第三方管理规范制度

PAGE第三方管理规范制度一、总则（一）目的本规范制度旨在加强公司对第三方合作的管理，确保第三方服务的质量和合规性，保障公司的利益和声誉，促进公司与第三方合作的健康、可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司与所有第三方合作伙伴（包括但不限于供应商、服务商、承包商等）的合作管理。（三）基本原则1.合法合规原则：所有合作活动必须遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。2.诚实守信原则：公司与第三方应秉持诚实守信的态度，履行各自的义务，维护良好的合作关系。3.风险可控原则：对第三方合作过程中的风险进行识别、评估和控制，确保合作活动的安全性和稳定性。4.合作共赢原则：通过与第三方的有效合作，实现双方资源共享、优势互补，共同提升业务水平和市场竞争力。二、第三方选择与准入（一）选择标准1.资质与信誉：第三方应具备合法有效的营业执照、相关行业资质证书，且在行业内具有良好的信誉，无重大违法违规记录。2.专业能力：具备与所提供服务或产品相匹配的专业技术能力、人员配备和设备设施，能够满足公司的业务需求。3.服务质量：过往服务或产品质量良好，具备完善的质量管理体系和服务流程，能够提供优质、高效的服务。4.价格合理：在同等条件下，报价应具有竞争力，同时价格构成应合理、透明。5.财务状况：具备良好的财务状况，有足够的资金实力履行合同义务，无财务风险。（二）选择流程1.需求识别：公司各部门根据业务需求，提出对第三方服务或产品的需求申请，明确服务内容、质量要求、时间节点等关键信息。2.供应商搜索：采购部门或相关负责部门通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、供应商数据库等）收集潜在第三方供应商信息。3.初步筛选：根据选择标准，对收集到的供应商进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商，确定入围供应商名单。4.实地考察：对入围供应商进行实地考察，了解其实际运营情况、生产能力、质量管理等方面的情况，形成考察报告。5.综合评估：组织相关部门和人员对考察报告进行综合评估，结合供应商的报价、服务方案等因素，确定最终合作的第三方。6.合同签订：与选定的第三方签订合作合同，明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、价格、付款方式、违约责任等条款。（三）准入管理1.建立档案：为每个合作的第三方建立档案，记录其基本信息、合作历史、服务评价等内容，以便进行跟踪管理。2.定期审核：定期对第三方的资质、信誉、经营状况等进行审核，确保其持续符合准入标准。如发现不符合标准的情况，及时采取措施，如暂停合作、限期整改或终止合作。3.动态调整：根据公司业务发展和市场变化，适时调整第三方准入标准和合作范围，确保合作的有效性和适应性。三、合同管理（一）合同签订1.合同起草：由公司法律部门或相关专业人员根据合作内容和双方协商结果起草合同文本，确保合同条款合法、合规、明确、具体，避免模糊不清或歧义条款。2.合同审核：合同文本起草完成后，提交公司相关部门（如业务部门、财务部门、法务部门等）进行审核，各部门从自身职责角度对合同条款进行审查，提出修改意见，确保合同风险可控。3.合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与第三方签订。签订过程中应严格按照合同审批流程进行，确保签订程序合法合规。（二）合同执行1.任务分配：合同签订后，公司相关业务部门应根据合同要求，明确内部各岗位的职责和任务，确保合同执行过程中的各项工作得到有效落实。2.进度跟踪：建立合同执行进度跟踪机制，定期对合同执行情况进行检查和评估，及时掌握第三方工作进展，发现问题及时沟通协调解决。3.沟通协调：在合同执行过程中，公司与第三方应保持密切沟通，及时解决合同履行过程中出现的问题。对于重大问题或争议，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）合同变更与终止1.变更管理：如因业务需求变化、法律法规调整等原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、生效时间、对双方权利义务的影响等条款。2.终止管理：合同期满或因其他原因需要终止合同的，双方应按照合同约定进行清算和交接。