票据规范性管理制度

PAGE票据规范性管理制度一、总则（一）目的为加强公司票据管理，规范票据使用行为，防范票据风险，确保公司财务活动的合法、有序进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及的各类票据，包括但不限于发票、收据、支票、汇票、本票等。（三）基本原则1.合法性原则：票据的取得、开具、使用、保管等必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实发生，不得虚构或伪造。3.准确性原则：票据内容填写应准确无误，包括日期、金额、收款人、付款人、项目等信息。4.完整性原则：票据的各项要素应填写完整，不得遗漏重要内容。5.及时性原则：票据应及时开具、取得、传递和入账，不得拖延。二、票据的种类及管理职责（一）发票1.定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.管理职责财务部门负责发票的统一购买、保管、开具和核销工作。业务部门在发生经济业务时，应及时向对方索取发票，并确保发票内容的真实性和完整性。各部门应指定专人负责发票的收集、整理和传递工作，确保发票按时、准确地交至财务部门。（二）收据1.定义：收据是公司在收到款项时开具给付款方的收款凭证。2.管理职责财务部门负责收据的统一印制、编号、发放和保管工作。业务部门在收取款项时，应使用财务部门统一发放的收据，并按照规定的格式和内容填写。收款人员应在收到款项后及时开具收据，并将收据的记账联和存根联分别交至财务部门和留存备查。（三）支票1.定义：支票是出票人签发的，委托办理支票存款业务的银行或者其他金融机构在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。2.管理职责财务部门负责支票的购买、保管、开具和核销工作。支票应由专人保管，并设置支票登记簿，详细记录支票的购买、使用、作废等情况。开具支票时，应严格按照规定填写支票内容，确保支票的真实性和有效性。支票的使用必须经过审批，未经审批不得擅自开具支票。（四）汇票、本票1.定义：汇票是出票人签发的，委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据；本票是出票人签发的，承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。2.管理职责财务部门负责汇票、本票的购买、保管、开具和核销工作。汇票、本票的使用应严格按照相关法律法规和银行规定进行操作。涉及汇票、本票的业务，业务部门应提前向财务部门提出申请，经审批后由财务部门办理相关手续。三、票据的取得与开具（一）票据取得1.公司在购买商品、接受服务或从事其他经营活动时，应向销售方或提供服务方索取合法有效的票据。2.取得的票据应符合以下要求：票据必须是由税务机关统一印制或监制的正规票据。票据上应加盖发票专用章或财务专用章。票据内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。对于增值税专用发票，还应确保发票的抵扣联与发票联内容一致，且发票联和抵扣联应加盖发票专用章。（二）票据开具1.公司在销售商品、提供服务或从事其他经营活动时，应按照规定向购买方开具发票。2.开具发票时，应注意以下事项：发票开具应按照实际发生的经济业务如实开具，不得虚开、代开或开具与实际业务不符的发票。发票内容应填写齐全、准确，字迹清晰，不得涂改、挖补。发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。对于增值税专用发票，应按照增值税专用发票的开具规定进行开具，确保发票的合规性和有效性。开具发票后，应及时将发票的记账联和存根联分别交至财务部门和留存备查。四、票据的使用与传递（一）票据使用1.各部门在使用票据时，应严格按照规定的用途和范围使用，不得转借、转让、代开票据。2.对于发票的使用，应按照发票的开具规定进行开具，并确保发票的真实性和合法性。3.对于收据的使用，应按照收据的编号顺序依次使用，不得跳号、重复使用或开具空白收据。4.对于支票的使用，应严格按照支票的使用规定进行填写和签发，确保支票的真实性和有效性。5.涉及汇票、本票的业务，应按照相关法律法规和银行规定进行操作，确保票据的安全和有效使用。（二）票据传递1.业务部门在取得或开具票据后，应及时将票据传递至财务部门。传递过程中，应确保票据的安全和完整，不得丢失、损坏或擅自涂改票据。2.财务部门在收到票据后，应及时进行审核和处理。对于符合规定的票据，应及时入账；对于不符合规定的票据，应及时通知业务部门进行更换或补充。3.各部门之间应加强票据传递的沟通与协调，确保票据传递的及时性和准确性。对于重要票据或涉及金额较大的票据，应采取专人传递或特快专递等方式进行传递，确保票据的安全。五、票据的保管与存档（一）票据保管1.财务部门应设立专门的票据保管岗位，负责各类票据的保管工作。2.票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守票据保管制度，确保票据安全。3.票据应存放在安全、干燥、通风的地方，防止票据受潮、发霉、丢失或被盗。4.对于发票、收据等纸质票据，应按照类别、年度、月份等进行分类整理，并装订成册，妥善保管。5.对于支票、汇票、本票等有价票据，应存放在保险柜中，并设置专人保管，实行双人双锁制度。6.票据保管人员应定期对票据进行盘点和核对，确保票据的账实相符。如发现票据丢失、损坏或其他异常情况，应及时报告财务负责人，并采取相应的措施进行处理。（二）票据存档1.财务部门应按照会计档案管理的要求，对各类票据进行存档。票据存档期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。2.票据存档应包括票据的原件、复印件、相关证明文件等。存档资料应完整、准确、清晰，便于查阅和核对。3.票据存档应建立索引和目录，以便快速查找和调阅相关票据。4.对于已存档的票据，如需查阅或复印，应按照公司档案管理制度的规定办理相关手续。未经批准，不得擅自查阅或复印票据存档资料。六、票据的核销与作废（一）票据核销1.财务部门应定期对各类票据进行核销，确保票据的使用情况与财务记录一致。2.发票核销应按照税务机关的要求进行，包括发票的开具金额、已申报纳税金额、未申报纳税金额等信息的核对。3.收据核销应按照收据的编号顺序进行，核对收据的开具金额、收款情况等信息。4.支票核销应按照支票登记簿的记录进行，核对支票的使用情况、金额、收款情况等信息。5.汇票、本票核销应按照相关银行规定进行，核对票据的使用情况、金额、收款情况等信息。6.票据核销过程中，如发现问题应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（二）票据作废1.对于开具错误或因其他原因需要作废的票据，应按照规定进行作废处理。2.发票作废应在防伪税控系统中进行操作，并在纸质发票上加盖“作废”字样戳记，全联次留存。3.收据作废应在收据上加盖“作废”字样戳记，全联次留存，并在收据登记簿中注明作废原因和日期。4.支票作废应在支票上加盖“作废”字样戳记，并将作废支票与支票存根联一并保存。5.汇票、本票作废应按照相关银行规定进行操作，并将作废票据妥善保存。6.作废票据应定期进行整理和归档，与其他票据存档资料一并保管。七、票据风险防范与监督检查（一）票据风险防范1.加强对票据相关法律法规和政策的学习与培训，提高员工的法律意识和风险防范意识。2.建立健全票据风险预警机制，及时发现和处理潜在的票据风险。3提高票据管理的信息化水平，利用财务管理软件等工具对票据的开具、使用、保管等情况进行实时监控和管理。4.加强与银行、税务等相关部门的沟通与协调，及时了解票据管理的最新政策和要求，确保公司票据管理工作的合规性。（二）监督检查1.公司内部审计部门应定期对票据管理情况进行监督检查，确保票据管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括票据的取得、开具、使用、保管、核销等环节的合规性，以及票据管理人员的职责履行情况等。3.对于监督检查中发现的问