员工离职交接流程标准化管理办法

员工离职交接流程标准化管理办法为规范员工离职交接流程，确保岗位工作的连续性与公司资产、信息安全，维护用人单位与离职员工双方的合法权益，结合公司实际运营需求，制定本管理办法。本办法适用于公司全体正式员工、试用期员工的离职交接管理，实习生、劳务派遣人员的离职流程可参照本办法核心原则执行。一、离职交接全流程规范（一）离职申请阶段员工因个人或职业发展原因提出离职，需提前以书面形式（含邮件、纸质报告）向直属上级提交离职申请。其中，试用期员工应提前3个工作日提交申请，正式员工需提前30日以书面形式提出离职意向；若岗位涉及核心业务、关键技术或处于项目攻坚期，经双方协商一致，可适当延长交接周期，但最长不超过60日。直属上级收到申请后，应在3个工作日内与员工沟通离职原因（含职业发展面谈、挽留沟通等），并同步将申请提交至人力资源部门（以下简称“HR部门”）。HR部门需在2个工作日内启动离职审批流程，依次经部门负责人、分管领导审批（特殊岗位需经总经理审批），审批结果需反馈至员工及直属上级。（二）工作交接阶段1.交接清单制定直属上级应在审批通过后1个工作日内，会同HR部门为离职员工制定《岗位工作交接清单》，明确需交接的内容，包括但不限于：未完成工作任务的进度、关键节点、协作方信息及后续推进计划；工作相关的电子文档（含项目资料、客户数据、操作手册等）的存储位置、权限及交接方式；内部系统账号、业务流程的操作说明；客户、供应商等外部合作方的对接人信息及合作进展；团队内部工作分工、待办事项的交接。2.岗位交接实施普通岗位：离职员工需在交接周期内，按照清单逐项完成工作交接，每日向直属上级汇报交接进度。交接过程中，需与接任人员（或指定代理人）进行面对面沟通，确保对方理解工作内容与要求。关键岗位（如财务、技术研发、核心业务岗）：需安排监交人（由部门负责人或HR指定）全程参与交接，重点核查财务数据准确性、技术文档完整性、业务风险点等。交接完成后，监交人需对交接内容进行复核签字。3.交接确认工作交接完成后，离职员工、接任人员（或代理人）、直属上级需共同签署《工作交接确认书》，明确“交接内容无遗漏、责任已转移”，并提交至HR部门备案。（三）物品与资料交接1.资产归还：离职员工需在离职前3个工作日内，归还公司配置的资产，包括办公设备（电脑、打印机、办公家具等）、门禁卡、钥匙、工牌等。行政部门需对归还物品进行检查，确认无损坏、丢失后，出具《资产归还确认单》；若有损坏，需按公司《固定资产管理办法》要求赔偿或维修。3.系统权限注销：IT部门需在员工离职当日，注销其内部系统账号（如OA、邮件、业务系统等），并回收相关权限，确保信息安全。（四）财务结算阶段1.工资结算：HR部门需在员工离职手续办结后，于次月发薪日统一结算工资（含基本工资、绩效工资、未休年假工资等），发放至员工指定账户。2.款项清理：离职员工需在离职前完成个人借款、备用金的归还，或与财务部门确认报销、冲抵方案。财务部门需在离职前1个工作日内完成款项核对，出具《财务结算确认单》。3.福利结算：HR部门需协同社保公积金专员，办理社保、公积金的停缴手续，并为员工出具相关转移证明；涉及未休年假的，需按《员工休假管理办法》核算工资报酬。（五）离职手续办结1.离职证明开具：HR部门需在员工完成所有交接手续后，3个工作日内出具《离职证明》，明确离职时间、岗位、在职期间表现（非必要项，可根据公司规定选择是否体现）。2.档案与社保转移：员工如需转移个人档案、社保公积金关系，HR部门需提供必要的协助，确保在15个工作日内完成相关手续的办理。3.后续沟通：HR部门可在员工离职后1个月内，通过邮件或电话进行离职回访，了解员工职业发展情况，收集对公司管理的建议（非强制要求，视公司需求而定）。二、监督与责任界定1.部门责任：直属上级需对离职交接的及时性、完整性负责，若因交接不到位导致工作失误，需承担管理责任；HR部门需全程监督流程执行，确保合规性；行政、财务、IT等部门需按职责完成资产、财务、系统权限的交接与核查。2.员工责任：离职员工需按本办法要求完成交接，若故意隐瞒工作内容、滞留公司资产或泄露商业秘密，公司将依法追究其法律责任，并要求赔偿经济损失。3.违规处理：对未按流程执行交接、拖延交接进度的员工或部门，HR部门可出具书面警告，情节严重的（如造成重大经济损失、信息泄露），将提交至公司管理层，按《员工奖惩管理办法》处理。三、附则1.本办法由人力资源部门负责解释