谈话室规范化管理制度

PAGE谈话室规范化管理制度一、总则（一）目的为了规范谈话室的使用与管理，确保谈话工作的顺利开展，保障谈话过程的合法性、公正性、规范性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及使用谈话室进行谈话、询问、调查等相关活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：谈话活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保谈话过程合法合规。2.公正性原则：谈话人员应秉持公正、客观的态度，不偏袒任何一方，保证谈话结果真实、公正。3.保密性原则：对谈话内容及相关信息严格保密，防止信息泄露，保护谈话对象的合法权益。4.规范性原则：谈话室的建设、使用、管理等应符合规范化要求，确保谈话工作有序进行。二、谈话室建设与布局（一）选址与环境1.谈话室应选择在相对独立、安静、通风良好的区域，避免外界干扰。2.周边环境应安全、整洁，便于人员进出和管理。（二）功能区域划分1.谈话区：配备桌椅、录音录像设备等，满足谈话人员与谈话对象面对面交流的需求。2.监控区：安装监控摄像头，确保谈话过程全程可视、可录，监控设备应具备良好的清晰度和存储功能。3.休息区：为谈话对象提供必要的休息设施，体现人性化管理。（三）设施设备配备1.基本设施：包括桌椅、文件柜、饮水机等，确保谈话过程的基本需求。2.录音录像设备：配备高清摄像头、拾音器、硬盘录像机等，保证录音录像资料的完整性和可追溯性。3.通讯设备：提供必要的通讯工具，以便在谈话过程中与外界联系。4.防护设备：如紧急报警装置等，保障谈话人员和谈话对象的安全。三、谈话室使用流程（一）申请与审批1.各部门因工作需要使用谈话室时，应提前填写《谈话室使用申请表》，详细说明谈话的事由、时间、谈话对象等信息。2.申请表经部门负责人签字后，提交至谈话室管理部门进行审批。3.谈话室管理部门应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果反馈给申请部门。（二）准备工作1.申请部门根据审批结果，安排专人负责谈话室的准备工作。2.检查谈话室的设施设备是否正常运行，确保录音录像设备电量充足、存储空间足够。3.清理谈话室，保持整洁、舒适的环境。（三）谈话实施1.谈话人员应提前到达谈话室，熟悉谈话内容和流程。2.谈话开始前，告知谈话对象谈话的目的、纪律和相关权利义务。3.按照预定的谈话提纲进行提问和交流，注意语言文明、态度和蔼。4.谈话过程中，严格按照规定使用录音录像设备，确保记录完整、准确。（四）结束工作1.谈话结束后，谈话人员应及时整理谈话记录，确保记录内容真实、准确。2.关闭录音录像设备，清理谈话室，恢复原状。3.将谈话记录等相关资料按照规定进行归档保存。四、谈话人员管理（一）资质要求1.谈话人员应具备良好的政治素质、职业道德和业务能力。2.熟悉国家法律法规和相关政策，经过专业培训并取得相应的资格证书。（二）培训与考核1.定期组织谈话人员参加业务培训，包括法律法规、谈话技巧、保密知识等方面的培训。2.建立谈话人员考核机制，对谈话人员的工作表现、业务能力等进行考核，考核结果与绩效挂钩。（三）行为规范1.谈话人员在谈话过程中应严格遵守工作纪律，不得擅自离岗、串岗。2.不得与谈话对象发生争吵、冲突，保持冷静、理智的态度。3.严格遵守保密制度，不得泄露谈话内容和相关信息。五、谈话对象管理（一）权利告知1.在谈话前，应明确告知谈话对象享有的权利，如知情权、陈述权、申辩权等。2.为谈话对象提供必要的法律帮助和解释，确保其理解自身权利。（二）安全保障1.保障谈话对象的人身安全，不得对其进行体罚、虐待或变相体罚。2.提供必要的饮食、休息等条件，确保谈话对象在谈话过程中的基本生活需求。（三）隐私保护1.尊重谈话对象的隐私，不得泄露其个人隐私信息。2.在谈话过程中，注意保护谈话对象的尊严和人格。六、录音录像资料管理（一）录制要求1.录音录像设备应在谈话开始前开启，结束后关闭，确保全程录制。2.录制过程中应保证画面清晰、声音清楚，不得中断或删减。（二）存储与保管1.录音录像资料应及时存储在专用的存储设备中，存储期限按照相关法律法规和公司/组织规定执行。2.存储设备应妥善保管，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）查阅与使用1.因工作需要查阅录音录像资料时，应填写《录音录像资料查阅申请表》，经审批后按照规定程序进行查阅。2.查阅人员不得擅自复制、传播录音录像资料，如需复制，应经谈话室管理部门批准，并注明用途。七、谈话室安全管理（一）安全设施维护1.定期对谈话室的安全设施进行检查和维护，确保紧急报警装置等设备正常运行。2.对谈话室的门窗、门锁等进行检查，发现问题及时修复。（二）人员安全保障1.谈话人员和谈话对象进入谈话室前，应进行安全检查，防止携带危险物品进入。2.在谈话过程中，如发现异常情况，应及时采取措施保障人员安全，并向上级报告。（三）突发事件应急处理1.制定谈话室突发事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。八、监督与检查（一）内部监督1.谈话室管理部门应定期对谈话室的使用情况进行检查，包括设施设备运行、谈话记录归档等方面。2.对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，积极配合相关工作。2.对监督检查中提出的意见和