财务制度现金使用规范

PAGE财务制度现金使用规范一、总则1.目的本规范旨在加强公司现金使用管理，确保现金使用的安全、规范、透明，防范财务风险，保障公司资金的正常流转和有效运用，维护公司及相关利益者的合法权益。2.适用范围本规范适用于公司内部各部门及全体员工在涉及现金收支业务时的操作与管理。3.制定依据本规范依据《中华人民共和国会计法》、《现金管理暂行条例》、《企业会计准则》等相关法律法规及行业标准制定。二、现金使用范围1.职工工资、津贴支付给公司在职员工的劳动报酬，包括基本工资、绩效工资、加班工资、各类津贴补贴等。2.个人劳务报酬支付给为公司提供劳务服务的个人的报酬，如临时聘请的技术人员、劳务工等的劳务费用。3.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金按照国家相关奖励政策，对在特定领域为公司做出突出贡献的个人给予的奖励。4.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出如职工的防暑降温费、防寒保暖费、节日福利、困难职工补助等。5.向个人收购农副产品和其他物资的价款公司因业务需要向个人收购农产品、废旧物资等支付的款项。6.出差人员必须随身携带的差旅费用于员工因公务出差期间的交通、住宿、餐饮等费用支出。7.结算起点以下的零星支出结算起点暂定为1000元。即单项支出低于1000元的零星费用，可使用现金支付。8.中国人民银行确定需要支付现金的其他支出根据国家宏观经济政策和金融管理要求及公司实际情况，经中国人民银行批准的其他现金支出项目。三、现金库存限额管理1.限额核定原则公司根据日常现金支出的合理需要，结合业务特点和资金周转情况，向开户银行提出现金库存限额申请。库存限额一般按照公司35天的日常零星现金支出量进行核定。2.限额调整随着公司业务发展、经营规模变化或现金收支规律变动等因素，需及时向开户银行申请调整现金库存限额。调整申请应详细说明调整原因及预计的现金收支变化情况。3.库存管理要求公司必须严格遵守现金库存限额规定，每日营业终了，库存现金余额不得超过核定的限额。超出限额的现金应及时送存开户银行。严禁白条抵库、挪用现金等违规行为。财务部门应定期对现金库存进行清查盘点，确保账实相符。发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按规定进行处理。四、现金收支管理1.现金收入管理收款流程业务部门在收到现金款项时，应开具收款收据或发票。收款收据或发票应按照规定的格式和内容填写，注明收款日期、款项来源、金额、付款单位或个人等信息，并加盖公司财务专用章或发票专用章。收款人员应在收到现金后及时将款项交予财务部门。财务部门收款人员在收到现金及相关收款凭证后，应进行认真核对，确保款项金额与凭证一致。核对无误后，在收款凭证上加盖“现金收讫”章，并登记现金日记账。缴存规定当日收到的现金应及时缴存开户银行。缴存时，应填写现金缴款单，注明缴款单位、款项来源、金额等信息。财务人员应将现金与现金缴款单一同交予银行柜台人员，办理缴存手续。银行受理后，会出具现金缴款回单，财务人员应将回单妥善保管，作为记账凭证的附件。特殊情况处理如因特殊原因无法及时缴存现金，应经财务部门负责人批准，并采取必要的安全保管措施。在特殊情况消除后，应立即将现金缴存银行。对于收取的现金支票、银行汇票等票据，应按照银行结算相关规定及时办理入账手续，不得直接收取现金。2.现金支出管理支出审批流程公司各项现金支出应严格按照审批流程进行。首先由业务部门提出申请，填写费用报销单或借款单等相关表单，注明支出事由、金额、预计支付时间等信息，并经部门负责人审核签字。财务部门对报销或借款申请进行审核，重点审核支出的真实性、合理性、合法性以及是否符合公司财务制度规定。审核无误后，报公司领导审批。公司领导根据授权范围进行审批。对于重大现金支出项目（如一次性支出超过[X]元），应经公司领导集体决策审批。经审批后的费用报销单或借款单交回财务部门，财务人员据此办理现金支付手续。支付方式现金支出应通过银行转账等非现金支付方式为主。对于符合现金使用范围且金额较小的支出，可采用现金支付。采用现金支付时，财务人员应从库存现金中支付，并向收款人取得收款收据或发票等有效凭证。收款收据或发票上应注明支付日期、款项用途、金额、收款单位或个人等信息，并加盖收款单位或个人印章。严禁通过坐支现金的方式进行支付。即不得用收入的现金直接支付各项支出。支付监督财务部门应加强对现金支出的监督检查，定期对现金支出情况进行统计分析，检查是否存在违规支出行为。审计部门应定期对公司现金收支业务进行审计，重点审查支出审批流程的执行情况、现金使用的合规性等，发现问题及时督促整改。五、现金收付凭证管理1.凭证种类现金收付凭证主要包括收款收据、发票、费用报销单、借款单等。2.凭证填写要求凭证应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔填写。凭证上的各项内容应填写齐全、清晰、准确，不得遗漏或涂改。如有错误，应按照规定的方法进行更正，并加盖更正人员印章。