主数据管理制度规范

PAGE主数据管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司主数据的管理，确保主数据的准确性、完整性、一致性和及时性，为公司各业务部门提供高质量的数据支持，提升公司运营效率和决策科学性。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及主数据管理的部门和人员，包括但不限于销售、采购、生产、财务、人力资源等部门。（三）主数据定义主数据是指在公司业务流程中，被多个部门共享、具有高价值且相对稳定的数据，如客户信息、供应商信息、产品信息、员工信息、财务科目信息等。（四）管理原则1.统一管理原则：主数据由专门的管理团队进行统一规划、维护和管理，确保数据的一致性和规范性。2.准确性原则：主数据应准确反映公司实际业务情况，避免错误和虚假信息。3.完整性原则：主数据应包含所有必要的信息，确保数据的全面性。4.及时性原则：主数据应及时更新，以反映业务的最新变化。5.安全性原则：主数据的管理应确保数据的安全性，防止数据泄露和非法访问。二、主数据管理组织与职责（一）主数据管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、各相关业务部门负责人组成。2.职责审批主数据管理的战略规划、政策和制度。协调各部门之间在主数据管理方面的工作，解决跨部门的数据问题。监督主数据管理工作的执行情况，对重大数据问题做出决策。（二）主数据管理团队1.组成：由数据管理员、数据分析师等专业人员组成。2.职责负责主数据的日常维护、清洗、转换和整合工作。制定主数据的标准和规范，确保数据的一致性。建立和维护主数据管理系统，保障数据的安全存储和高效访问。对主数据进行质量监控和评估，及时发现和解决数据质量问题。为各业务部门提供主数据相关的技术支持和培训。（三）业务部门1.职责负责本部门主数据的创建、更新和使用，确保数据的准确性和及时性。配合主数据管理团队进行数据质量检查和问题整改。提出主数据管理的需求和建议，参与主数据管理流程的优化。三、主数据分类与编码（一）客户数据1.分类：包括客户基本信息、联系人信息、交易记录等。2.编码规则：采用统一的客户编码，编码格式为[地区代码][客户类型代码][顺序号]。地区代码按照国家或地区标准进行划分，客户类型代码根据公司业务需求进行定义，顺序号为客户在本地区本类型中的唯一标识。（二）供应商数据1.分类：包括供应商基本信息、联系方式、供应产品信息等。2.编码规则：采用供应商编码，编码格式为[行业代码][供应商规模代码][顺序号]。行业代码根据供应商所属行业进行分类，供应商规模代码根据公司设定的标准划分，顺序号为供应商在本行业本规模中的唯一标识。（三）产品数据1.分类：包括产品基本信息、规格参数、价格信息等。2.编码规则：采用产品编码，编码格式为[产品类别代码][系列代码][型号代码]。产品类别代码按照公司产品分类标准进行定义，系列代码用于区分同一类别下的不同系列产品，型号代码为具体产品型号的唯一标识。（四）员工数据1.分类：包括员工基本信息、岗位信息、薪资信息等。2.编码规则：采用员工编号，编码格式为[部门代码][入职顺序号]。部门代码按照公司组织架构进行划分，入职顺序号为员工在本部门的入职先后顺序标识。（五）财务科目数据1.分类：按照国家财务会计准则进行分类，如资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类等。2.编码规则：采用财务科目编码，编码格式为[一级科目代码][二级科目代码][三级科目代码……]。一级科目代码按照国家统一标准进行设定，二级及以下科目代码根据公司财务核算需求进行细化。四、主数据创建与录入（一）数据来源1.业务部门在日常业务操作中产生的数据，如销售订单、采购合同、员工入职申请等。2.外部数据源，如政府部门发布的数据、行业协会提供的数据等。（二）创建流程1.业务部门根据实际业务情况，在相关业务系统中创建主数据记录。2.数据录入人员按照主数据的标准和规范，对录入的数据进行审核和校验，确保数据的准确性和完整性。3.