财务报销票据规范制度

PAGE财务报销票据规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，确保公司各项费用支出的真实性、合理性、合法性，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：报销票据必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。2.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理的商业目的，不得铺张浪费。3.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规和公司相关规定，严禁报销违法违规的费用。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销票据的种类及要求（一）发票1.发票是财务报销的主要凭证，必须是由税务机关统一监制的正规发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称及纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与实际交易不符的发票。发票上的各项信息应清晰、准确、完整，不得涂改、挖补。3.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣。认证期限为自发票开具之日起360天内，逾期未认证的不得抵扣进项税额。（二）财政票据1.财政票据是指由财政部门监制的用于行政事业性收费、政府性基金、罚没收入等非税收入的收款凭证。2.财政票据应加盖财政部门票据监制章和收款单位财务专用章或发票专用章。财政票据上的各项信息应与实际业务相符，不得涂改、挖补。3.员工取得财政票据后，应及时办理报销手续。财政票据的报销要求与发票相同，但不得作为增值税进项税额抵扣凭证（除特殊规定外）。（三）自制凭证1.自制凭证是指公司内部根据实际业务需要自行编制的凭证，如工资表、差旅费报销单、借款单等。2.自制凭证应具备以下要素：凭证名称、编制日期、业务内容、金额、编制人、审核人、审批人等。自制凭证应内容完整、字迹清晰、数字准确，不得涂改、挖补。3.自制凭证应按照公司规定的格式和流程进行编制和审批。对于涉及金额较大或重要的自制凭证，应经过相关部门负责人和公司领导的审批。（四）其他票据1.除发票、财政票据和自制凭证外，其他符合财务报销规定的票据也可作为报销凭证，如火车票、飞机票、汽车票、船票、住宿发票、餐饮发票等。2.对于上述其他票据，应符合国家法律法规和行业标准的要求。票据上的各项信息应清晰、准确、完整，不得涂改、挖补。三、报销票据的取得与审核（一）取得要求1.员工在发生费用支出时，应向收款方索取合法有效的报销票据。如因特殊原因无法取得发票的，应取得其他合法有效的替代凭证，并说明原因。2.在取得报销票据时，应仔细核对票据的各项信息，确保票据真实、合法、有效。如发现票据存在问题，应及时与收款方联系更换或更正。（二）审核要点1.财务部门在审核报销票据时，应重点审核以下内容：票据的真实性：通过税务机关网站、财政票据监管系统等渠道核实发票、财政票据的真实性。对于自制凭证，应审核其编制的依据和流程是否合规。票据的合法性：审核票据是否符合国家法律法规和公司相关规定，是否存在违法违规的费用支出。票据的完整性：审核票据上的各项信息是否齐全、完整，是否有遗漏或错误。票据的合理性：审核费用支出是否符合公司经营活动的需要，是否具有合理的商业目的，是否存在铺张浪费的情况。2.对于不符合要求的报销票据，财务部门应拒绝报销，并要求员工补充或更换合法有效的票据。如员工对审核结果有异议，可向财务部门负责人或公司领导提出申诉。四、报销流程（一）填写报销单1.员工应根据实际发生的费用情况，按照公司规定的格式填写报销单。报销单应包括以下内容：报销日期、员工姓名、部门、报销事项、金额、附件张数等。2.报销单上的各项信息应与报销票据一致，不得涂改、挖补。员工应在报销单上签字确认，并注明报销用途。（二）粘贴票据1.员工应将报销票据按照报销单上的顺序整齐粘贴在粘贴单上，不得随意折叠或粘贴。粘贴票据时应注意以下事项：发票应正面朝上粘贴，便于审核。多张发票应按照金额大小顺序排列粘贴，便于计算。粘贴票据应牢固，不得脱落。2.对于火车票、飞机票等票据，应将其正面朝上粘贴在粘贴单上，并在票据背面注明姓名、日期、行程等信息。（三）部门负责人审批1.员工填写完报销单并粘贴好票据后，应将报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司相关规定和实际情况，对报销事项的真实性、合理性、合法性进行审核，并签署审批意见。2.如部门负责人认为报销事项存在问题，应要求员工补充或说明相关情况。如部门负责人同意报销，则在报销单上签字确认。（四）财务审核1.部门负责人审批通过后，报销单应提交给财务部门进行审核。财务部门应按照本制度的规定，对报销票据的真实性、合法性、完整性、合理性进行审核，并签署审核意见。2.如财务部门发现报销票据存在问题，应拒绝报销，并要求员工补充或更换合法有效的票据。如财务部门审核通过，则在报销单上签字确认。（五）公司领导审批1.财务审核通过后，报销单应提交给公司领导进行审批。公司领导应根据公司财务状况和相关规定对报销事项进行审批，并签署审批意见。2.对于金额较大或重要的报销事项，公司领导应进行重点审核。如公司领导同意报销，则在报销单上签字确认。（六）报销支付1.公司领导审批通过后，财务部门应按照公司规定的支付方式和时间，将报销款项支付给员工。2.对于采用银行转账方式支付的报销款项，财务部门应确保转账信息准确无误。对于采用现金支付的报销款项，财务部门应按照公司现金管理规定进行支付。五、特殊情况处理（一）遗失票据1.如员工不慎遗失报销票据，应及时向财务部门报告，并提供相关证明材料。证明材料应包括：遗失原因、业务内容、金额、日期等信息，并由相关部门或人员签字确认。2.财务部门应根据员工提供的证明材料，核实业务的真实性和合理性。如情况属实，财务部门可根据公司规定，要求员工提供其他替代凭证或按照一定比例报销。（二）票据过期1.如报销票据超过规定的报销期限，财务部门原则上不予报销。但因特殊原因导致票据过期的，员工应向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。2.财务部门应根据员工提供的证明材料，核实情况的真实性和合理性。如情况属实，财务部门可根据公司规定，决定是否给予报销。（三）票据错误1.如报销票据存在错误，员工应及时与收款方联系更正。更正后的票据应加盖收款方财务专用章或发票专用章，并注明更正原因。2.如因收款方原因无法更正票据，员工应提供相关证明材料，并由财务部门根据公司规定进行处理。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对财务报销票据进行审计检查，重点检查报销票据的真实性、合法性、完整性、合理性以及报销流程的合规性。2.内部审计部门应根据审计检查结果，提出改进建议和意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部审计1.公司应按照国家法律法规和相关规定，定期聘请外部审计机构对公司财务报销票据进行审计。外部审计机构应出具审计报告，对公司财务报销票据的合规性发表审计意见。2.公司应根据外部审计机构的审计意见，及时进行整改，确保公司财务报销票据规范制度的有效执行。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包