收款收据和发票应按照税务部门规定的格式和内容开具，注明开票日期、发票号码（或收据编号）、购货单位（或付款单位）名称、货物或劳务名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章或财务专用章。费用报销单和借款单应注明报销或借款日期、事由、金额、报销人或借款人签名、部门负责人审核意见、公司领导审批意见等。3.凭证审核要点财务人员在审核现金收付凭证时，应重点审核凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。审核凭证上的经济业务是否真实发生，是否符合公司业务范围和财务制度规定。检查凭证的格式、内容填写是否符合相关法律法规和税务部门要求，印章是否齐全、清晰。核对凭证上的金额计算是否正确，大小写金额是否一致。对于涉及多笔业务的凭证，应检查各项金额之和是否与合计金额相符。审核凭证的审批手续是否齐全，是否经过规定的审批流程。未经审批或审批手续不全的凭证，不得作为现金收付的依据。4.凭证保管与归档现金收付凭证是公司重要的财务档案，应妥善保管。财务人员应按照凭证编号顺序整理成册，定期装订。在装订凭证时，应加装封面和封底，注明凭证所属期间及册数等信息，并在封面上加盖装订人员印章。装订后的凭证应存放在专门的档案柜中，按照年度、月份顺序排列，便于查阅和保管。凭证的保管期限应按照国家档案管理规定执行，一般为[X]年。对于涉及重要经济业务或具有长期保存价值的凭证，应进行电子备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行检查和维护，确保数据的完整性和安全性。六、现金盘点与清查1.盘点周期公司应定期对现金进行盘点，确保账实相符。现金盘点分为日常盘点和定期盘点。日常盘点由出纳人员在每日营业终了后自行进行，核对现金日记账余额与实际库存现金余额是否一致。定期盘点由财务部门负责人组织，至少每月进行一次全面盘点，盘点人员包括出纳人员和财务部门其他人员。2.盘点方法现金盘点应采用实地盘点法，即对库存现金进行逐一清点。在盘点前，出纳人员应将现金日记账登记完毕，并结出余额。在盘点时，应要求出纳人员将所有现金集中在一处，清查人员应认真清点现金数量，并与现金日记账余额进行核对。同时，应检查现金的票面金额、真伪以及是否存在白条抵库等情况。盘点结束后，应编制现金盘点表，记录盘点日期、实际库存现金金额、现金日记账余额、盘盈或盘亏金额及原因等信息。现金盘点表应由盘点人员和出纳人员共同签字确认。3.清查结果处理如发现现金账实不符，应及时查明原因，并根据不同情况进行处理。对于盘盈的现金，应及时查明原因并进行核实。如属于少记收入等原因导致的盘盈，应及时调整账目；如属于无法查明原因的盘盈，应按照规定计入营业外收入。对于盘亏的现金，应查明原因并追究相关责任人的责任。如属于出纳人员失职造成的现金短缺，应由出纳人员负责赔偿；如属于其他原因导致的盘亏，应根据公司规定进行相应处理。涉及违法犯罪行为的，应及时向公安机关报案，并配合相关部门进行调查处理。财务部门应根据现金盘点和清查结果，及时调整现金日记账和相关财务报表，确保财务数据的准确性和真实性。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对现金收支业务进行审计监督，检查现金使用是否符合本规范及公司财务制度规定，支出审批流程是否执行到位，现金收付凭证是否合规等。财务部门应加强对自身现金管理工作的内部监督，定期对现金管理情况进行自查自纠，发现问题及时整改。财务人员应相互监督，确保现金业务操作的准确性和合规性。各部门负责人应负责本部门现金收支业务的监督管理，对本部门员工涉及现金的业务活动进行日常检查，发现违规行为及时制止并报告公司领导。2.外部监督公司应接受开户银行的监督管理，按照银行要求及时报送现金收支情况等相关资料，配合银行对现金管理工作的检查和指导。税务部门有权对公司现金收支业务进行检查，公司应积极配合税务部门的工作，如实提供相关资料，确保公司现金收支业务符合税收法律法规规定。如有必要，公司还应接受其他相关部门（如财政部门、审计机关等）的监督检查，对检查中发现的问题及时进行整改，规范公司现金使用管理行为。八、违规处理1.违规行为界定公司员工在现金使用过程中，如有下列行为之一的，视为违规：超出规定的现金使用范围支付现金。未经审批擅自进行现金收支业务。坐支现金。白条抵库。挪用现金。伪造、变造现金收付凭证。其他违反本规范及相关法律法规的现金使用行为。2.处理措施对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：情节较轻的，给予警告处分，并责令违规人员立即整改。情节较重的，给予记过、记大过等处分，并处以一定金额的罚款。罚款金额根据违规行为造成的损失或影响程度确定，一般为违规金额的[X]%[X]%。情节严重的，给予降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。如违规行为涉及违法犯罪的，公司将依法移送司法机关处理。3.责任追究对于违规行为，除对直接责任人进行处理外，还将追究相关管理人员的管理责任。如部门负责人对本部门现金管理监督不力，导致出现违规行为的，将