公司应督促第三方妥善完成未完成的工作，清理相关资产和资料，确保合同终止后的各项事宜得到妥善处理。四、服务质量管理（一）质量标准制定1.明确要求：根据公司业务需求和行业标准，制定详细的第三方服务质量标准，明确服务的内容、流程、质量指标、验收方法等要求。2.沟通确认：在合同签订前，将服务质量标准告知第三方，并与第三方进行沟通确认，确保第三方理解并认可质量标准要求。（二）质量监督与检查1.定期检查：建立定期质量检查制度，公司相关业务部门定期对第三方服务质量进行检查，检查内容包括服务流程执行情况、质量指标完成情况、客户满意度等方面。2.不定期抽查：除定期检查外，公司还应不定期对第三方服务进行抽查，及时发现和解决服务过程中出现的问题。3.问题反馈与整改：对于检查中发现的质量问题，及时向第三方反馈，并要求其限期整改。整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）验收管理1.验收准备：在第三方服务完成后，公司相关业务部门应根据合同要求和质量标准，制定验收方案，明确验收的内容、方法、流程等。2.验收实施：按照验收方案组织验收工作，验收过程中应要求第三方提供相关证明材料和文档，并对服务成果进行实地检查或测试。3.验收报告：验收完成后，编写验收报告，明确验收结论。验收合格的，双方签署验收文件；验收不合格的，应明确整改要求和期限，待第三方整改合格后重新验收。五、安全与风险管理（一）安全管理1.安全责任界定：明确公司与第三方在安全管理方面的责任，要求第三方建立健全安全管理制度，确保服务过程中的人员、财产和信息安全。2.安全培训与教育：公司应对第三方人员进行必要的安全培训和教育，使其熟悉公司的安全规定和操作规程。第三方应自行组织内部安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。3.安全检查与隐患排查：定期对第三方服务场所和工作过程进行安全检查和隐患排查，发现安全问题及时督促第三方整改，确保安全隐患得到及时消除。（二）风险管理1.风险识别与评估：对第三方合作过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、信用风险、质量风险、法律风险等，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施：针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。对于重大风险，应制定专项应对预案，确保在风险发生时能够及时、有效地进行处置。3.风险监控与预警：建立风险监控机制，定期对风险状况进行监控和评估，及时发现风险变化情况。当风险指标达到预警值时，发出预警信号，采取相应的风险控制措施。六、信息管理（一）信息共享1.明确范围：确定公司与第三方之间需要共享的信息范围，包括业务信息、技术信息、财务信息等，确保信息共享的合法性、合规性和必要性。2.共享方式：根据信息的性质和安全要求，选择合适的信息共享方式，如书面文件、电子数据传输、会议沟通等。对于敏感信息，应采取加密传输、专人传递等安全措施。3.保密协议：在信息共享前，双方应签订保密协议，明确双方在信息保密方面的权利义务，防止信息泄露。（二）信息安全1.安全措施：公司和第三方应采取必要的信息安全措施，如防火墙、入侵检测系统、数据加密、用户认证等，保护共享信息的安全。2.人员管理：加强对涉及信息共享人员的管理，明确其信息安全职责，定期进行信息安全培训和教育，提高人员的信息安全意识。3.应急处理：制定信息安全应急预案，明确在信息安全事件发生时的应急处理流程和责任分工，确保能够及时、有效地应对信息安全事件，减少损失。七、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部建立健全第三方合作监督机制，由业务部门、财务部门、法务部门等相关部门组成监督小组，定期对第三方合作情况进行监督检查。2.外部监督：鼓励公司员工、客户等对第三方合作情况进行监督，设立举报渠道，对举报信息进行及时处理和反馈。（二）考核指标与方法1.考核指标：制定科学合理的第三方考核指标体系，包括服务质量、合同执行情况、安全管理、成本控制、客户满意度等方面的指标。2.考核方法：采用定期考核与不定期考核相结合的方式，通过数据统计、实地检查、客户反馈、问卷调查等方法获取考核数据，对第三方进行全面客观的评价。（三）考核结果应用1.激励措施：对于考核结果优秀的