第三方管理制度规范

PAGE第三方管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司与第三方合作过程中的各项管理活动，确保合作的顺利进行，保障公司利益，维护合作秩序，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司与所有第三方合作伙伴之间的合作关系管理，包括但不限于供应商、服务商、代理商、分包商等。（三）基本原则1.合法合规原则：合作活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保所有合作行为合法合规。2.公平公正原则：在合作过程中，遵循公平公正的原则，保障双方的合法权益，避免任何形式的不正当竞争和利益输送。3.诚实守信原则：合作双方应秉持诚实守信的态度，履行各自的承诺和义务，维护良好的合作信誉。4.风险可控原则：对合作过程中的风险进行全面评估和有效管控，确保公司利益不受损害。二、第三方选择与准入（一）需求评估1.各部门根据业务发展需求，提前进行第三方合作需求评估，明确合作的目标、范围、要求等内容。2.评估内容包括但不限于第三方的资质能力、服务质量、信誉口碑、价格水平、技术实力、过往业绩以及与公司业务的匹配度等。（二）供应商筛选1.建立第三方合作伙伴信息库，收集潜在第三方的相关资料，包括营业执照、资质证书、业绩案例、联系方式等。2.组织相关部门对潜在第三方进行筛选，通过实地考察、问卷调查、背景调查、参考行业评价等方式，综合评估其是否符合公司合作要求。3.对于重要的第三方合作项目，可邀请专业机构或专家进行评估，提供专业意见和建议。（三）准入审批1.经过筛选的第三方，由业务发起部门填写《第三方合作准入申请表》，详细说明合作项目的基本情况、合作方情况、合作方案、风险评估及应对措施等内容。2.申请表提交后，依次经过法务部门、财务部门、风险管理部门、上级领导等相关部门和领导的审批。3.法务部门主要审核合作协议是否符合法律法规要求，避免法律风险；财务部门评估合作的成本效益及财务风险；风险管理部门对合作过程中的各类风险进行评估和把控；上级领导根据公司战略和整体利益进行最终决策。4.审批通过后，由业务发起部门与第三方签订合作协议，明确双方的权利义务、合作内容、服务标准、质量要求、价格条款、付款方式、保密条款、违约责任等关键事项。三）合作协议管理（一）协议起草与审核1.合作协议原则上由业务发起部门负责起草，确保协议内容准确反映双方合作的意愿和要求。2.起草完成的协议提交法务部门进行审核，法务部门应从法律专业角度对协议条款进行审查，重点关注协议的合法性、完整性、明确性以及风险防范条款等，提出修改意见和建议。3.业务发起部门根据法务部门的审核意见对协议进行修改完善，再次提交审核，直至协议符合法律要求和公司利益。（二）协议签订与存档1.经审核通过的合作协议，由双方授权代表签字盖章后生效。2.协议签订后，业务发起部门应将协议原件一份交公司档案室存档，同时将协议副本分发给相关部门，如财务部门、采购部门、项目执行部门等，以便各部门按照协议要求履行各自职责。3.档案室应建立完善的协议档案管理制度，对合作协议进行分类存放、编号管理，确保档案的完整性和可查阅性。（三）协议变更与终止1.在合作过程中，如因业务需求变化、法律法规调整、不可抗力等原因需要变更合作协议的，业务发起部门应及时与第三方协商，并重新起草协议变更条款。2.协议变更条款同样需经过法务部门审核、相关领导审批后，与第三方签订变更协议，并按照协议存档要求进行存档。3.若合作项目完成、合作期限届满、一方严重违约或出现其他法定终止情形时，合作协议自动终止或经双方协商一致后终止。4.协议终止后，业务发起部门应及时清理与合作项目相关的各类文件资料，进行归档或销毁处理，并对合作项目进行总结评估，分析经验教训，为后续合作提供参考。四、第三方服务过程管理（一）项目启动与交底1.合作项目确定后，业务发起部门应组织召开项目启动会，向第三方详细介绍合作项目的背景、目标、要求、时间节点、质量标准等关键信息，确保第三方对项目有清晰的认识。2.同时，向第三方提供必要的项目资料和文件，如项目需求文档、技术规范、操作手册等，以便第三方开展工作。（二）进度跟踪与监控1.项目执行部门应建立第三方服务进度跟踪机制，定期对第三方的工作进展情况进行检查和评估，及时掌握项目进度是否符合计划要求。2.要求第三方定期提交项目进度报告，详细说明工作完成情况、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等内容。3.如发现项目进度滞后或可能影响项目交付的风险因素，应及时与第三方沟通协调，共同分析原因，制定应对措施，确保项目按时完成。（三）质量控制与验收1.明确第三方服务的质量标准和验收流程，在合作协议中予以详细约定。2.项目执行过程中，业务发起部门或质量控制部门应按照质量标准对第三方的工作成果进行不定期抽检，确保服务质量符合要求。3.项目完成后，由业务发起部门组织相关部门和人员按照验收流程进行验收。