集团公章规范管理制度

PAGE集团公章规范管理制度一、总则（一）目的为加强集团公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和规范性，维护集团的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司等相关机构（以下统称“集团各单位”）。（三）定义本制度所称公章，是指集团各单位以法定名称在社会活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（四）基本原则1.依法合规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.分级管理原则：按照集团组织架构，实行分级负责、归口管理的印章管理体制。3.专人保管原则：指定专人负责公章的保管，确保公章安全。4.审批使用原则：公章使用须经严格审批，未经批准不得擅自使用。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.集团各单位因工作需要刻制公章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并提交相关证明文件。2.《印章刻制申请表》经本单位负责人审核同意后，报集团总部审批。集团总部审批通过后，由集团办公室统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.新刻制的公章必须符合国家规定的规格和样式，印章内容应与本单位名称一致。（二）启用1.新刻制的公章启用前，由集团办公室负责在《印章使用登记表》上进行登记，并注明启用日期、印章保管人等信息。2.印章启用时，应同时发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。启用通知应发送至集团各单位及相关部门。三、公章的保管（一）保管人员1.各单位应指定专人负责公章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.保管人员应与印章使用审批人员相互分离，不得兼任印章使用审批工作。（二）保管要求1.公章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.公章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。3.公章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将公章转借他人或带出保管场所。（三）交接手续1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应办理严格的交接手续。交接手续应包括印章实物、《印章使用登记表》、钥匙等相关物品的交接，并由双方签字确认。2.交接手续办理完毕后，应及时将交接情况报告本单位负责人，并通知集团办公室备案。四、公章的使用（一）使用范围1.行政公章：用于以集团各单位名义发布的各类公文、函件、证明、介绍信等。2.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章：用于办理财务收支、结算等相关业务。4.法定代表人章：用于办理特定事项或在相关文件上签字确认。（二）使用流程1.用印申请：使用公章前，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并由申请部门负责人签字确认。2.审批：《印章使用申请表》经申请部门负责人签字后，按照集团各单位的审批权限进行审批。审批人应认真审核用印事由，确保用印事项合法合规，并在申请表上签署审批意见。3.用印：经审批同意后，用印申请人持《印章使用申请表》到公章保管人员处办理用印手续。公章保管人员应认真核对申请表上的审批意见，并按照规定的用印要求进行用印。用印时，应在文件规定的位置加盖清晰、端正的印章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印情况。4.登记备案：用印完成后，公章保管人员应及时将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》归档保存，并定期将用印情况报集团办公室备案。（三）特殊情况处理1.紧急用印：因工作紧急需要用印，但无法按照正常审批流程办理的，用印申请人应向本单位负责人说明情况，并经同意后先行用印。用印后，应及时补办审批手续，并将相关情况报告集团办公室。2.异地用印：因业务需要在异地使用公章的，应提前与当地相关部门或单位沟通协调，并按照当地规定办理用印手续。异地用印时，应采取必要的安全措施，确保公章的安全使用。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因机构撤销、合并、名称变更等原因，需要停用公章的，由相关单位填写《印章停用申请表》，经本单位负责人审核同意后，报集团总部审批。2.集团总部审批通过后，由集团办公室负责通知各单位停止使用该印章，并收回印章实物。（二）销毁1.停用的公章应及时进行销毁，销毁工作应按照国家有关规定进行。2.销毁公章时，应由集团办公室会同相关部门组成销毁小组，对印章进行现场销毁，并填写《印章销毁登记表》，详细记录销毁时间、地点、印章名称、数量等信息。3.《印章销毁登记表》应由销毁小组成员签字确认，并报集团总部备案。六、监督与检查（一）监督检查部门集团办公室负责对集团各单位公章管理情况进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.公章管理制度的执行情况，包括印章的保管、使用、审批等环节。2.印章使用的合法性、合规性情况，是否存在擅自使用、超范围使用等问题。3.印章保管场所的安全情况，是否存在安全隐患。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，集团办公室应及时下达整改通知，要求相关单位限期整改。2.对于违反公章管理制度的单位和个人，集团将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、责令改正、经济处罚等；情节严重的，将依法追究