文旅档案管理制度规范

PAGE文旅档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强文旅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在文旅事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及文旅业务的各类档案管理，包括但不限于旅游规划、景区运营、文化活动策划、游客服务记录等相关文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文旅档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映文旅业务活动的实际情况，严禁虚假和篡改。3.完整性原则：全面收集、整理与文旅业务相关的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及商业秘密、敏感信息等的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善文旅档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理各类文旅档案，进行分类、编号、整理、装订和存储。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门文旅业务文件资料的收集、整理和归档，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。3.对本部门产生的档案质量负责，确保档案内容真实、准确、完整。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.旅游规划文件，包括总体规划、专项规划、区域规划等。2.景区建设与运营资料，如景区设计图纸、建设合同、运营报告等。3.文化活动策划方案、活动记录、宣传资料等。4.游客服务相关档案，如游客投诉处理记录、游客满意度调查结果等。5.文旅市场调研资料，包括市场分析报告、竞争对手资料等。6.与文旅业务相关的合同协议、往来信函、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于重要的文件资料，应同时收集电子版本和纸质版本，确保备份安全。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，如分为旅游规划类、景区管理类、文化活动类等。2.对每一类档案进行编号，采用统一的编号规则，确保编号的唯一性和系统性。3.去除档案中的金属物，对纸张进行去污、修复等处理，保证档案的整洁。4.按照档案的类别和编号顺序进行装订，采用线装或胶装等方式，确保装订牢固。四、档案分类与编号（一）分类标准1.旅游规划类：包括各类旅游规划文本、规划评审意见、规划调整记录等。2.景区管理类：景区建设资料、景区运营数据、景区安全管理文件等。3.文化活动类：文化活动策划方案、活动执行记录、活动效果评估报告等。4.游客服务类：游客投诉处理档案、游客咨询记录、游客满意度调查档案等。5.文旅市场类：市场调研分析报告、旅游产品推广资料、市场合作协议等。6.行政公文类：与文旅业务相关的公司文件、上级部门文件、会议纪要等。（二）编号规则1.采用“年度+类别代码+流水号”的编号方式。2.年度用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码用两位字母表示，如“LP”表示旅游规划类，“JM”表示景区管理类等。4.流水号用四位数字表示，从“0001”开始依次递增。5.例如，2023年的旅游规划类档案编号为“2023LP0001”。五、档案存储与保管（一）存储环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找，档案架应标注类别和编号。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案架上，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份存储，并建立电子档案目录，方便检索。3.对于重要的档案，应进行异地备份，确保档案的安全性。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况。2.每季度对档案库房进行一次全面检查，包括设施设备的运行情况、档案的存储状况等。3.对检查中发现的问题应及时处理，如对损坏的档案进行修复、对受潮的档案进行干燥处理等，并做好记录。六、档案检索与利用（一）检索系统1.建立完善的档案检索系统，包括纸质档案目录和电子档案数据库。2.档案目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，方便快速查找。3.电子档案数据库应具备全文检索功能，能够根据关键词快速定位所需档案。（二）利用流程1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。4.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，并经本公司/组织分管领导批准，按照上述内部人员查阅流程办理。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁或丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如无问题，在借阅申请表上签字注销。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容重要性、保管期限等因素，定期对档案进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，如过期的旅游规划、失效的合同协议等，应进行鉴定并销毁。3.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）销毁流程1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人和本公司/组织分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁方式可采用焚烧、