教育培训机构学生档案管理办法

教育培训机构学生档案管理办法一、总则为规范教育培训机构学生档案管理，保障学生权益、提升教学服务质量，依据《中华人民共和国档案法》及教育行业管理规范，结合机构实际运营需求，制定本办法。本办法适用于机构所有在籍、结业及退学学生的档案管理活动，涵盖档案的收集、整理、保管、利用及销毁全流程。二、学生档案内容构成学生档案以“全周期记录、个性化呈现”为原则，包含以下核心模块：（一）学籍基础信息个人资料：姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址（脱敏存储）、监护人信息等；报名档案：报读课程、入学时间、缴费凭证（隐去敏感金额）、培训合同/协议扫描件；入学评估：学科基础测评报告、学习能力（如专注力、逻辑思维）评估结果。（二）学习过程记录课程档案：课程表、授课教师、课时完成率、课堂表现（出勤、互动参与度）；学业成果：作业批改记录（含典型错误分析）、阶段测试/模拟考成绩（分科目、分阶段）、结课考核报告、学习作品（作文、项目报告、手工作品等）；个性化辅导：针对学习困难/特长学生的专项辅导计划、辅导过程记录（含学生反馈）、效果评估表。（三）奖惩与成长档案奖励记录：学业进步表彰（如“进步之星”）、竞赛获奖证书（复印件）、全勤/优秀学员荣誉；成长跟踪：教师观察记录（学习态度、习惯变化）、家校沟通记录（家长建议、满意度评价）；惩戒记录（隐私保护原则）：迟到、缺课等违规事实（隐去学生姓名外显信息）、整改措施及结果。三、档案管理流程（一）档案收集新生入学：招生/教务组3个工作日内收集报名资料、测评报告，建立纸质+电子初始档案；过程补充：授课教师、班主任每周整理课堂记录、作业/测试成绩，每月提交教务组；重要成果（如竞赛证书）由学生/家长提供复印件，原件核实后归还；结业/退学：教务组汇总全周期材料，形成《结业评价报告》（含综合成绩、学习建议），交档案管理岗封存。（二）整理与归档分类编码：纸质档案按“年份-课程-学号（机构自编）”编号，电子档案建立“姓名+课程”检索标签；装订排序：纸质档案按“学籍信息→学习记录→奖惩成长”顺序装订，每学期末更新目录；电子档案按“时间线+类别标签”双重索引；审核入档：档案管理员每月核查档案完整性（如缺漏则退回补全），签字确认后入档；电子档案备份原始文件，避免编辑失真。（三）保管要求存储环境：纸质档案存放于干燥、避光的专用档案室，配备除湿机、防虫档案盒；电子档案存储于加密云盘/服务器，设置访问权限；责任到人：指定专人（档案管理员）负责，非管理人员未经批准不得进入档案室或操作系统；定期检查：每季度检查纸质档案完好性（破损档案及时复制），电子档案每月查杀病毒、修复系统漏洞。（四）更新与异动动态更新：学生信息变更（如联系方式、课程调整）时，班主任3个工作日内更新档案；学习记录随教学进度实时补充；异动处理：转班学生档案移交新班级，退学档案标记“已结业”单独存放，休学档案封存至复学。四、档案安全与保密（一）权限管理内部查阅：教师仅可查阅所带班级学生的学习记录；班主任可查阅本班全档案；管理人员经校长审批可查阅所有档案，操作留痕；外部借阅：学生/家长需填写《借阅申请表》，经班主任/校长批准后，原则上不外借纸质档案，可提供脱敏后的复印件或电子查阅。（二）信息安全数据加密：电子档案采用机构统一加密协议，身份证号、银行卡号等敏感信息脱敏存储（如仅保留后两位）；备份机制：电子档案每日自动备份至异地服务器，纸质档案每半年复制副本，分场所存放；隐私保护：严禁泄露档案信息，与员工签订《保密协议》；档案仅用于教学管理、学情分析，不得用于商业用途。五、档案利用与销毁（一）档案利用教学优化：教务组每学期提取成绩、学习习惯数据，分析教学效果，优化课程设计；教师参考档案制定个性化教学计划；家校沟通：班主任结合档案向家长反馈学生成长轨迹，提供针对性建议；合规检查：接受主管部门/审计时，按要求提供档案资料，配合检查并留存记录。（二）档案销毁销毁条件：学生档案自结业/退学之日起保存5年，期满无再利用价值的可申请销毁；涉及法律纠纷的档案延长保存；销毁流程：档案管理员列待销毁清单→校长审批→纸质档案碎纸机销毁（或送专业机构）、电子档案彻底删除→两人监销，填写《销毁登记表》存档。六、监督与考核（一）责任分工档案管理员：对档案完整性、安全性负责；班主任/教师：对提交档案的真实性负责；管理人员：对权限使用合规性负责。（二）检查机制每月自查：检查档案收集及时率、整理规范性、借阅登记完整性；每学期全面检查：邀请外部专家/同行参与，评估管理水平。（三）奖惩措施奖励：对档案管理优秀者（如无泄密、更新及时）给予绩效奖励；惩戒：违规行为（如档案丢失、信息泄露）视情节给予警告、调岗、辞退，触犯法律的移交司法机关。七、附则本办法自发布之日起施