企业采购审批流程管理模板

企业采购审批流程管理模板一、适用范围与背景二、采购审批全流程操作指南步骤1：需求发起与申请操作主体：采购需求部门（如行政部、生产部、项目部）操作内容：申请人（*）根据部门工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间及预算来源（如“年度行政预算”“项目专项预算”）。如为重复性采购（如每月办公用品），可附《长期采购清单》作为附件，说明周期、数量及价格依据。申请表需经部门负责人（*）签字确认，保证需求真实、必要且符合部门规划。步骤2：部门审核操作主体：需求部门负责人（*）操作内容：审核采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划？是否为必需品？数量是否恰当？审核预算合规性：预估总价是否在部门预算额度内？超预算需求是否已提前申请预算调整？审核无误后，在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字，并提交至采购管理部门（如采购部）。步骤3：采购部门审核操作主体：采购部门专员（）、采购经理（）操作内容：专员审核：对照申请表，检查需求描述是否清晰、规格是否明确、预算是否合理，并查询历史采购记录（如相同物品近期采购价格、供应商履约情况）。经理审核：重点评估采购方式的适用性（如“单一来源采购”“竞争性谈判”“公开招标”是否符合企业规定），对于大额采购（如单笔超10万元），需组织市场调研或供应商比价。审核通过后，采购部门制定《采购方案》（含供应商选择标准、采购方式、时间计划），提交至财务部门及分管领导审批。步骤4：财务部门审核操作主体：财务专员（）、财务经理（）操作内容：审核资金来源：采购预算是否已落实？是否会影响企业现金流？审核价格合理性：对比市场价格、历史价格及供应商报价，判断预估单价是否公允，防止虚高报价。审核付款方式：是否符合企业财务制度（如“预付款比例≤30%”“货到付款”等）。审核无误后，在《采购申请表》“财务部门意见”栏签字，流转至分管领导。步骤5：分级审批操作主体：分管领导（）、总经理（）审批权限（根据企业规模调整）：小额采购（如≤1万元）：由分管领导（*）审批即可。中额采购（如1万-5万元）：分管领导（）审批后，报总经理（）终审。大额采购（如＞5万元）：需提交总经理办公会或董事会集体审议。操作内容：步骤6：供应商选择与合同签订操作主体：采购部门、法务部门（如涉及）操作内容：根据审批通过的采购方案，通过招标、询价、谈判等方式确定供应商，至少选取2家供应商进行比价（紧急采购除外），形成《供应商比价表》。与供应商签订《采购合同》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等条款，法务部门（*）审核合同合规性。合同签订后，将副本抄送财务部门、需求部门及档案室。步骤7：订单执行与交付验收操作主体：采购部门、需求部门、仓储部门（如涉及）操作内容：采购部门根据合同下达《采购订单》，供应商按订单约定时间交付物品/提供服务。需求部门牵头组织验收：对照合同及订单，检查物品数量、质量、规格是否达标，服务是否符合约定要求，填写《验收单》（需验收人*签字确认）。如验收不合格，需在3个工作日内书面通知采购部门，由采购部门与供应商协商退换货、赔偿等事宜，直至验收合格。步骤8：付款与账务处理操作主体：财务部门、采购部门操作内容：采购部门凭《采购申请表》《采购合同》《验收单》《发票》（合规票据）等资料，提交财务部门申请付款。财务部门审核资料完整性、金额准确性及审批流程合规性后，按合同约定方式办理付款（如银行转账、承兑汇票等）。付款后，财务部门在《采购申请表》“付款记录”栏登记，并将相关凭证归档。步骤9：档案归档操作主体：采购部门、档案管理部门操作内容：采购活动结束后，采购部门将《采购申请表》《供应商比价表》《采购合同》《验收单》《付款凭证》等资料整理成册，标注采购编号（如“CG-2024-001”），移交档案管理部门保存，保存期限不少于5年。三、采购申请审批表模板采购基本信息采购申请单号CG-2024-XXX申请部门行政部申请人*联系方式（内部办公电话）申请日期2024年X月X日采购类型□办公用品□生产原料□设备采购□服务外包□其他：_________采购详情物品/服务名称办公桌椅规格型号/服务内容1.5m办公桌张，人体工学椅把（具体参数详见附件）需求数量办公桌张，椅子把预估单价（元）办公桌元/张，椅子元/把预估总价（元）*用途说明行政部新入职*员工办公使用预算来源2024年度行政预算（预算编号：XZ-2024-001）期望交付时间2024年X月X日前供应商推荐（如有）XX家具有限公司（合作供应商，履约良好）审批流程审批意见签字日期需求部门负责人需求合理，数量符合岗位配置，同意申请。*2024-X-X采购部门审核已比价3家供应商，该供应商价格适中，建议采用竞争性谈判方式采购。*（采购经理）2024-X-X财务部门审核预算在行政部年度预算内，价格合理，付款方式“货到付款”。*（财务经理）2024-X-X分管领导审批（≤1万元）同意采购，按流程执行。*2024-X-X总经理审批（＞1万元）验收结果□合格□不合格（不合格原因：_________）*（验收人）2024-X-X付款记录付款金额：*元，付款日期：2024-X-X，付款方式：银行转账*（财务）2024-X-X四、执行过程中的关键要点信息准确性：申请表中的物品名称、规格、数量、预算等信息需真实、清晰，避免因描述模糊导致采购偏差或验收争议。审批权限不可逆：必须按审批流程逐级办理，不得跳级或逆向审批；紧急采购（如生产设备突发故障）需提前通过电话/口头请示分管领导，并在事后24小时内补全书面审批。预算刚性控制：超预算采购需提前提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审核后方可执行，严禁无预算采购。供应商管理：建立合格供应商名录，定期对供应商履约情况（质量、交期、服务）进行评估，评估结果作为后续合作依据；对于新供应商，需核实其资质（如营业执照、相关行业许可证）。验收与追溯：验收需由需求部门、采购部门共同参与（大额采