规范档案库房管理制度

PAGE规范档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位档案库房的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责档案库房的日常管理，包括库房设施设备的维护、安全保卫等工作。4.负责档案信息的开发利用，为公司提供档案查询、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.配合档案管理部门做好档案库房管理工作，按照规定提供档案利用服务。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的整理、编目、上架等工作，确保档案存放有序。3.负责档案库房的日常巡查，及时发现和处理档案保管中的问题。4.负责档案信息的安全保密工作，严禁泄露档案内容。三、档案库房建设与设施设备管理（一）库房选址与建设1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，满足档案保管的要求。3.库房应按照档案管理的需要进行合理布局，设置档案存储区、整理区及办公区等。（二）设施设备配备1.配备必要的档案存储设备，如档案柜、档案架、密集架等，确保档案存放安全、整齐。2.安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，如火灾自动报警系统、监控系统、除湿机、防虫药等。3.配备办公设备，如电脑、打印机、复印机等，满足档案管理工作的需要。（三）设施设备维护与管理1.建立设施设备维护管理制度，定期对库房设施设备进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。2.对设施设备的维护情况进行记录，建立维护档案，以备查阅。3.设施设备出现故障时，应及时维修或更换，确保档案库房的安全和正常使用。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.在档案收集过程中，应注意档案的完整性和准确性，确保档案材料齐全、完整。3.对于重要档案和特殊载体档案，应采取特殊的收集方式，确保档案的安全。（二）档案整理1.档案管理部门应按照国家有关档案整理的标准和规范，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。3.对整理好的档案，应编制档案目录，建立档案检索系统，提高档案查询效率。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完毕后，应及时进行归档，将档案移交至档案库房进行保管。2.归档时，应按照档案分类方案进行存放，确保档案存放有序。3.对归档的档案，应建立档案台账，记录档案的名称、数量、来源、归档时间等信息。（二）档案保管1.档案管理人员应按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，便于档案的查找和利用。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。3.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案安全保密规定，严禁无关人员进入档案库房，防止档案信息泄露。六、档案利用与借阅（一）档案利用1.公司内部各部门因工作需要利用档案时，应填写档案利用申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理利用手续。2.档案管理部门应根据档案利用申请表，及时提供档案利用服务，确保利用者能够顺利查阅和使用档案。（二）档案借阅1.外单位因工作需要借阅公司档案时，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间等信息，并签字确认。3.档案管理人员应按照档案借阅登记表的内容，向借阅人提供档案，并对借阅过程进行监督。4.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据国家有关档案鉴定的标准和规范，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写档案销毁申请表，经公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案统计与信息化管理（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计工作应做到准确、及时、全面，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应按照规定的格式和内容填写，经审核后上报公司领导和上级档案管理部门。（二）档案信息化管理1.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理效率和服务水平。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密等措施，确保档案信息的安全。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部应建立档案库房管理监督机制，定期对档案库房管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期对档案库房管理情况进行自查，及时发现和解决存在的问题。3.各部门应配合档案管理部门做好档案库房管理监督工作，对发现的问题及时报告。（二）外