与售后存货事宜。2.提供市场需求预测，协助优化存货储备结构。第三章存货规划与预算管理第九条存货预算编制1.每年末，销售部门编制下年度销售预测，生产部门据此制定生产计划，采购部门会同仓储、财务部门编制年度存货采购预算，明确采购数量、金额、周期。2.季度末，各部门根据经营实际滚动调整预算，经分管领导审批后执行。第十条安全库存管理1.采购、仓储部门联合制定安全库存标准，报总经理办公会审批后执行。2.库存低于安全库存时启动紧急采购；高于安全库存且滞销时，协同制定消化方案（如促销、转产利用等）。第四章采购管理第十一条采购计划审批1.采购部门每月结合“销售订单+生产计划+现有库存-在途存货”编制月度采购计划，经部门负责人、分管副总审批后实施；大额采购需提交总经理办公会审议。第十二条采购方式选择1.常规物资采用询价采购（至少3家供应商比价）；大宗物资采用招标采购；独家供应、紧急需求物资经审批后可直接采购。第十三条供应商管理1.建立供应商档案，每半年评价一次，淘汰不合格供应商；新供应商需经“资质审核→样品试用→小批量验证”流程准入。第五章验收入库管理第十四条到货验收流程1.供应商送货时，仓储部门会同质检部门共同验收：数量验收：核对送货单与采购订单数量，采用称重、计数等方式确认实收数量。质量验收：检查规格、型号、外观及质量证明文件，必要时抽样送检。2.验收合格的存货开具入库单（三联：仓储、财务、采购）；不合格的填写《验收异常单》，由采购部门协调退换货或索赔。第十五条特殊存货验收1.易燃易爆、危险品等特殊存货按专项制度验收，确保存储条件合规。2.委托加工物资收回时，核对加工合同约定的数量、质量标准，验收合格后办理入库。第六章仓储管理第十六条仓位规划与标识1.按存货类别（原材料、半成品、产成品等）划分仓储区域，实施定置管理，确保“一类一区域、一批一货位”。2.存货悬挂标识卡，注明名称、规格、批次、数量、入库日期、保质期（如有）等信息。第十七条日常保管要求1.定期检查存储环境（温湿度、通风、防虫防鼠等），对易变质存货增加检查频次。2.严格执行“先进先出”原则，出库时优先发放最早入库的存货。3.禁止无关人员进入仓储区域，钥匙、门禁权限仅限授权人员使用。第十八条库存监控与预警1.每日更新库存台账，每周报送《库存周报表》；当存货出现以下情况时立即预警：库存低于安全库存80%或高于120%；临近保质期（剩余＜1/3）或出现损坏、变质迹象；滞销存货（连续3个月无出库记录）金额超限。第七章出库管理第十九条生产领料管理1.生产部门凭《领料单》（经部门负责人审批）领料，仓储人员核对后按“先进先出”发料，签字确认后传递单据。2.剩余物料当日办理退库或假退库（月末退库、月初领料）。第二十条销售发货管理1.销售部门凭《发货通知单》（经审批）传递发货需求，仓储部门核对后备货、打包，填写《出库单》（三联：仓储、财务、客户签收）。2.客户签收单3个工作日内返回财务；退货时，销售部门开具《退货通知单》，仓储部门验收后办理入库，财务冲减收入与成本。第二十一条其他出库管理1.存货调拨需填写《调拨单》，经双方仓储、财务及分管领导审批后办理；报废需附申请、鉴定报告，经审批后核销账务，残值收入上缴财务。第八章盘点与清查管理第二十二条定期盘点1.每月末抽盘重点存货，季度末全盘，年末联合财务年度盘点。2.盘点流程：盘点前：冻结台账、准备工具；盘点中：实地清点、标记差异；盘点后：编制《盘点报告》，分析原因、提出建议，经审批后落实。第二十三条盘盈盘亏处理1.盘盈：查明原因（如入库漏记、计量误差），经审批后按重置成本入账，冲减管理费用。2.盘亏：区分责任（如保管不善、自然灾害），正常损耗计入管理费用；非正常损失扣除赔偿后计入营业外支出，报税务备案。第二十四条清查范围年末盘点时，对在途存货、委托加工物资、寄售存货等全面清查，确保范围无遗漏。第九章核算与报告管理第二十五条会计核算要求1.按《企业会计准则》设置“原材料”“库存商品”等科目，按类别、品种、批次设明细账，采用月末一次加权平均法（或先进先出法）计价，年度内不得随意变更。第二十六条存货报告编制1.仓储部门每月5日前报送《库存月报表》；财务部门每季度末编制《存货成本分析报告》，年末编制《年度存货管理报告》，报管理层审议。第十章监督与考核管理第二十七条内部监督1.内部审计部门每半年专项审计存货管理，出具报告并跟踪整改；财务部门定期抽查单据与台账，督促整改。第二十八条考核指标1.存货周转率：考核周转效率；库存准确率：考核盘点差异率（目标≤[X]%）；2.缺货率：考核缺货情况（目标≤[X]%）；呆滞存货占比：考核库存结构（目标≤[X]%）。第二十九条考核与奖惩1.每季度按考核指标评分，与绩效奖金、评优晋升挂钩；对表现突出的部门/个人表彰奖励，对违规造成损失的视情节