对于需要审批的主数据，提交至相关审批人员进行审批，审批通过后的数据方可正式生效。（三）数据录入要求1.数据录入人员应严格按照主数据的编码规则和格式进行录入，确保数据的一致性。2.录入的数据应真实、准确、完整，不得录入虚假或错误信息。3.对于必填项，应确保数据的填写齐全，不得遗漏。五、主数据维护与更新（一）定期维护1.主数据管理团队定期对主数据进行全面检查和维护，包括数据的完整性检查、一致性校验、数据清理等。2.根据业务变化情况，定期更新主数据的相关信息，如客户联系方式变更、产品价格调整等。（二）实时更新1.业务部门在业务操作过程中，如发现主数据需要更新，应及时通知主数据管理团队进行处理。2.主数据管理团队在接到更新通知后，应立即对主数据进行更新，并确保相关系统中的数据同步更新。（三）数据变更审批1.对于涉及主数据重要信息变更的情况，如客户关键联系人变更、供应商供应产品范围变更等，应提交变更申请，经过相关审批流程后方可进行变更。2.审批流程应明确审批人员的职责和权限，确保变更的合理性和必要性。六、主数据质量监控与评估（一）质量指标设定1.准确性指标：通过数据对比、人工抽检等方式，检查主数据与实际业务情况的相符程度，设定准确性达标率。2.完整性指标：统计主数据中必填项的填写完整情况，设定完整性达标率。3.一致性指标：检查主数据在不同系统和部门之间的数据一致性，设定一致性达标率。4.及时性指标：根据业务需求，设定主数据更新的时间周期和及时更新率。（二）监控方法1.建立主数据质量监控系统，实时监测主数据的各项质量指标。2.定期抽取主数据样本进行人工检查，验证系统监控结果的准确性。3.收集业务部门对主数据质量的反馈意见，及时发现潜在的质量问题。（三）评估与改进1.定期对主数据质量进行评估，根据质量指标的完成情况，分析数据质量存在的问题和原因。2.针对数据质量问题，制定改进措施，明确责任人和时间节点，持续提升主数据质量。七、主数据安全管理（一）安全策略制定1.根据公司数据安全管理要求，制定主数据安全策略，明确数据访问权限、数据加密方式、数据备份与恢复等方面的规定。2.安全策略应定期进行评估和更新，以适应公司业务发展和数据安全形势的变化。（二）访问控制1.根据用户角色和职责，设定不同的主数据访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关数据。2.采用身份认证和授权技术，如用户名/密码、数字证书、权限管理系统等，保障数据访问的安全性。（三）数据加密1.对主数据中的敏感信息，如客户身份证号码、员工薪资信息等，进行加密存储和传输，防止数据泄露。2.选择合适的加密算法和密钥管理方式，确保加密数据的安全性和可恢复性。（四）数据备份与恢复1.定期对主数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏的情况下能够快速恢复数据，保障公司业务的正常运行。八、主数据管理系统（一）系统选型与建设1.根据公司主数据管理需求，选择合适的主数据管理系统，确保系统具备数据存储、处理、集成、查询等功能。2.参与主数据管理系统的建设项目，负责系统功能需求的提出、系统测试和验收等工作。（二）系统维护与优化1.负责主数据管理系统的日常维护工作，包括系统性能监控、故障排除、数据备份与恢复等。2.根据业务发展和用户需求变化，对主数据管理系统进行优化和升级，提升系统的运行效率和用户体验。（三）系统安全管理1.制定主数据管理系统的安全管理制度，确保系统的安全性和稳定性。2.对系统用户进行安全培训，提高用户的安全意识，防止因用户操作不当导致的数据安全问题。九、培训与支持（一）培训计划制定1.根据公司员工对主数据管理的需求，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训对象和培训时间。2.培训计划应涵盖主数据管理的基础知识、操作技能、数据质量要求等方面。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，培训方式可采用内部培训、在线培训、现场指导等多种形式。2.培训过程中应注重与学员的互动，及时解答学员的疑问，确保培训效果。（三）技术支持