档案室墙壁制度规范

PAGE档案室墙壁制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案的安全与完整，便于档案的查阅与利用，特制定本档案室墙壁制度规范。（二）适用范围本规范适用于公司内部所有涉及档案管理的部门及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准。2.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、存储和检索。4.便捷利用原则：在保证安全保密的前提下，最大限度地为公司各部门及人员提供档案查阅与利用的便利。二、档案室环境管理（一）温度与湿度控制1.档案室温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。2.配备温湿度监测设备，定期进行监测记录，并根据温湿度变化情况及时采取调节措施。夏季高温时，可通过安装空调、使用除湿机等方式降低温度和湿度；冬季寒冷时，可采取保暖措施，防止温度过低对档案造成损害。（二）清洁卫生1.档案室应保持清洁，定期进行清扫，每周至少一次全面清扫，及时清除灰尘、杂物等。2.严禁在档案室内吸烟、饮食、堆放易燃、易爆物品，防止火灾和污染档案。（三）防虫、防鼠、防潮1.安装防虫、防鼠设施，如防虫网、挡鼠板等，定期检查维护，确保其有效性。2.对档案存储区域进行防潮处理，如铺设防潮材料、放置干燥剂等，防止档案受潮发霉。（四）防火、防盗1.档案室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防火门、防盗门窗、监控设备等安全防护设施，监控设备应保证24小时正常运行，记录保存时间不少于30天。3.制定火灾应急预案和防盗应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。三、档案存储管理（一）档案分类1.公司档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等几大类。2.各类档案再根据其内容和性质进行细分，如文书档案可分为上级文件、公司文件、会议文件等；科技档案可分为项目档案、产品档案等。（二）档案编号1.为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。2.编号规则应明确规定，例如文书档案编号可采用年份+流水号的形式，科技档案编号可采用项目代号+档案顺序号的形式等。（三）档案装具1.选用符合档案存储要求的装具，如档案柜、档案盒等，确保其质量可靠，能够有效保护档案。2.档案柜应摆放整齐，排列有序，便于查找和存取档案。档案盒应按照档案分类和编号顺序进行存放，盒内档案应排列整齐，并在盒脊上标明档案类别、编号、年度等信息。（四）档案上架1.档案上架应遵循分类存放、便于查找的原则，同一类别的档案应集中存放在相邻的档案柜或档案架上。2.上架后的档案应保持整齐有序，不得随意堆放或倒置，确保档案的完整性和安全性。四、档案查阅利用管理（一）查阅权限1.明确不同人员对档案的查阅权限，如公司高层管理人员可查阅所有档案；部门负责人可查阅与本部门工作相关的档案；普通员工查阅档案需经部门负责人批准，并在规定的范围内查阅。2.查阅人事档案、财务档案等敏感档案，应严格按照相关规定的审批流程进行，确保查阅的合法性和必要性。（二）查阅登记1.建立档案查阅登记制度，凡查阅档案的人员均需填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅登记表》应妥善保存，以备查询和审计。（三）查阅方式1.档案查阅应在档案室指定的区域内进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。复印或摘录的档案内容应与原件一致，并注明出处。（四）归还要求1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人员应及时报告，并承担相应的责任。五、档案整理与归档管理（一）整理要求1.档案整理应遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.对档案进行分类、编号、编目、装订等工作，确保档案的系统性和规范性。文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理；科技档案应按照项目阶段、专业类别等进行整理。（二）归档流程1.各部门应定期将本部门形成的档案移交至档案室，移交时应填写《档案移交清单》，详细注明档案名称、数量、年度等信息。2.档案室档案管理人员对移交的档案进行审核、接收，并按照档案分类和编号规则进行整理归档。3.归档后的档案应及时上架存储，确保档案的妥善保管。（三）整理期限1.文书档案应在次年上半年完成整理归档工作；科技档案应在项目结束后三个月内完成整理归档工作；人事档案、财务档案等应按照相关规定及时整理归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后立即进行整理归档，确保档案的时效性和完整性。六、档案鉴定与销毁管理（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。2.根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行全面评估，确定其是否需要继续保存。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.采用直接鉴定法，对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值。2.参考档案保管期限表，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定小组审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并由专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况记录存档。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度。2.负责公司档案的收集、整理、存储、查阅、利用、鉴定、销毁等日常管理工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。3.对公司各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训和考核，提高公司档案管理水平。4.负责档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和检索利用。5.做好档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并向上级主管部门报送相关统计报表。（二）档案管理人员岗位职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整齐有序和安全完整。按照档案分类和编号规则，对档案进行分类编号和编目，建立档案检索工具，方便档案的查阅利用。做好档案查阅登记工作，对查阅档案的人员进行登记和监督，确保档案的合理利用和安全归还。定期对档案存储环境进行检查，及时发现并处理温湿度异常、防虫防鼠等问题，保证档案存储环境符合要求。协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，对拟销毁的档案进行登记和造册，并做好销毁监督工作。完成领导交办的其他档案管理相关工作任务。2.档案主管负责制定和完善公司档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。组织档案管理人员开展档案业务培训和学习，提高档案管理团队的业务水平和综合素质。指导和监督档案管理员的日常工作，对档案管理工作中出现的问题及时进行协调和解决。参与档案鉴定和销毁工作，并