站务扩大会议制度规范

PAGE站务扩大会议制度规范一、总则（一）目的为了加强公司站务管理，规范站务扩大会议的组织与召开，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，特制定本制度规范。本制度旨在通过明确会议的各项流程、参与人员职责以及相关要求，促进公司各部门之间的沟通协作，及时解决站务工作中出现的问题，推动公司整体运营的顺畅进行，符合公司业务发展及行业管理的相关要求，遵循国家法律法规及行业标准。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及站务工作的各部门及相关人员，包括但不限于车站运营部门、技术支持部门、安全管理部门、后勤保障部门等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕站务工作的实际问题展开，注重讨论的针对性和实效性，避免冗长空洞的发言，确保会议能够快速达成共识，解决实际问题。2.民主集中原则：鼓励参会人员充分发表意见和建议，尊重不同观点，但最终决策应在充分讨论基础上，按照民主集中制原则形成，确保决策的科学性和权威性。3.信息共享原则：通过会议及时、准确地传达站务工作的相关信息，包括工作进展、存在问题、解决方案等，促进各部门之间的信息流通与共享，避免信息孤岛现象。二、会议组织（一）会议召集1.站务扩大会议由站务管理部门负责人召集，根据工作需要定期或不定期召开。定期会议原则上每月召开一次，如有特殊情况可临时增加会议频次。2.会议召集人应提前确定会议主题、时间、地点，并通知参会人员。通知应明确会议议程、相关资料准备要求等事项，确保参会人员能够提前做好准备。（二）参会人员1.站务管理部门全体成员：负责汇报站务工作进展、存在问题及解决方案，协调各部门之间的工作配合。2.车站运营部门代表：包括站长、值班站长、行车值班员、客运值班员等，汇报车站日常运营情况，提出运营过程中遇到的问题及建议。3.技术支持部门代表：如信号工程师、设备维护工程师等，针对站务技术设备的运行状况、故障处理情况进行汇报，并提供技术支持和改进建议。4.安全管理部门代表：负责传达安全政策法规，通报站务安全检查情况，对安全隐患提出整改要求和措施。5.后勤保障部门代表：汇报物资供应、设备维修、环境卫生等后勤保障工作情况，确保站务工作的正常运转。6.根据会议主题需要，可邀请其他相关部门或人员参加会议，如市场营销部门、客服部门等，以便全面讨论站务工作相关事宜。（三）会议主持会议由站务管理部门负责人或指定人员主持。主持人应具备良好的组织协调能力和沟通能力，能够掌控会议节奏，引导参会人员围绕主题进行讨论，并确保会议按照既定议程顺利进行。主持人职责如下：1.宣布会议开始，介绍参会人员。2.阐述会议主题和目的，明确会议议程安排。3.引导参会人员发言，鼓励充分讨论，协调不同观点之间的交流与碰撞。4.对会议讨论内容进行总结归纳，提炼关键问题和解决方案，形成会议决议。5.宣布会议结束。三、会议议程（一）常规议程1.工作汇报站务管理部门汇报近期站务工作整体进展情况，包括工作计划执行情况、重点项目推进情况等。各相关部门依次汇报本部门与站务工作相关的业务进展，如运营情况、技术支持情况、安全管理情况、后勤保障情况等。2.问题讨论各部门提出在站务工作中遇到的问题、困难及需要协调解决的事项，包括但不限于设备故障、人员调配、服务质量提升等方面。针对提出的问题进行深入讨论，分析问题产生的原因，寻求切实可行的解决方案。3.决策制定根据问题讨论结果，形成会议决策，明确责任部门、完成时间和具体要求。对重要决策事项进行详细记录，形成会议纪要，确保决策能够得到有效执行。4.工作部署根据站务工作的整体规划和当前实际情况，对下一阶段的工作进行部署，明确工作目标、任务分工和时间节点。强调工作重点和难点，提出工作要求和注意事项，确保各部门能够按照部署有序开展工作。（二）特殊议程根据站务工作的实际需要，可在常规议程基础上增加特殊议程，如重大项目启动、突发事件应急处理、重要政策法规解读等。特殊议程应提前确定，并在会议通知中明确说明，以便参会人员做好充分准备。四、会议准备（一）资料收集1.站务管理部门应提前收集整理与会议主题相关的资料，包括站务工作报表、数据分析报告、问题反馈记录等，确保资料真实、准确、完整。2.各参会部门也应根据会议要求，准备本部门相关的工作资料，如运营数据统计、技术设备维护记录、安全检查报告等，以便在会议上进行汇报和讨论。（二）场地安排根据参会人数和会议形式，合理安排会议场地。会议场地应具备良好的通风条件、音响设备、投影仪等设施，确保会议能够顺利进行。同时，要提前检查场地的环境卫生，为参会人员提供舒适的会议环境。