2026年环保袋生产公司环保袋销售合同档案管理制度

2026年环保袋生产公司环保袋销售合同档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范[XX环保袋生产有限公司]（以下简称“公司”）环保袋产品销售合同档案的管理工作，保障合同档案的完整性、安全性和可追溯性，明确合同档案收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等各环节管理要求，防范合同管理风险，维护公司合法权益，结合公司环保袋（可降解、无纺布、覆膜等品类）销售业务实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有环保袋产品销售合同及相关附属文件的档案管理工作，覆盖新签合同、续签合同、变更合同、终止合同等全类型销售合同，公司销售部门、档案管理部门、法务部门、财务部门等涉及合同档案管理的人员均需遵守本制度。第三条管理原则（一）全程管控原则：对销售合同从签订到终止的全生命周期档案进行统一管控，确保每一份合同的相关资料不遗漏、不缺失；（二）分类管理原则：按照合同金额、合作客户类型、合同状态等维度对档案进行分类归档，提高档案检索和使用效率；（三）安全保密原则：严格保护合同档案中的客户信息、商业条款、价格体系等敏感内容，严禁泄露给无关人员或外部机构；（四）合规合法原则：合同档案的管理流程符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规要求，档案保管期限、销毁流程等均合规执行；（五）便捷利用原则：在确保安全的前提下，优化档案查阅、调取流程，满足公司业务开展、法务维权、财务核算等工作对合同档案的使用需求。第四条管理职责（一）销售部门：负责收集本部门签订的环保袋销售合同原件及相关附件（如订单确认单、客户资质文件、补充协议等），对合同资料的完整性进行初审，在规定时限内移交档案管理部门，并配合档案部门完成合同信息核对工作；（二）档案管理部门：作为合同档案管理的核心责任部门，负责制定合同档案分类规则，建立合同档案台账，对接收的合同档案进行整理、编号、归档和保管，办理档案查阅、借阅手续，按规定处理到期档案的销毁工作；（三）法务部门：负责审核合同档案管理流程的合规性，指导档案部门处理涉及法律纠纷的合同档案调取、保全工作，协助确定合同档案的保管期限；（四）财务部门：配合档案部门核对合同中的付款条款、金额等关键信息，留存合同档案复印件用于财务核算和税务管理，确保财务数据与合同内容一致；（五）管理层：审批合同档案管理相关制度和流程，协调跨部门合同档案管理问题，监督档案管理工作的执行情况。第二章合同档案收集与整理第五条档案收集范围环保袋销售合同档案收集范围包括但不限于：（一）合同主体文件：销售合同正本、副本，合同续签协议、变更协议、解除协议、终止协议等；（二）合同附属文件：客户营业执照、授权委托书等资质证明文件，订单明细单、产品规格确认单、交货验收单，双方沟通的重要邮件、微信记录、函件等；（三）履约相关文件：货款支付凭证、发票复印件、物流配送单据、产品质量验收记录、客户反馈意见等；（四）其他相关文件：合同谈判记录、审批流程文件、法务审核意见、纠纷处理记录等。第六条收集时限要求（一）新签合同：销售合同签订完成且双方盖章生效后，销售部门需在3个工作日内将合同原件及全套附属文件整理齐全，移交档案管理部门；（二）变更/续签合同：合同变更协议、续签协议签订生效后，销售部门需在2个工作日内将协议原件移交档案部门，档案部门将其与原合同档案合并归档；（三）履约文件：履约过程中产生的验收单、付款凭证等文件，销售部门需在文件生成后5个工作日内移交档案部门，补充至对应合同档案中；（四）终止/纠纷合同：合同终止或产生纠纷后，销售部门需在1个工作日内将终止证明、纠纷处理相关文件移交档案部门，档案部门对该类合同档案单独标注、重点保管。第七条档案整理规范（一）分类规则：合同档案按“客户类型（新客户/老客户）-合同金额等级（大额/中额/小额）-签订年份”三级分类，其中大额合同指单份合同金额≥20万元，中额合同指10-20万元，小额合同指＜10万元；（二）编号规则：合同档案编号由“年份+部门代码+分类代码+顺序号”组成，例如2026XS01001（2026年销售部门新客户大额合同第1号），编号需唯一且便于检索；（三）整理要求：每份合同档案单独装订，封面标注合同编号、客户名称、合同金额、签订日期、履行期限等关键信息，内部文件按“主体文件-附属文件-履约文件-其他文件”的顺序排列，文件页码清晰标注，无缺页、漏页情况。