规范保密台账管理制度

PAGE规范保密台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的保密工作，规范保密台账管理，确保公司/组织商业秘密、敏感信息等得到妥善保护，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及保密信息管理的相关工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业保密标准，确保保密台账管理工作合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖公司/组织所有涉及保密信息的业务活动、人员、载体等，做到无死角管理。3.精准规范原则：对保密信息的分类、登记、存储、使用、流转、销毁等环节进行精确记录和规范操作。4.责任明确原则：明确各部门、各岗位在保密台账管理中的职责，确保责任落实到人。二、保密信息范围界定（一）商业秘密1.技术信息：包括产品设计、工艺流程、技术诀窍、研发成果等。2.经营信息：如客户名单、营销策略、招投标文件、财务数据等。（二）敏感信息1.尚未公开的公司/组织战略规划、重大决策等。2.涉及国家安全、公共安全等特殊领域的相关信息（如有）。（三）其他需保密信息根据公司/组织实际情况确定的其他具有保密价值的信息。三、保密台账管理职责分工（一）保密管理部门1.负责制定和完善保密台账管理制度，并监督执行。2.组织开展保密培训和教育，提高员工保密意识。3.定期对保密台账管理工作进行检查和评估，及时发现和解决问题。（二）各部门负责人1.为本部门保密工作第一责任人，负责组织实施本部门的保密台账管理工作。2.确保本部门员工了解并遵守保密制度，对涉及保密信息的业务活动进行监督。（三）信息产生与使用人员1.严格按照保密制度要求，做好所涉及保密信息的登记、使用、保管等工作。2.发现保密信息存在安全隐患时，及时报告并采取措施。四、保密台账的建立（一）台账分类1.人员台账：记录涉及保密工作的员工信息，包括姓名、部门、岗位、签订的保密协议等。2.文件台账：对公司/组织内产生的各类保密文件进行登记，包括文件名称、文号、密级、产生部门、日期、流转情况等。3.设备台账：登记用于存储、处理保密信息的设备，如电脑、服务器、存储介质等，记录设备型号、编号、使用部门、保管人等信息。4.项目台账：针对涉及保密的项目，记录项目名称、内容、密级、参与人员、保密措施等。（二）台账建立流程1.信息收集：各部门、各岗位按照职责范围，及时收集相关保密信息资料。2.信息整理：对收集到的信息进行分类、编号、标注密级等整理工作。3.录入台账：将整理后的信息准确录入相应的保密台账，确保台账信息完整、准确。五、保密信息的登记与存储（一）登记要求1.对保密信息的获取、产生、变更、流转、销毁等全过程进行详细登记。2.登记内容应包括信息名称、密级、来源、日期、处理情况等。（二）存储要求1.物理存储保密文件应存储在专门的保密柜中，按照密级分类存放。存储保密信息的设备应设置必要的安全防护措施，如密码、加密等。2.电子存储电子保密信息应存储在加密的服务器或存储介质中，定期进行备份。严格控制电子存储设备的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。六、保密信息的使用与流转（一）使用要求1.员工因工作需要使用保密信息时，应填写使用申请表，注明使用目的、内容、期限等，经审批后按照规定使用。2.使用过程中应严格遵守保密制度，不得擅自扩大使用范围或泄露给无关人员。（二）流转要求1.保密信息在公司/组织内部流转时，应填写流转登记表，详细记录流转时间、流转部门、接收人等信息。2.涉及对外提供保密信息的，必须经过严格的审批程序，签订保密协议，并采取必要的保密措施。七、保密信息的销毁（一）销毁条件1.保密信息已超过保密期限或已失去保密价值。2.因业务调整等原因，保密信息不再需要留存。（二）销毁流程1.申请：由信息产生部门或保管部门提出销毁申请，说明销毁信息的名称、数量、销毁原因等。2.审批：经保密管理部门审核，报公司/组织负责人批准。3.销毁实施：选择安全可靠的方式进行销毁，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等，并对销毁过程进行记录。4.监销：由保密管理部门或指定人员进行现场监销，确保销毁彻底。八、保密台账的检查与审计（一）定期检查1.保密管理部门定期对保密台账进行检查，检查内容包括台账记录的完整性、准确性，保密信息存储与使用的合规性等。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。（二）专项审计1.根据公司/组织实际情况，适时开展保密台账专项审计工作。2.审计内容包括保密制度执行情况、保密台账管理情况、保密信息安全状况等，形成审计报告，提出改进建议。九、保密教育培训与宣传（一）培训计划1.制定年度保密教育培训计划，明确培训内容、对象、方式、时间等。2.培训内容包括保密法律法规、公司/组织保密制度、保密技能等。（二）培训实施1.定期组织保密培训活动，可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种方式。2.确保员工了解保密工作的重要性，掌握保密知识和技能。（三）宣传活动1.通过内部刊物、宣传栏、公司/组织网站等渠道，宣传保密工作的意义和要求。2.发布保密工作动态和典型案例，提高员工的保密意识。十、保密奖惩制度（一）奖励措施1.对在保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）惩罚措施1.对违反保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、解除