规范机构编制台账制度

PAGE规范机构编制台账制度一、总则（一）目的为加强公司/组织机构编制管理，确保机构编制信息的准确性、完整性和规范性，提高工作效率，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各级机构及人员编制的管理与台账记录。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业主管部门的规定，确保机构编制管理合法合规。2.科学合理原则：根据公司/组织发展战略和实际工作需要，科学设置机构，合理确定编制，提高资源配置效率。3.动态管理原则：随着公司/组织业务发展、市场环境变化等因素，及时调整机构编制，保持其适应性和有效性。4.规范透明原则：明确机构编制管理流程和要求，做到公开、公平、公正，接受监督。二、机构编制管理职责（一）决策机构职责公司/组织高层决策机构负责审定机构编制总体方案，对重大机构调整和编制变更进行决策，确保机构编制与公司/组织发展战略相契合。（二）管理部门职责1.负责制定和完善机构编制管理制度、流程和标准。2.组织开展机构编制调研、评估和论证工作，为决策提供依据。3.审核各部门机构设置、人员编制申请，提出审核意见并报决策机构审批。4.建立健全机构编制台账，定期更新和维护机构编制信息。5.监督检查机构编制执行情况，对违规行为进行纠正和处理。（三）部门职责1.根据公司/组织发展需要和实际工作任务，提出本部门机构设置和人员编制调整申请。2.严格执行经批准的机构编制方案，合理配置人员，提高工作效能。3.配合管理部门做好机构编制相关工作，及时反馈执行过程中的问题和建议。三、机构编制台账内容（一）机构信息1.机构名称：准确记录公司/组织各级机构的全称，包括总部、分支机构、职能部门等。2.机构类别：明确机构的性质，如管理部门、业务部门、支撑部门等。3.机构层级：划分机构在公司/组织中的层级，如总部、一级部门、二级部门等。4.成立时间：记录机构设立的具体日期。5.机构职责：详细描述机构的主要工作职责和业务范围，应清晰、准确、全面。（二）编制信息1.编制总数：明确各机构核定的人员编制总数。2.编制结构：包括管理人员、专业技术人员、操作人员等不同岗位类型的编制数量。3.编制调整记录：记录编制的增加、减少及调整原因、时间等信息。（三）人员信息1.人员姓名：登记机构内每一位员工的姓名。2.性别：记录员工的性别。3.出生日期：明确员工的出生年月日。4.入职时间：记录员工进入公司/组织的具体日期。5.岗位名称：员工所在的具体岗位。6.岗位职责：简要描述员工岗位的主要职责。7.人员变动记录：包括人员的调入、调出、离职、退休等变动情况及时间。（四）其他信息1.机构联系方式：记录机构的办公电话、传真、电子邮箱等联系方式。2.相关文件依据：注明机构编制方案、调整批复等相关文件的文号和日期。四、机构编制台账建立与更新（一）台账建立1.在公司/组织成立或机构编制方案确定后，管理部门应及时建立机构编制台账。2.台账应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行记录，确保信息的一致性和可追溯性。3.台账建立过程中，应对机构编制信息进行全面收集、整理和核对，保证信息的准确性和完整性。（二）日常更新1.各部门应指定专人负责本部门人员信息的日常维护，并及时将人员变动情况反馈给管理部门。2.管理部门应定期对机构编制台账进行更新，原则上每月至少更新一次，确保台账信息与实际情况保持一致。3.对于机构编制的调整，管理部门应在调整批复下达后及时更新台账，并做好相关记录。（三）数据备份与安全1.定期对机构编制台账数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.加强对台账数据的安全管理，设置访问权限，防止数据泄露、篡改或丢失。五、机构编制审批流程（一）申请1.各部门根据工作需要和业务发展情况，如需调整机构设置或人员编制，应填写《机构编制调整申请表》。2.《申请表》应详细说明调整的原因、内容、预期效果等，并附相关论证材料。（二）初审1.管理部门收到《申请表》后，对申请内容进行初审。2.初审主要审核申请的合理性、必要性，以及是否符合公司/组织整体发展战略和机构编制管理规定。3.初审通过后，管理部门签署意见并提交决策机构审批。（三）审批1.决策机构对管理部门提交的申请进行审议和决策。2.审批过程中，可根据需要组织相关部门和人员进行论证或听证。3.决策机构做出批准或不批准的决定，并以书面形式通知申请部门。（四）执行1.申请部门接到批准通知后，应严格按照批复要求组织实施机构编制调整工作。2.管理部门负责对调整执行情况进行跟踪和监督，确保调整工作顺利完成。六、机构编制监督检查（一）监督检查内容1.机构编制方案的执行情况，包括机构设置、人员配备是否符合规定。2.台账记录的准确性和完整性，是否及时更新。3.有无擅自设立机构、超编进人、违规调整编制等行为。（二）监督检查方式1.定期检查：管理部门定期对各部门机构编制执行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门进行不定期抽查，及时发现和纠正问题。3.专项检查：针对特定时期或重点领域的机构编制问题，开展专项检查。（三）违规处理措施1.对于发现的违规行为，管理部门应及时下达整改通知，责令相关部门限期整改。2.对违规情节较轻的，给予警告、通报批评等处理；对违规情节严重的，追究相关部门负责人和直