第三章合同档案归档与保管第八条归档流程（一）档案接收：档案管理部门接收销售部门移交的合同档案后，需当场核对文件数量、完整性，填写《合同档案移交清单》，由移交人和接收人双方签字确认，清单一式两份，双方各留存一份；（二）档案录入：接收档案后2个工作日内，档案管理人员将合同关键信息（合同编号、客户名称、金额、签订日期、履行期限等）录入合同档案管理台账，确保信息准确无误；（三）档案存放：纸质合同档案存放于专用档案柜中，档案柜需上锁并做好防潮、防火、防虫、防盗措施，电子扫描版合同档案存储于公司加密服务器，设置访问权限，定期备份；（四）归档确认：档案归档完成后，档案部门向销售部门出具《合同档案归档确认单》，作为合同档案移交完成的凭证。第九条保管期限（一）常规销售合同档案：保管期限为合同履行完毕后5年，其中小额合同保管期限可缩短至合同履行完毕后3年；（二）大额销售合同档案：保管期限为合同履行完毕后10年；（三）涉及纠纷、诉讼的合同档案：保管期限为纠纷/诉讼结案后10年；（四）特殊客户合同档案：与战略合作客户签订的长期框架合同，保管期限为框架合同终止后10年。第十条保管要求（一）物理保管：档案存放环境温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45%-60%，远离火源、水源和腐蚀性物质，档案柜定期清洁，防止档案霉变、损坏；（二）安全管控：非档案管理部门人员未经批准不得进入档案存放区域，档案管理人员需每日检查档案柜锁具和存放环境，发现异常及时处理并上报；（三）电子档案保管：电子合同档案设置多层密码保护，仅授权人员可访问，每月进行一次数据备份，备份介质异地存放，防止数据丢失；（四）档案核查：档案管理部门每季度对合同档案进行一次全面核查，核对台账信息与实际档案是否一致，检查档案完好情况，发现缺失、损坏及时追查原因并补充修复。第四章合同档案查阅与借阅第十一条查阅权限（一）公司内部人员查阅：销售部门人员可查阅本部门签订的合同档案，财务、法务部门人员因工作需要可查阅相关合同档案，管理层可查阅所有合同档案；（二）外部人员查阅：律师、审计机构等外部人员需查阅合同档案的，需提供单位介绍信、经办人身份证明，并经公司管理层审批同意，档案部门全程陪同查阅，严禁外部人员复制、摘抄敏感内容；（三）限制查阅内容：合同中的客户底价、商业折扣、核心合作条款等高度敏感信息，仅销售部门负责人、法务部门、管理层可查阅，其他人员需查阅的，需经总经理审批。第十二条查阅流程（一）内部查阅：查阅人填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅事由、合同编号、查阅内容，经部门负责人审批后，到档案部门办理查阅手续，查阅需在档案存放区域内进行，不得带出；（二）外部查阅：外部人员查阅需由对接部门填写《外部人员档案查阅审批表》，附相关证明材料，经法务部门审核、管理层审批后，档案部门安排查阅，查阅过程需全程记录；（三）查阅记录：档案部门需建立《合同档案查阅登记簿》，记录查阅人、查阅时间、查阅事由、查阅档案编号、归还时间等信息，确保查阅轨迹可追溯。第十三条借阅管理（一）借阅申请：因工作需要需将合同档案带出档案存放区域的，借阅人需填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途，经部门负责人和档案部门负责人双重审批，大额合同、纠纷合同借阅需经管理层审批；（二）借阅期限：常规合同档案借阅期限不超过3个工作日，特殊情况需延长的，需提前1个工作日向档案部门申请，延长期限不超过2个工作日；（三）归还要求：借阅人需在规定期限内归还档案，档案部门核对档案完整性、完好性，确认无误后在借阅登记簿中标注归还；若档案出现损坏、缺失，借阅人需承担相应责任，按公司规定处理。第五章合同档案销毁第十四条销毁条件（一）已达到规定保管期限且无未了结事项的合同档案；（二）经核查确认无保存价值的重复、作废合同档案；（三）销毁前需由法务部门审核，确认档案涉及的法律事项均已了结，无保留必要。第十五条销毁流程（一）档案筛选：档案管理部门每年度对达到保管期限的合同档案进行筛选，列出《合同档案销毁清单》，注明档案编号、客户名称、签订日期、保管期限等信息；（二）审核审批：《合同档案销毁清单》经法务部门审核、财务部门会签后，提交管理层审批，大额合同、纠纷合同的销毁需经总经理办公会审议通过；（三）销毁执行：审批通过后，档案部门组织2名及以上工作人员进行销毁，销毁方式优先选择专业碎纸处理，涉及电子档案的，需进行永久删除并销毁备份介质，销毁过程全程记录；（四）销毁备案：销毁完成后，填写《合同档案销毁备案表》，附销毁过程记录，由参与销毁人员签字确认，备案表永久留存。第六章附则第十六条责任追究（一）销售部门未按规定时限移交合同档案、档案资料缺失的，责令限期整改，情节严重的扣减部门绩效考核分数；（二）档案管理人员因失职导致合同档案丢失、损坏、泄露的，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处分，造成公司经济损失的，