规范收发文管理制度

PAGE规范收发文管理制度一、总则（一）目的为了加强公司收发文管理，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，促进公司各项工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.准确及时原则收发文应准确无误地传达文件内容，确保信息的真实性和完整性，并在规定的时间内完成文件的传递和处理。2.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保文件在传递、处理过程中的安全，防止文件泄露、丢失和损坏。3.规范统一原则收发文管理应遵循统一的标准和流程，确保文件格式、编号、登记、存档等工作的规范化和标准化。4.分级负责原则按照公司组织架构和职责分工，明确各部门及人员在收发文管理中的职责，实行分级负责、归口管理。二、收文管理（一）收文渠道1.公司设立专门的收文邮箱，指定专人负责接收各类外部来文。2.各部门明确专人负责接收与本部门业务相关的外部来文，并及时送交公司收文邮箱。3.公司领导、员工在外出办公或参加会议等活动中收到的与公司相关的文件，应及时带回公司交至收文邮箱。（二）收文登记1.收文人员收到文件后，应立即进行登记。登记内容包括文件的来文单位、文号、标题、密级、份数、日期、收文时间等。2.收文登记应使用统一的收文登记簿，确保登记信息的清晰、准确、完整。3.对于紧急文件，收文人员应在登记时注明“紧急”字样，并立即通知相关领导和部门。（三）文件初审1.收文人员对收到的文件进行初步审核，重点审核文件的完整性、合法性、时效性等。2.初审内容包括文件是否有缺页、破损、字迹不清等情况；文件的格式、文号是否符合规定；文件的内容是否与公司业务相关；文件是否在规定的时效内等。3.对于初审不合格的文件，收文人员应及时与发文单位联系，要求其补充或更正相关信息。（四）文件传阅1.根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅范围一般包括公司领导、相关部门负责人等。2.收文人员按照确定的传阅范围，将文件依次传递给传阅人员，并做好传阅记录。传阅记录应包括传阅时间、传阅人员签名等。3.传阅人员应在收到文件后及时进行传阅，并在规定的时间内将文件传递给下一位传阅人员。如遇特殊情况不能及时传阅，应向收文人员说明原因，并安排专人负责保管文件。4.对于重要文件或需紧急处理的文件，收文人员应跟踪文件的传阅情况，确保文件能够及时、有效地得到处理。（五）文件承办1.传阅后的文件由承办部门或承办人负责办理。承办部门或承办人应根据文件要求，认真研究文件内容，制定具体的办理措施，并及时组织实施。2.承办部门或承办人在办理文件过程中，应严格遵守相关法律法规和公司制度，确保办理结果的合法性、合规性。3.对于涉及多个部门的文件，由主办部门负责协调相关部门共同办理，并明确各部门的职责和工作要求。4.承办部门或承办人应在规定的时间内完成文件的办理工作，并将办理结果及时反馈给收文人员。办理结果包括文件的执行情况、处理意见、回复文件等。（六）文件催办1.收文人员对承办部门或承办人的文件办理情况进行跟踪催办。催办方式包括电话催办、书面催办等。2.对于重要文件或紧急文件，收文人员应定期进行催办，并及时向相关领导汇报文件办理进展情况。3.承办部门或承办人应积极配合收文人员的催办工作，如遇特殊情况不能按时完成办理工作，应及时向收文人员说明原因，并提出延期办理的申请。（七）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门或承办人应将文件的原件及相关办理资料整理齐全，交至公司档案室进行归档。2.公司档案室按照档案管理的相关规定，对归档文件进行分类、编号、装订、存储等工作，确保档案的完整性和安全性。3.归档文件应建立详细的档案目录，便于查询和利用。档案目录应包括文件的编号、标题、日期、来源、保管期限等信息。三、发文管理（一）发文流程1.发文部门根据工作需要，填写《发文审批表》，明确发文的主题、内容、发送范围、发文形式等。2.《发文审批表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据文件内容和工作要求，签署审批意见。3.对于涉及公司重大决策、重要事项的文件，需经公司主要领导审批。4.经审批同意的发文，由发文部门负责起草文件初稿。文件初稿应语言规范、逻辑清晰、内容准确，符合公司的政策和制度要求。5.文件初稿起草完成后，由发文部门负责人进行审核。审核内容包括文件的格式、内容、语言表达等方面，确保文件质量。6.审核通过的文件初稿交至公司办公室进行编号、排版、校对等工作。公司办公室应按照统一的文件格式和排版要求，对文件进行规范处理，并认真校对文件内容，确保文件无错别字、语病等问题。7.文件排版校对无误后，由发文部门负责人在《发文审批表》上签字确认，然后交至公司办公室加盖公司印章。8.加盖印章后的文件由发文部门负责按照确定的发送范围进行分发。分发方式包括邮寄、专人送达、电子传输等。（二）发文格式1.公司发文应使用统一的文件格式，包括文件头、文号、标题、主送单位、正文、附件、落款、日期等部分。2.文件头应注明公司名称、文件类别（如通知、报告、请示等）、文号等信息。文号应按照公司规定的编号规则进行编制，确保文号的唯一性和规范性。3.