合同管理规范化制度

PAGE合同管理规范化制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防范原则：加强合同风险评估和防控，确保合同的合法性、有效性和可操作性，避免因合同问题给公司带来经济损失。4.分级管理原则：根据合同的性质、金额等因素，实行分级分类管理，明确各级管理职责和权限。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司领导、各部门负责人等组成。合同管理委员会负责审议重大合同、协调合同管理中的重大问题、监督合同管理制度的执行情况等。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作，包括合同的起草、审核、签订、履行跟踪、归档等。（三）各部门职责1.业务部门：负责合同的前期洽谈、起草、提出签订合同的申请等工作，并在合同履行过程中及时反馈相关信息。2.财务部门：负责对合同的财务条款进行审核，监督合同款项的收付情况，协助处理合同纠纷涉及的财务问题。3.法务部门：负责对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律咨询和建议，处理合同纠纷的法律事务。4.其他相关部门：根据各自职责，配合做好合同管理的相关工作。三、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，与对方进行洽谈，达成合作意向后，起草合同文本。2.合同文本起草完成后，业务部门将合同文本提交给合同管理部门进行审核。3.合同管理部门收到合同文本后，组织相关部门进行会审，重点对合同的合法性、合规性、条款完整性、风险防范等方面进行审查。4.经会审通过的合同，由业务部门负责人签字后，提交公司领导审批。5.公司领导审批通过后，合同管理部门负责与对方签订合同，并加盖公司公章。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。2.合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等内容。3.对于重要合同或涉及金额较大的合同，应根据实际情况约定担保条款、保密条款、知识产权条款等特殊条款。（三）合同签订授权1.公司法定代表人是公司签订合同的最高授权代表，对外签订合同必须加盖公司公章。2.公司法定代表人可以根据工作需要，授权其他人员代表公司签订合同，但必须出具书面授权委托书，并明确授权范围、期限等内容。3.被授权人必须在授权范围内签订合同，不得超越授权范围行事。四、合同的履行（一）履行职责1.合同签订后，业务部门应按照合同约定，全面履行自己的义务，确保合同的顺利履行。2.在合同履行过程中，业务部门应及时跟踪合同履行情况，如发现问题或风险，应及时采取措施进行处理，并向合同管理部门报告。3.合同履行过程中涉及的款项收付，应严格按照公司财务管理制度执行，确保款项的安全、及时收付。（二）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方，并按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。（三）纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务部门应及时与对方协商解决。协商不成的，应及时向合同管理部门报告，并根据合同约定或法律法规的规定，通过仲裁、诉讼等方式解决纠纷。2.合同管理部门应协助业务部门处理合同纠纷，提供必要的法律支持和信息资料。涉及重大合同纠纷的，应及时向合同管理委员会报告，协调相关部门共同处理。五、合同的归档与保管（一）归档要求1.合同签订后，合同管理部门应及时将合同文本及相关资料进行归档，建立合同档案。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、授权委托书、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等资料。3.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，便于查询和管理。（二）保管期限合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般为[具体保管期限]年。对于涉及重要资产、重大权益等的合同，应长期保管。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应出具单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守公司保密制度，不得泄露合同内容。3.如需借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体借阅期限]天，借阅人应妥善保管合同档案，不得转借、复印或泄露合同内容。六、合同管理的监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合本制度的规定，合同档案是否完整、规范等。2.对于监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订的规范性、履行的及时性、风险防范的有效性、档案管理的完整性等方面。2.考核评价结果作为各部门绩效考核的重要依据，对于合同管理工作表现优秀的部门和个人，给予