公司敲章制度规范

PAGE公司敲章制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工。（二）适用范围本制度所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章以及各部门专用章等各类具有法律效力的印章。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及行业标准要求。2.严肃性原则：印章的使用应严肃认真，严格按照规定程序进行，确保印章使用的真实性、准确性和合法性。3.保密性原则：加强印章管理过程中的保密工作，防止印章被盗用、冒用或滥用。4.责任追究原则：对违反印章管理制度的行为，将追究相关责任人的责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出刻制申请，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制印章时，应详细填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并加盖申请部门公章。3.新印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记备案，记录印章的名称、规格、启用日期、领取人等信息，并建立印章管理台账。（二）印章启用1.印章启用前，行政部门应在《印章启用登记表》上注明启用日期、使用范围、保管人等信息，并报公司法定代表人批准。2.印章启用时，应进行印模留存，一式两份，一份交行政部门存档，一份交财务部门备案。3.印章启用后，原印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、合同专用章、财务专用章由行政部门指定专人负责保管；法定代表人章由法定代表人或其授权人负责保管；各部门专用章由部门负责人指定专人负责保管。2.印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人使用，不得随意放置印章，确保印章随时处于可控状态。3.印章保管人因出差、请假等原因需要暂时离开岗位时，应将印章交部门负责人指定的临时保管人代管，并办理交接手续。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司对外行使权力、履行义务；办理公司相关的工商、税务、银行等手续；以及其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、税务申报等财务业务的办理。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定事项的办理，如授权委托书、法定代表人身份证明等。5.各部门专用章：用于本部门内部的文件、通知、报表等的签署，以及与本部门业务相关的其他事项的办理。（二）使用流程1.用印申请申请人填写《用印申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、份数、用印日期等信息，并加盖申请部门公章。涉及合同、协议等重要文件的用印，申请人应提交相关文件的初稿及审批单，经相关部门负责人审核签字后，报公司法定代表人批准。2.用印审批用印申请提交后，由行政部门进行初步审核，审核内容包括用印事项是否符合公司规定、文件内容是否完整准确、审批手续是否齐全等。对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，行政部门应提交公司领导班子会议进行审议，经审议通过后，报公司法定代表人批准。3.印章使用经批准的用印申请，由印章保管人按照规定的用印范围和程序进行用印。用印时，应在《用印登记表》上详细记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、份数、申请人、批准人等信息，并加盖印章。用印应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。印章应加盖在文件规定的位置上，不得随意加盖。4.用印登记印章保管人在用印完成后，应及时将《用印申请表》、《用印登记表》等相关资料进行整理归档，妥善保管。行政部门应定期对印章使用情况进行统计分析，发现问题及时报告公司领导，并采取相应措施进行整改。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如文件需要立即发出或合同需要立即签署，无法按照正常流程进行用印审批时，申请人应电话请示公司领导同意后，可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印时，申请人应通过传真、邮件等方式将用印申请及相关文件发送至行政部门，经行政部门审核后，报公司法定代表人批准。批准后，由行政部门将用印申请及相关文件传真或邮寄至异地用印地点，由当地印章保管人按照规定进行用印，并将用印情况及时反馈给行政部门。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后，办理印章停用手续。2.印章停用后，行政部门应及时收回印章，并在《印章停用登记表》上注明停用日期、原因等信息。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、规格、启用日期、停用日期、销毁原因等信息，并报公司法定代表人批准。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《印章销毁登记表》上详细记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。3.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料进行整理归档，妥善保管。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责定期对公司印章管理情况进行检查，检查内容包括印章的保管、使用、登记等情况，发现问题及时督促整改。2.公司审计部门负责对公司印章管理情况进行审计监督，重点检查印章使用的合规性、审批程序的执行情况等，发现违规行为及时提出审计意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督接受公司应积极接受上级主管部门、政府相关部门等外部机构的监督检查，对提出的问题及时进行整改，并将整改情况及时反馈。七、责任追究（一）违规责任界定1.未经批准擅自使用印章的，由印章保管人承担主要责任，申请人承担连带责任。2.超越用印范围使用印章的，由用印人承担主要责任，批准人承担连带责任。3.因保管不善导致印章被盗用、冒用或滥用的，由印章保管人承担全部责任。4.用印过程中未按照规定进行登记、审批或用印文件内容虚假的，由相关责任人承担相应责任。（二）责任追究方式1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育警告、罚款、降职、撤职等处分。2.给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