行业的采购合同审查及执行流程表

适用场景与价值在企业日常运营中，采购合同是连接供应商与企业的重要法律文件，涉及资金安全、交付质量、风险控制等多个核心环节。本流程表适用于各类企业的采购部门、法务部门、财务部门及相关业务团队，通过标准化操作实现：规范合同管理：避免条款遗漏、表述模糊等问题，降低法律风险；提升协作效率：明确各部门职责与时间节点，减少推诿扯皮；保障执行落地：从合同签订到履约完成的全流程跟踪，保证采购目标达成；留存追溯依据：完整记录合同生命周期信息，便于后续审计或争议处理。全流程操作指引一、合同准备阶段：需求确认与草案拟定目标：明确采购需求，形成初步合同文本，为后续审查奠定基础。操作步骤责任部门/人具体操作说明输出成果1.采购需求提报业务需求部门（如生产部、行政部）根据生产经营或项目需要，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格、数量、预算、交付时间等核心要素。《采购需求申请表》2.供应商初步筛选采购部根据需求类型（如标准品、定制服务），通过供应商库、公开招标或定向邀约等方式，筛选3家及以上合格供应商，对比其资质、报价、供货能力等。《供应商对比表》3.合同草案拟定采购专员*基于选定供应商的报价及谈判结果，参照企业标准合同模板，拟定合同初稿，包含但不限于：双方主体信息、采购标的、价格条款、交付方式、验收标准、违约责任、争议解决等。《采购合同（草案）》二、合同审查阶段：多维度风险把控目标：通过法律、商务、技术等多角度审查，保证合同条款合规、合理、可执行。操作步骤责任部门/人具体操作说明审查要点1.商务条款审查采购经理*重点审查价格（是否含税、支付周期、调价机制）、交付（时间、地点、运输方式）、违约责任（逾期交付/付款的赔偿标准）等，保证与企业财务政策、采购预算匹配。价格合理性、交付可行性、违约责任明确性2.法律条款审查法务专员*审查合同主体资格（供应商营业执照、授权委托书）、标的合法性、争议解决方式（诉讼/仲裁管辖地）、知识产权条款、保密条款等，规避法律风险。主体有效性、条款合法性、争议解决可操作性3.技术条款审查技术主管*（如需）针对定制化物料或服务，审查技术参数、验收标准、质量保证期、售后支持等，保证符合业务使用需求。技术指标可量化、验收标准清晰、质保范围覆盖全面4.综合意见反馈与修订采购专员*汇总各部门审查意见，与供应商沟通修订合同草案，直至所有审查部门无异议。形成《合同审查意见表》，记录各环节修改内容及确认结果。《合同审查意见表》（含各部门签字确认）三、合同签订阶段：审批与生效目标：完成内部审批流程，正式签署合同，明确双方权利义务。操作步骤责任部门/人具体操作说明1.合同审批流程发起采购经理*将最终版合同草案及《合同审查意见表》提交至企业审批系统，按审批权限逐级流转（如部门负责人→分管领导→总经理）。2.合同文本最终确认总经理/授权代表审批通过后，确认合同文本与审批版本一致，避免私自修改。3.合同签署与盖章采购专员*+法务专员*双方法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（合同骑缝章一并加盖），保证签署页与内容一致，留存签署原件。四、合同执行阶段：履约跟踪与交付验收目标：保证供应商按合同约定履行义务，企业按时完成付款。操作步骤责任部门/人具体操作说明1.交付进度跟踪采购专员*供应商按合同约定时间交付物料/服务时，协调仓库或需求部门核对交付清单（名称、数量、批次），记录《交付验收记录表》。2.质量验收需求部门+技术主管*根据合同约定的技术参数和验收标准，对交付物料/服务进行检验：合格则签字确认；不合格则书面通知供应商限期整改，并跟踪整改结果。3.付款申请财务专员*收到合格《验收报告》后，核对合同约定的付款条件（如“验收合格后30日内支付”），提交付款申请，附发票、合同复印件等资料。4.款项支付财务部按企业财务审批流程完成付款，保留付款凭证（银行回单等），同步更新合同执行台账。五、合同归档阶段：资料整理与后续跟踪目标：实现合同全生命周期管理，便于后续查阅与审计。操作步骤责任部门/人具体操作说明1.合同资料整理采购专员*将合同正本、审查意见表、验收报告、付款凭证等资料分类整理，保证资料完整、有序。2.电子化存档采购部+IT部将合同扫描件及相关电子资料录入企业合同管理系统，设置查阅权限，保证信息安全。3.履约后跟踪采购经理*对质保期内的合同，跟踪供应商售后履约情况（如故障响应、维修服务）；质保期结束后，更新合同状态为“已完结”。实用工具模板表1：采购合同审查意见表（示例）合同编号：CG-2024-X合同名称：原材料采购合同供应商名称：有限公司审查环节审查部门审查人*审查意见修改结果（是/否）确认签字商务条款采购部张*付款条款约定“验收合格后60日支付”，建议缩短至30日，匹配企业现金流政策。是张*法律条款法务部李*争议解决约定为“供应商所在地法院”，建议修改为“合同签订地法院”，便于企业维权。是李*技术条款技术部王*规格参数中“纯度≥99%”建议明确检测标准（如GB/T标准）。是王*综合结论法务部李*各部门意见已落实修订，合同条款合规，可进入审批流程。-李*表2：采购合同执行跟踪表（示例）合同编号：CG-2024-X采购标的：零件（1000件）供应商：精密制造有限公司执行节点计划时间实际时间责任人*完成情况附件/备注合同签订2024-03-012024-03-01张*已完成合同签订页扫描件首批交付2024-04-152024-04-16赵*延期1天《交付验收记录表》（数量1000件）质量验收2024-04-172024-04-17王*合格《验收报告》（编号YJ-2024-005）付款申请2024-04-202024-04-20刘*已提交《付款申请单》（附发票）款项支付2024-05-102024-05-10陈*已完成银行回单（金额：万元）关键风险提示与注意事项条款完整性：合同中需明确“不可抗力定义”“合同变更/解除条件”“保密范围”等易遗漏条款，避免口头约定或模糊表述。供应商资质核验：签订前务必核实供应商营业执照、生产许可证（如需）、相关资质证书有效期，避免与无资质主体合作。沟通协同：跨部门审查需明确反馈时限（如商务审查2个工作日内、法务审查3个工作日内），避免流程卡顿；对供应商的修改意见需通过正