验收内容包括但不限于工作成果的数量、质量、性能、功能等方面是否满足合同约定。4.验收合格后，由验收人员签署验收报告；如验收不合格，应要求第三方限期整改，直至验收合格为止。整改期间产生的费用及损失，按照合同约定执行。（四）沟通协调与问题解决1.建立定期的沟通协调机制，业务发起部门、项目执行部门与第三方应保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。2.对于一般性问题，可通过电话、邮件、即时通讯工具等方式进行沟通协调；对于重大问题或涉及多个部门的复杂问题，应组织召开专题会议进行讨论研究，共同制定解决方案。3.明确问题解决的责任主体和时间节点，确保问题得到及时有效的解决，避免影响项目进度和质量。五、第三方监督与评估（一）监督机制1.公司建立第三方监督小组，成员包括法务人员、财务人员、风险管理专员以及相关业务部门代表等，负责对第三方合作项目进行全程监督。2.监督小组定期对第三方的工作进行检查，重点检查合作协议的执行情况、服务质量、财务收支、合规经营等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.鼓励公司内部员工对第三方的违规行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规第三方采取相应的处罚措施。（二）绩效评估1.建立第三方绩效评估体系，根据合作协议约定的目标和要求，制定具体的评估指标和权重。2.评估指标可包括服务质量、工作效率、成本控制、客户满意度、创新能力等方面。3.绩效评估周期可根据合作项目的特点和实际情况确定，原则上每季度或每半年进行一次评估。4.业务发起部门负责组织对第三方的绩效评估工作，收集相关数据和信息，填写《第三方绩效评估表》，并会同相关部门进行综合评价。5.根据绩效评估结果，对表现优秀的第三方给予表彰和奖励，如增加合作机会、提高服务费用、颁发荣誉证书等；对表现不佳的第三方提出警告，要求限期整改；如整改后仍未达到要求，可考虑终止合作关系。六、第三方费用管理（一）费用预算与审批1.业务发起部门在与第三方洽谈合作时，应根据合作项目的内容和要求，编制详细的费用预算，明确各项费用的支出范围、标准和金额。2.费用预算提交财务部门审核，财务部门应结合公司财务状况和成本控制要求，对预算的合理性进行评估，并提出审核意见。3.经财务部门审核通过后的费用预算，按照公司费用审批流程进行审批，确保费用支出符合公司规定。（二）费用支付与结算1.合作协议中应明确费用支付方式、时间节点和结算周期等条款。2.业务发起部门根据第三方的工作进度和质量情况，按照合同约定填写费用支付申请单，附上相关证明材料，如验收报告、发票等。3.费用支付申请单依次经过业务部门负责人、财务部门审核、上级领导审批后，由财务部门办理付款手续。4.财务部门应严格按照合同约定和审批结果进行费用支付，确保资金支付的准确性和安全性。同时，定期与第三方核对账目，及时清理往来款项。（三）费用审计与监督1.公司审计部门定期对第三方费用支出情况进行审计，检查费用支出是否符合合同约定、财务制度和审批流程。2.审计过程中，如发现费用支出存在异常或违规行为，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理，如要求第三方退还不合理费用、追究相关人员责任等。3.加强对第三方费用报销凭证的审核管理，确保凭证的真实性、合法性和完整性，防止虚假报销等问题的发生。七、信息安全与保密管理（一）信息安全责任1.明确公司与第三方在信息安全方面的责任和义务，要求第三方采取必要的信息安全措施，保护公司的信息资产安全。2.在合作协议中约定信息安全条款，包括但不限于信息存储、传输、使用、保护等方面的要求，以及信息安全事故的责任界定和赔偿方式。（二）保密措施1.双方应对合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.要求第三方建立健全保密制度，明确保密责任人和保密措施，对涉及公司机密信息的人员进行保密培训和教育。3.在合作项目结束后，第三方应及时归还或销毁所有涉及公司机密信息的文件、资料和存储介质，并确保信息不被泄露。（三）信息安全检查与应急处理1.定期对第三方的信息安全状况进行检查，评估其信息安全措施的有效性和合规性。2.如发现信息安全隐患或发生信息安全事故，应立即启动应急处理预案，采取措施防止信息进一步泄露和损失扩大，并及时通知对方共同进行调查处理。3.对信息安全事故进行深入分析，总结经验教训，完善信息安全管理制度和措施，防止类似事故再次发生。八、违约责任与争议解决（一）违约责任1.在合作协议中明确双方的违约责任，对违约行为的界定、违约赔偿方式等进行详细约定。2.如第三方出现违约行为，公司有权按照合同约定要求第三方承担违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失、继续履行合同义务等。3.公司应及时收集和保存第三方违约的相关证据，以便在需要时维护自身合法权益。（二）争议解决1.双方在合作过程中如