标题应准确概括文件的主要内容，语言简洁明了，一般不超过20个字。标题中应避免使用标点符号，如需强调某些内容，可使用引号或副标题等形式。4.主送单位应填写全称或规范简称，多个主送单位之间用逗号或顿号隔开。5.正文应条理清晰、层次分明，语言表达准确、流畅。正文内容较多时，可采用分段、分条等形式进行表述。6.附件应与正文内容紧密相关，如文件的补充说明、图表、数据等。附件应在正文中注明附件名称和序号，并随正文一并发送。7.落款应注明发文部门名称，并加盖公司印章。日期应填写文件的印发日期，采用阿拉伯数字全称表示。（三）发文编号1.公司发文编号由公司办公室统一编制。编号规则为：年份+部门代码+流水号。2.年份用四位阿拉伯数字表示，如“20XX”。部门代码按照公司各部门的代码进行编制，如“01”表示公司办公室，“02”表示财务部等。流水号为三位数，从“001”开始依次编号。3.发文编号应在文件头的文号处注明，如“[20XX]01001号”。（四）发文审核1.发文部门在起草文件初稿后，应按照以下审核要点进行自我审核：文件内容是否符合公司的政策、制度和工作要求；文件的目的、任务、措施是否明确、具体、可行；文件的语言表达是否准确、规范、简洁；文件的格式是否符合公司规定。2.公司办公室在收到发文部门提交的文件初稿后，应进行以下审核工作：对文件的格式、排版、编号等进行审核，确保文件符合公司统一要求；对文件的内容进行审核，重点审核文件的合法性、合规性、准确性等；对涉及公司重大决策、重要事项的文件，应组织相关部门进行会审。3.审核过程中如发现问题，应及时与发文部门沟通，要求其进行修改完善。审核通过的文件方可进入下一环节。（五）发文归档1.发文部门在文件分发完毕后，应将文件的原件及相关资料整理齐全，交至公司档案室进行归档。2.公司档案室按照档案管理的相关规定，对归档文件进行分类、编号、装订、存储等工作，确保档案的完整性和安全性。3.归档文件应建立详细档案目录，便于查询和利用。档案目录应包括文件的编号、标题、日期、来源、发送范围、保管期限等信息。四、电子文件管理（一）电子文件的接收1.公司收文邮箱应及时接收各类电子文件。收文人员收到电子文件后，应按照收文登记的要求，对电子文件的名称、文号、标题、密级、日期、来源等信息进行登记。2.对于电子文件的格式，应确保其能够正常打开和阅读。如遇格式不兼容的情况，收文人员应及时与发文单位联系，要求其提供合适的格式文件。（二）电子文件的传阅与承办1.电子文件的传阅与承办可通过公司内部办公系统进行。收文人员按照确定的传阅范围，将电子文件上传至办公系统，并设置相应的传阅流程。2.传阅人员在办公系统中收到电子文件后，应及时进行传阅，并在规定的时间内完成传阅操作。如遇特殊情况不能及时传阅，应向收文人员说明原因，并安排专人负责保管电子文件。3.承办部门或承办人在办公系统中收到电子文件后，应按照文件要求及时进行办理，并将办理结果反馈至办公系统。（三）电子文件催办1.收文人员通过办公系统对电子文件的传阅和承办情况进行跟踪催办。催办方式包括在办公系统中发送提醒消息、电话催办等。2.对于重要电子文件或紧急电子文件，收文人员应定期进行催办，并及时向相关领导汇报电子文件办理进展情况。（四）电子文件的存储与备份1.公司应建立电子文件存储服务器，对电子文件进行集中存储。存储服务器应具备安全可靠的存储设备和备份系统，确保电子文件的安全性和完整性。2.电子文件应按照类别、年度等进行分类存储，并建立相应的文件夹和目录结构。同时，应定期对电子文件进行清理和整理，删除过期或无用的文件。3.公司应定期对电子文件进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、云存储备份等。备份文件应存储在安全可靠的地点，并定期进行检查和测试，确保备份文件能够正常恢复。（五）电子文件的安全保密1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对电子文件的访问和使用进行严格授权。只有经过授权的人员才能访问和处理电子文件。2.对涉及公司机密的电子文件，应进行加密存储和传输。加密方式可采用软件加密、硬件加密等。同时，应设置不同级别的访问密码，确保电子文件的安全性。3.加强对电子文件存储服务器和办公系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行安全检查和漏洞修复，防止电子文件被非法入侵和篡改。五、文件保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的文件。2.公司尚未公开的重大决策、重要事项等文件。3.其他按照公司保密制度规定需要保密的文件。（二）保密措施1.对保密文件应进行标识管理，在文件首页加盖“机密”、“秘密”等保密标识，并注明保密期限。2.保密文件应存放在专门的保密柜或保密场所，由专人负责保管。保管人员应严格遵守保密制度，确保保密文件的安全。3.阅读和使用保密文件应在规定的保密场所进行，严禁将保密文件带出保密场所或泄露给无关人员。如因工作需要确需带出保密场所，应经公司保密管理部门批准，并采取必要的保密措施。4.复制保密文件应经公司保密管理部门批准，并严格控制复制份数。复制后的保密文件应按照保密文件的管理要求进行保管和使用。5.销毁保密文件应按照公司规定的程序进行，由专人负责监销。销毁过程应进行详细记录，确保保密文件彻底销毁，不留任何痕迹。（三）保密监