开展座谈会制度规范

PAGE开展座谈会制度规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织的座谈会开展流程，确保座谈会能够有效发挥沟通交流、收集意见、解决问题等作用，促进公司/组织的健康发展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各层级之间开展的各类座谈会，包括但不限于工作汇报座谈会、问题研讨座谈会、经验分享座谈会等。（三）基本原则1.民主公开原则：座谈会应充分发扬民主，鼓励参会人员积极发言，表达真实意见和想法。会议内容和相关信息应及时公开，确保透明度。2.实事求是原则：参会人员应基于事实，客观地反映问题、分析问题、提出建议，避免夸大或虚假陈述。3.高效务实原则：座谈会应注重实效，围绕主题展开讨论，避免形式主义，及时解决实际问题，提高工作效率。4.尊重包容原则：尊重参会人员的不同观点和意见，营造包容、和谐的会议氛围，鼓励大家畅所欲言。二、座谈会的组织与准备（一）会议发起1.公司/组织内任何部门或个人认为有必要召开座谈会时，应提前填写《座谈会发起申请表》，详细说明会议主题、目的、参会人员范围、预计时间等内容。2.《座谈会发起申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至公司/组织的综合管理部门（或相关负责部门）。（二）会议审批1.综合管理部门（或相关负责部门）收到《座谈会发起申请表》后，对申请内容进行审核。审核重点包括会议必要性、主题明确性、参会人员合理性等。2.对于符合要求的申请，由综合管理部门（或相关负责部门）报公司/组织领导审批。领导审批通过后，方可确定召开座谈会。（三）会议筹备1.确定会议时间和地点：根据会议主题和参会人员情况，选择合适的会议时间和地点。会议时间应避免与重要工作或活动冲突，地点应便于参会人员到达，且具备良好的会议设施和环境。2.确定参会人员：根据会议主题和目的，确定参会人员范围。参会人员应具有代表性，涵盖与会议主题相关的各个层面和部门。如有必要，可邀请外部专家或相关利益方参加。3.制定会议议程：会议发起部门负责制定详细的会议议程，明确会议的各项议题、讨论顺序、时间安排等。会议议程应提前发送给参会人员，以便他们做好准备。4.准备会议资料：根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如汇报材料、问题清单、案例分析等。会议资料应提前发放给参会人员，确保他们对会议内容有充分的了解。5.通知参会人员：综合管理部门（或相关负责部门）负责按照确定的参会人员名单，及时通知参会人员会议的时间、地点、议程和资料等信息。通知方式可采用邮件、短信、内部公告等多种形式，确保参会人员能够收到通知。三、座谈会的召开（一）会议开场1.会议主持人应提前到达会议现场，检查会议准备情况，确保会议按时开始。2.会议开场时，主持人简要介绍会议的主题、目的、议程和参会人员，强调会议纪律和注意事项。（二）主题阐述与汇报1.按照会议议程，由相关负责人对会议主题进行阐述，汇报相关工作进展、存在问题等情况。汇报应条理清晰、数据准确、重点突出，时间控制在规定范围内。2.在汇报过程中，如有需要，可使用图表、PPT等辅助工具，以便参会人员更好地理解汇报内容。（三）讨论与交流1.汇报结束后，进入讨论交流环节。主持人应引导参会人员围绕主题展开讨论，鼓励大家积极发言，分享观点和经验。2.参会人员应尊重他人发言，认真倾听，不得随意打断。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的看法，并进行充分的论证和交流。3.主持人应把控讨论节奏，确保讨论围绕主题进行，避免偏离方向或出现混乱局面。对于讨论中出现的争议或分歧，主持人应及时进行协调和引导，寻求共识或解决方案。（四）记录与整理1.安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论要点、提出的问题和建议等。会议记录应客观、准确、完整，字迹清晰。2.会议记录人员可采用手写记录或电子记录的方式进行记录。记录完成后，应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成，并发送给参会人员和相关领导审核。（五）会议总结1.在会议接近尾声时，主持人对会议进行总结。总结内容应包括会议的主要成果、达成的共识、存在的问题和下一步工作计划等。2.主持人应感谢参会人员的积极参与和贡献，鼓励大家继续关注相关工作，共同推动公司/组织的发展。（六）会议结束1.主持人宣布会议结束后，参会人员有序离开会议现场。2.会议组织部门负责清理会议现场，整理会议资料，妥善保管会议记录和纪要等文件。四、座谈会的后续跟进（一）问题跟踪与解决1.对于座谈会上提出的问题和建议，相关责任部门应进行认真梳理和分析，制定具体的解决方案和行动计划。2.解决方案和行动计划应明确责任人和时间节点，确保问题能够得到及时有效的解决。责任部门应定期向公司/组织汇报问题解决进展情况，直至问题彻底解决。（二）会议纪要执行情况检查1.综合管理部门（或相关负责部门）负责对会议纪要的执行情况进行跟踪检查。定期收集各责任部门关于会议纪要执行情况的报告，了解问题解决进度和工作落实情况。2.对于未按照会议纪要要求执行的部门，综合管理部门（或相关负责部门）应及时进行督促和提醒，确保各项工作能够按照计划推进。（三）经验总结与推广1.对座谈会中形成的好经验、好做法，相关部门应及时进行总结和提炼，形成可推广的案例或模式。2.通过内部培训、经验分享会、内部刊物等多种形式，将这些经验和做法推广到公司/组织的其他部门，促进整体工作水平的提升。五、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接打电话、玩手机或从事其他与会议无关的事情。3.参会人员应认真倾听他人发言，积极参与讨论，尊重他人意见，不得在会议上发表与会议主题无关或不恰当的言论。4.参会人员应保守会议机密，对于会议讨论的内容、涉及的商业机密、个人隐私等信息，不得擅自泄露给无关人员。（二）会议组织者职责1.会议组织者应认真做好会议的筹备工作，确保会议顺利进行。提前检查会议场地、设备、资料等准备情况，及时解决出现的问题。2.会议组织者应合理安排会议议程，控制会议时间，确保会议高效进行。对于超时的会议议题，应及时进行调整或压缩，避免会议时间过长。3.会议组织者应维护会议秩序，及时处理会议中出现的突发情况。对于参会人员之间的争议或冲突，应及时进行协调和化解，营造良好的会议氛围。4.会议组织者应按照规定及时整理会议记录和纪要，确保记录准确、完整，并及时发送给相关人员。同时，负责跟踪会议纪要的执行情况，