日常费用报销规范制度

PAGE日常费用报销规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范日常费用报销流程，确保公司资金的合理使用，提高工作效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、办公用品费、业务招待费、通讯费、交通费等。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须真实发生，严禁虚报、假报费用。2.合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，具有合理性。3.合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息。2.费用申请表需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关发票、收据等原始凭证，并按照费用申请表上的内容进行整理粘贴。2.整理后的报销凭证应依次附上费用申请表、发票、收据、合同等相关证明材料，并在报销凭证上签字确认。3.将报销凭证提交至财务部门进行审核。（三）财务审核1.财务部门收到报销凭证后，应按照本制度及相关财务规定进行审核。2.审核内容包括报销凭证的真实性、完整性、合规性、合理性等。3.对于不符合规定的报销凭证，财务部门应及时通知报销人进行补充或更正。（四）审批签字1.经财务审核通过的报销凭证，需依次提交至各级审批人进行签字审批。2.审批流程一般为：报销人所在部门负责人、财务负责人、公司领导。3.根据公司授权规定，各级审批人应在其职责范围内进行审批，确保费用支出的合规性和合理性。（五）报销支付1.审批签字完成后，财务部门根据报销金额及公司资金情况安排支付。2.对于符合支付条件的报销款项，财务部门将通过银行转账等方式支付至报销人指定的银行账户。3.报销人应及时查收报销款项，并确认是否收到。三、各类费用报销规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用员工应根据公司规定选择合适的交通工具，并按照相应标准报销。乘坐飞机应经公司领导批准，特殊情况需提前说明原因。乘坐火车、汽车等交通工具应选择经济实惠的车次或座位等级。3.住宿费用住宿标准应根据出差地区、职级等因素确定，不得超标准住宿。员工应选择正规酒店或住宿场所，并取得合法有效的发票。多人一同出差时，如需合住，应按照标准报销住宿费用。4.餐饮费用餐饮补贴按照出差天数和相应标准执行，不再报销实际发生的餐饮费用。如有特殊情况需要报销餐饮费用，应提前经部门负责人批准，并说明原因。（二）办公用品费1.定义：办公用品费是指公司因办公需要购买的文具、纸张、电脑耗材等费用。2.采购流程各部门根据实际需求填写办公用品采购申请表，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门汇总采购申请后，统一进行采购。采购完成后，行政部门应及时办理入库手续，并将发票等凭证提交至财务部门。3.报销规定办公用品报销时，应附上采购清单、发票等凭证。办公用品应按照实际用途进行分类报销，不得混淆。（三）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.审批程序业务招待费应提前填写申请表，详细说明招待对象、事由、预计费用等信息。申请表需经部门负责人、财务负责人、公司领导审批同意后方可发生。3.报销规定业务招待费报销时，应附上发票、消费清单、招待申请等凭证。业务招待费应严格控制在规定标准内，不得超支。严禁以业务招待费名义进行个人消费。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.报销标准公司根据员工职级制定不同的通讯费报销标准。员工应按照公司规定的标准报销通讯费，超出部分自理。3.报销凭证通讯费报销时，应提供正规的发票，并注明手机号码或固定电话账号。（五）交通费1.定义：交通费是指员工因工作需要乘坐公共交通工具或自驾发生的费用。2.报销标准乘坐公共交通工具的费用按照实际发生金额报销，但不得超标准乘坐。自驾发生的费用，按照公司规定的标准报销燃油费、停车费、过路费等。3.报销凭证交通费报销时，应提供相应的发票或收据，并注明出行日期、事由等信息。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。（二）收据要求1.收据必须是由财政部门监制的正规收据，收据内容应填写完整、准确。2.收据上应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。3.对于不符合规定的收据，财务部门不予报销。（三）其他凭证要求1.合同、协议等相关证明材料应真实、有效，与报销费用相关联。2.费用报销凭证应按照顺序整理粘贴，便于审核和查阅。五、报销时间规定（一）一般规定员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向财务部门说明原因。（二）跨月报销对于跨月发生的费用，员工应在次月[X]个工作日内办理报销手续。（三）年度报销对于当年发生的费用，员工应在次年[X]月[X]日前办理完报销手续，逾期不再受理。六、违规处理（一）虚报费用对于虚报费用的员工，一经发现，将追回虚报款项，并按照虚报金额的[X]倍进行罚款。情节严重的，将给予纪律处分，直至解除劳动合同。（二）审批失职对于在费用报销审批过程中把关不严、失职渎职的审批人，将视情节轻重给予批评教育、警告、罚