备用金使用规范制度

PAGE备用金使用规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司备用金的使用与管理，确保备用金的安全、合理、高效使用，满足公司日常经营活动中临时性、紧急性资金需求，提高资金使用效率，防范资金风险。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在履行工作职责过程中涉及备用金使用的相关活动。3.定义备用金是指公司为满足特定业务需求，预先拨付给相关部门或个人，用于临时性、紧急性支出的周转资金。二、备用金的申请与审批1.申请条件因业务需要，经常发生临时性、紧急性小额支出，且支出频率较高，金额相对固定的情况。相关业务流程明确，支出具有可预测性，能够合理估算备用金需求额度。申请人必须是公司正式员工，且具备良好的财务信用记录。2.申请流程申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息，并附上相关业务证明材料（如合同、协议、预算等）。将填写完整的申请表提交至所在部门负责人进行初审。部门负责人需对申请事项的真实性、必要性进行审核，并签署意见。初审通过后，申请表流转至财务部门。财务部门根据公司财务状况、资金安排以及相关规定，对申请金额进行合理性审核，并签署意见。最后，申请表提交至公司分管领导或总经理进行终审。终审通过后，财务部门方可按照审批意见拨付备用金。3.审批权限备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人初审，财务部门审核，公司分管领导终审。备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人初审，财务部门审核，公司总经理终审。备用金申请金额超过[X]元的，需经公司领导班子集体研究决定。三、备用金的使用1.使用原则专款专用原则。备用金必须严格按照申请用途使用，不得挪作他用。预算控制原则。备用金使用应在预算范围内进行，不得超预算支出。及时报账原则。备用金使用后，应及时凭有效票据到财务部门报账，不得拖延。2.使用范围差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。业务招待费：公司因业务需要招待客户发生的费用。零星采购费：公司日常经营活动中所需的零星办公用品、耗材、设备维修配件等采购费用。小额办公费：水电费、通讯费、邮寄费等小额办公支出。其他经公司批准的临时性、紧急性支出。3.使用要求备用金使用必须取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据、报销单等，并注明支出事由、金额、日期等信息。对于涉及采购业务的备用金支出，应严格按照公司采购管理制度执行，确保采购物品或服务的质量和合规性。严禁使用备用金进行个人消费或非法活动。四、备用金的管理与监督1.账户管理财务部门设立备用金专用账户，对备用金进行单独核算和管理。备用金账户应定期进行核对和清理，确保账实相符。2.日常管理备用金使用部门或个人应指定专人负责备用金的保管和使用，并建立备用金使用台账，详细记录备用金的收支情况。财务部门定期对备用金使用情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。3.定期盘点公司财务部门应定期（至少每季度一次）对备用金进行盘点，确保备用金安全。盘点工作应由财务部门会同备用金使用部门或个人共同进行，盘点结果应形成书面报告，经双方签字确认后存档。4.监督检查公司审计部门负责对备用金的使用和管理情况进行定期审计和不定期检查，发现违规行为及时进行纠正，并追究相关人员的责任。对于备用金使用过程中出现的重大问题或异常情况，应及时向上级领导报告。五、备用金的报账与核销1.报账期限备用金使用后，使用部门或个人应在[X]个工作日内到财务部门报账。对于因特殊原因无法及时报账的，应提前向财务部门说明情况，并经批准后方可延长报账期限，但最长不得超过[X]个工作日。2.报账流程备用金使用人员整理好相关原始凭证，填写《备用金报销单》，详细注明支出事由、金额、凭证张数等信息，并签字确认。将填写完整的报销单提交至所在部门负责人进行审核。部门负责人需对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署意见。审核通过后，报销单流转至财务部门。财务部门根据公司财务制度和相关规定，对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核，并签署意见。最后，报销单提交至公司分管领导或总经理进行审批。审批通过后，财务部门方可办理报销手续，并核销相应的备用金。3.核销方式财务部门根据审批后的报销单，冲减备用金账户余额。如备用金账户余额不足以支付报销金额，应及时通知备用金使用部门或个人补足差额。对于已核销的备用金，财务部门应在备用金使用台账和会计账簿中进行相应记录，确保账目清晰。六、备用金的调整与收回1.调整在备用金使用过程中，如因业务变化、预算调整等原因需要对备用金金额进行调整的，使用部门或个人应填写《备用金调整申请表》，说明调整原因和调整金额，并按照备用金申请与审批流程进行办理。经批准后，财务部门根据调整意见对备用金账户余额进行相应调整。2.收回备用金使用期限届满或备用金使用完毕后，备用金使用部门或个人应及时到财务部门办理报账手续，并将剩余备用金交回。如因特殊原因需要继续使用备用金的，应重新按照备用金申请与审批流程办理申请手续。对于不再使用备用金的部门或个人，财务部门应及时收回备用金，并注销备用金账户。七、违规处理1.对于违反本制度规定使用备用金的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对于未按规定用途使用备用金、挪作他用或超预算支出的，责令限期改正，并追回违规使用的资金；情节严重的，给予警告、记过等处分；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。对于未及时报账、拖延报账或虚假报账的，责令限期报账，并给予通报批评；情节严重的，给予罚款、降职等处分；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。2.因管理不善导致备用金丢失、被盗或其他损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；情节严重的