规范财务报销发票制度

PAGE规范财务报销发票制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，确保公司财务支出的真实性、合法性和合理性，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本发票管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常经营活动中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销发票必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚假开具或篡改发票内容。2.合法性原则：报销发票应符合国家税收法律法规及其他相关法律法规的规定，不得使用非法票据。3.合理性原则：报销费用应与公司经营活动相关，符合公司财务预算和成本控制要求，不得铺张浪费。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，确保发票的时效性。二、发票的种类及要求（一）增值税专用发票1.开具要求发票必须由增值税一般纳税人开具，且开票信息应准确无误，包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。发票内容应与实际交易相符，注明货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票应加盖发票专用章，印章应清晰可辨。2.报销要求报销时应提供发票联和抵扣联，抵扣联不得折叠、污损。取得的增值税专用发票应在规定的认证期限内进行认证，认证通过后方可抵扣进项税额。（二）增值税普通发票1.开具要求发票开具要求与增值税专用发票基本相同，但无需填写纳税人识别号等信息。发票应加盖发票专用章。2.报销要求报销时应提供发票联，作为费用支出的凭证。（三）其他发票1.通用机打发票开具要求：根据不同行业和业务类型，按照税务机关规定的格式和内容开具，确保信息完整准确。报销要求：报销时应提供发票联，发票上应加盖开票单位发票专用章。2.定额发票适用范围：适用于部分小额费用支出，如停车费、餐饮费等。报销要求：报销时应提供完整的定额发票，发票上应加盖开票单位发票专用章，且发票号码应连续。3.财政票据适用范围：主要用于行政事业性收费、政府性基金等财政收支活动。开具要求：由财政部门统一监制，按照规定的项目和标准开具，注明收费项目、金额、收费单位等信息。报销要求：报销时应提供财政票据原件，并确保票据上的印章清晰、内容完整。三、发票的取得与审核（一）发票取得1.员工在发生经济业务时，应主动向对方索取发票。对于不符合规定的发票，有权拒收。2.取得的发票应妥善保管，不得丢失、损毁。如因保管不善导致发票丢失，应及时向开票单位申请挂失，并取得相关证明材料。（二）发票审核1.财务部门在受理报销申请时，应对发票进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、准确性等。2.审核发票的真实性，可通过国家税务总局发票查验平台等方式进行查询核实。审核发票的合法性，主要检查发票是否符合国家税收法律法规及其他相关法律法规的规定。审核发票的完整性，包括发票联次是否齐全、发票内容是否填写完整、印章是否加盖等。审核发票的准确性，主要核对发票上的各项信息与实际交易是否相符。3.对于审核发现的问题发票，财务部门应及时与员工沟通，要求其补充或更换合规发票。如员工无法提供合规发票，该费用不予报销。四、财务报销流程（一）报销申请1.员工在完成经济业务后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票及其他证明材料。2.费用报销单应填写清晰、准确，注明报销日期、报销部门、报销人、费用明细、金额等信息，并签字确认。（二）部门审批1.报销人所在部门负责人应对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签字审批。2.部门负责人应重点审核费用是否与部门业务相关，是否符合公司规定的报销标准和审批权限。（三）财务审核1.财务部门收到报销申请后，对发票及其他证明材料进行审核。审核通过后，在费用报销单上签字。2.财务审核主要关注发票的合规性、报销金额的准确性、报销流程的完整性等。如发现问题，及时与报销人沟通并要求整改。（四）领导审批1.根据公司规定的审批权限，报销申请需提交给相应级别的领导进行审批。2.领导应综合考虑公司财务状况、业务需求等因素，对报销申请进行审批，并签字确认。（五）报销支付1.经各级审批通过的报销申请，财务部门按照公司财务制度进行报销支付。2.报销支付方式可根据公司规定和实际情况选择现金支付、银行转账等方式。对于超过一定金额的报销，原则上采用银行转账方式支付。五、发票的保管与存档（一）保管要求1.财务部门应指定专人负责发票的保管工作，确保发票的安全。2.发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，按照发票种类、日期等进行分类存放，便于查找和核对。3.定期对发票进行盘点，确保账实相符。如发现发票丢失、损毁等情况，应及时查明原因并报告上级领导。（二）存档要求1.报销完成后，财务部门应将发票及相关报销凭证按照会计档案管理的要求进行整理、装订和存档。2.发票存档期限应符合国家法律法规及公司相关规定，一般为至少保存[X]年。3.存档的发票及报销凭证应妥善保管，便于日后查阅和审计。六、违规处理（一）员工违规处理1.对于违反本制度规定，虚报、冒领、骗取报销费用的员工，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如员工的违规行为给公司造成经济损失的，公司有权要求其赔偿相应损失。3.对于涉及违法犯罪的行为，公司将依法移送司法机关处理。（二）外部单位违规处理1.如果发现供应商或其他外部单位提供虚假发票或其他违规行为，公司应立即停止与该单位的合作，并采取相应的法律措施追究其责任。2.因外部单位违规行为给公司造成损失的，公司有权要求其赔偿损失