合同管理制度不规范

PAGE合同管理制度不规范一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规及行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防范原则：加强合同风险评估和防控，确保合同的合法性、有效性和可操作性，避免合同纠纷给公司带来损失。4.分级管理原则：根据合同的性质、金额等因素，对合同实行分级分类管理，明确各级管理部门和人员的职责权限。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调解决合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司合同管理部门为[具体部门名称]，负责合同管理制度的制定、修订和解释，组织合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作，建立合同台账，定期对合同履行情况进行检查和分析，处理合同纠纷等。（三）合同承办部门合同承办部门为具体负责合同签订、履行等工作的部门，负责提出合同签订申请，组织合同谈判，起草合同文本，办理合同审批手续，履行合同约定的义务，及时向合同管理部门报告合同履行情况等。（四）各部门职责1.合同管理委员会职责审议重大合同，包括合同的标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款。协调解决合同管理中的重大问题，如合同纠纷的处理、合同风险的防范等。对合同管理工作进行监督和指导，确保合同管理制度的有效执行。2.合同管理部门职责制定、修订和解释合同管理制度，明确合同管理流程和要求。组织合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作，确保合同的合法性、有效性和可操作性。建立合同台账，详细记录合同的签订、履行、变更、解除等情况，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。处理合同纠纷，代表公司参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼等活动，维护公司合法权益。对合同承办部门进行培训和指导，提高合同承办人员的业务水平和风险防范意识。3.合同承办部门职责提出合同签订申请，说明签订合同的必要性、可行性和主要条款等。组织合同谈判，与合同对方进行沟通和协商，争取有利的合同条款。起草合同文本，确保合同条款明确、具体、合法、有效，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。办理合同审批手续，按照公司规定的流程，将合同文本提交合同管理部门、合同管理委员会等进行审核和审批。履行合同约定的义务，按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同，及时向合同管理部门报告合同履行情况，如出现合同变更、解除等情况，应及时办理相关手续。负责合同档案的整理和保管，按照公司档案管理规定，将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门提出合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的名称、标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款，以及签订合同的必要性、可行性等情况。2.合同承办部门组织合同谈判，与合同对方就合同条款进行沟通和协商，争取有利的合同条款。谈判过程中，应注意收集对方的资质证明、信用状况等相关资料，为合同签订提供参考。3.合同承办部门起草合同文本，合同文本应符合法律法规及行业标准的要求，条款明确、具体、合法、有效，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。合同文本应包括合同的首部、正文、尾部等部分，正文部分应详细约定双方的权利义务、合同履行方式、违约责任等内容。4.合同承办部门将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、有效性、可操作性等方面进行审核，重点审核合同条款是否符合法律法规及行业标准的要求，是否存在风险漏洞，是否有利于维护公司合法权益等。审核过程中，合同管理部门可征求公司法律顾问、相关部门等的意见，必要时可组织合同承办部门、合同对方进行协商和沟通。5.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交合同管理委员会进行审议。合同管理委员会应根据合同的性质、金额等因素，对合同进行审议，重点审议合同的必要性、可行性、主要条款等内容。审议通过后，合同管理委员会应签署意见。6.合同承办部门根据合同管理委员会的意见，办理合同签订手续。合同签订时，双方应加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，合同承办部门应将合同文本副本一份交合同管理部门存档。（二）合同签订注意事项1.合同对方的主体资格审查：合同承办部门应在签订合同前，对合同对方的主体资格进行审查，核实对方是否具有合法的营业执照、资质证书等相关证明文件，是否具有签订合同的能力和权限。2.合同条款的审查：合同承办部门应认真审查合同条款，确保合同条款明确、具体、合法、有效，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。合同条款应包括合同的标的、价款、履行期限、违约责任等主要内容，同时应根据合同的性质和特点，约定其他必要的条款。3.合同的签订方式：合同应采用书面形式签订，合同文本应一式多份，双方各执一份，同时应根据需要报送相关部门备案。合同签订时，双方应加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。4.合同的授权委托：如合同承办部门需要委托代理人签订合同，应办理授权委托手续，明确代理人的代理权限、代理期限等内容。授权委托手续应采用书面形式，并由法定代表人签字或盖章。四、合同履行管理（一）合同履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，不得擅自变更或解除合同。在合同履行过程中，如出现不可抗力、政策调整等特殊情况，需要变更或解除合同的，应按照法律法规及合同约定的程序办理相关手续。（二）合同履行跟踪合同承办部门应建立合同履行跟踪制度，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。合同履行跟踪的内容包括合同的履行进度、质量标准、价款支付、验收情况等。合同承办部门应将合同履行情况及时报告合同管理部门，合同管理部门应定期对合同履行情况进行汇总和分析，为公司决策提供参考。（三）合同变更与解除1.合同变更：在合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办部门应及时与合同对方进行协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的履行期限、违约责任等条款。合同变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议副本一份交合同管理部门存档。2.合同解除：在合同履行过程中，如出现法律法规规定的情形或合同约定的解除条件，需要解除合同的，合同承办部门应及时与合同对方进行协商，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款。合同解除协议签订后，合同承办部门应将解除协议副本一份交合同管理部门存档。（四）合同纠纷处理1.合同纠纷的预防：合同承办部门应加强合同履行过程中的管理，严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行中出现的问题，避免合同纠纷的发生。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和纠正合同履行中存在的问题，防范合同纠纷的风险。2.合同纠纷的处理程序：如发生合同纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应组织相关人员进行调查和分析，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据合同纠纷的性质、特点等因素，选择合适的处理方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合合同管理部门，提供必要的协助和支持。3.合同纠纷的责任追究：如因合同承办部门或相关人员的过错导致合同纠纷的发生，给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任。五、合同档案管理（一）合同档案的范围合同档案包括合同文本、合同签订申请表、合同谈判记录、合同审核意见、合同变更协议、合同解除协议、合同纠纷处理记录等与合同相关的资料。（二）合同档案的整理与保管1.合同承办部门应在合同签订后及时将合同文本及相关资料整理归档，并按照公司档案管理规定进行保管。合同档案应分类存放，便于查阅和管理。2.合同管理部门应定期对合同档案进行检查和清理，确保合同档案的完整性和准确性。如发现合同档案存在问题，应及时进行处理。3.合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般为[具体保管期限]年。保管期限届满后，合同档案应按照公司档案管理规定进行销毁或存档。（三）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守公司档案管理规定，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。2.公司外部人员查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经公司总经理批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守公司档案管理规定，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。同时，公司应安排专人陪同查阅，并对查阅情况进行记录。3.公司内部人员借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体借阅期限]天，借阅人应按时归还合同档案。借阅过程中，应遵守公司档案管理规定，不得擅自复制、