电话物品管理制度规范

PAGE电话物品管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司电话物品的管理，确保电话设备的正常使用，提高通讯效率，节约通讯费用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有电话设备，包括固定电话、移动电话等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司对电话物品实行统一规划、统一采购、统一调配、统一维护的管理方式。2.合理使用原则：员工应根据工作需要合理使用电话设备，不得用于私人事务。3.节约费用原则：在保证通讯畅通的前提下，尽量节约通讯费用。二、电话设备管理（一）采购与配置1.根据公司业务需求，由行政部门统一制定电话设备采购计划，报公司领导审批后实施采购。2.采购的电话设备应符合国家相关标准和行业规范，确保质量可靠、性能稳定。3.新员工入职时，由行政部门根据工作岗位需要，统一配置电话设备，并办理领用手续。（二）安装与调试1.电话设备采购到货后，由行政部门安排专业人员进行安装与调试，确保设备正常运行。2.安装调试过程中，应做好记录，包括设备型号、安装位置、调试情况等。（三）使用与维护1.员工应妥善保管和使用电话设备，不得擅自拆卸、改装或损坏设备。2.如发现电话设备出现故障，应及时向行政部门报告，行政部门安排专业人员进行维修。3.定期对电话设备进行检查和维护，确保设备性能良好，通讯畅通。（四）报废与更新1.电话设备因使用年限过长、损坏严重或技术落后等原因无法继续使用时，由行政部门提出报废申请，报公司领导审批后进行报废处理。2.报废的电话设备应及时清理，妥善保管，防止流失。3.根据公司业务发展需要，适时对电话设备进行更新，确保通讯设备的先进性和适用性。三、电话号码管理（一）号码申请与分配1.公司所有电话号码由行政部门统一管理和分配。2.各部门因工作需要申请新的电话号码时，应填写《电话号码申请表》，注明申请原因、使用部门、使用人员等信息，报行政部门审核后，由行政部门统一分配。（二）号码变更与注销1.因部门调整、人员变动等原因需要变更电话号码时，相关部门应及时填写《电话号码变更申请表》，报行政部门办理变更手续。2.电话号码不再使用时，使用部门应及时通知行政部门办理注销手续，防止号码资源浪费。（三）号码保密1.公司电话号码属于公司重要信息资源，应严格保密，不得泄露给无关人员。2.员工在使用电话号码过程中，应注意保护号码安全，防止被他人盗用或滥用。四、通讯费用管理（一）费用标准1.公司根据不同岗位和业务需求，制定相应的通讯费用标准，作为员工通讯费用报销的依据。2.通讯费用标准应根据市场行情和公司实际情况适时进行调整。（二）费用报销1.员工应按照公司规定的通讯费用标准，凭有效发票在规定时间内到财务部门办理报销手续。2.报销的通讯费用应与工作业务相关，不得虚报、多报。（三）费用控制1.行政部门应定期对公司通讯费用进行统计和分析，及时发现费用异常情况，并采取有效措施进行控制。2.鼓励员工节约通讯费用，对于通讯费用节约明显的部门和个人，公司将给予一定的奖励。五、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与完善本制