（三）设备调试在会议开始前，技术支持人员应提前对会议所需的音响、投影仪、电脑等设备进行调试，确保设备正常运行，图像清晰、声音流畅。同时，要准备好备用设备，以防出现突发故障。（四）会议通知会议召集人应按照规定的格式和要求，提前向参会人员发送会议通知。通知应包含会议主题、时间、地点、议程、所需准备资料等信息，确保参会人员能够清楚了解会议安排。对于重要会议，可提前电话确认参会人员是否能够按时参加会议。五、会议流程（一）会议签到参会人员应在会议开始前到达会议场地，在签到表上签到，注明到达时间。会议工作人员负责核对参会人员名单，确保参会人员按时出席会议。（二）会议开场主持人按照既定议程宣布会议开始，介绍参会人员，简要说明会议主题和目的，然后进入工作汇报环节。（三）工作汇报各部门按照顺序依次进行工作汇报，汇报应简洁明了、重点突出，使用数据和事实支撑工作进展情况。汇报时间应严格控制，避免冗长拖沓。在汇报过程中，其他参会人员如有疑问或建议，可以随时提问或发表意见。（四）问题讨论1.各部门提出问题后，主持人应组织参会人员进行集中讨论。讨论过程中，应鼓励大家充分发表观点，从不同角度分析问题，寻求最佳解决方案。2.对于争议较大的问题，主持人应引导各方进行深入沟通，协调不同观点之间的差异，避免出现争吵或混乱局面。在讨论过程中，要注重倾听各方意见，尊重他人观点，以理性、客观的态度对待问题。（五）决策制定1.在充分讨论的基础上，主持人根据多数人的意见和建议，结合公司整体利益和实际情况，形成会议决策。决策应明确、具体，具有可操作性。2.对于重要决策事项，应进行详细记录，形成会议纪要。会议纪要应包括会议主题、参会人员、主要内容、决策事项、责任部门、完成时间等信息，确保决策能够得到准确传达和有效执行。（六）工作部署主持人根据会议决策和站务工作的整体规划，对下一阶段的工作进行部署。部署应明确各部门的工作任务、目标要求和时间节点，确保各项工作能够有条不紊地推进。在工作部署过程中，要强调各部门之间的协作配合，形成工作合力。（七）会议结束主持人对会议进行总结，感谢参会人员的积极参与和发言，宣布会议结束。参会人员应有序离开会议场地，保持场地整洁。六、会议记录与纪要（一）记录人员会议应指定专人负责记录，记录人员应具备良好的文字表达能力和速记技巧，能够准确、完整地记录会议内容。记录人员一般由站务管理部门的文员担任，如遇特殊情况可临时指定其他人员。（二）记录要求1.记录人员应认真倾听会议发言，详细记录会议讨论的内容、提出的问题、解决方案、决策事项等关键信息，确保记录准确无误。2.记录应采用规范的格式和语言，使用统一的会议记录模板，做到条理清晰、逻辑连贯。记录内容应客观真实，不得加入记录人员的主观意见和评论。3.在记录过程中，如遇重要观点或数据，应及时与发言人员核对确认，确保记录的准确性。对于一些模糊不清或有歧义的表述，应要求发言人员进行明确解释后再进行记录。（三）会议纪要撰写1.会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，撰写会议纪要。会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成，并提交给站务管理部门负责人审核。2.会议纪要应突出重点，简洁明了，准确概括会议的主要内容、决策事项和工作部署。纪要内容应包括会议基本信息（会议主题名称、日期、地点、主持人、记录人）、参会人员、会议议程、会议主要内容、会议决议、下一步工作安排等部分。3.会议纪要应经站务管理部门负责人审核后，分发给参会人员及相关部门。对于重要会议纪要，还应报送公司领导审阅。（四）存档管理会议记录和纪要应作为公司重要的档案资料进行存档管理，保存期限按照公司档案管理制度执行。存档资料应包括纸质版和电子版，以便于查阅和追溯。七、会议决议执行与监督（一）责任落实会议决议形成后，各责任部门应按照决议要求，明确工作任务和责任人，制定详细的工作计划和时间表，确保决议能够得到有效执行。责任部门负责人应对工作执行情况负总责，定期向站务管理部门汇报工作进展。（二）进度跟踪站务管理部门应建立会议决议执行进度跟踪机制，定期对各责任部门的工作执行情况进行检查和督促。通过定期召开工作进度汇报会、实地调研等方式，及时了解工作进展情况，发现问题及时协调解决。对于执行过程中出现的困难和问题，责任部门应及时向站务管理部门反馈，共同研究解决方案。（三）监督考核公司应建立健全会议决议执行监督考核制度，将会议决议执行情况纳入部门绩效考核体系。对执行不力、未能按时完成任务的部门和个人，按照绩效考核办法进行相应的处罚；对执行效果好、为公司做出突出贡献的部门和个人，给予表彰和奖励。通过