档案馆监控制度规范

PAGE档案馆监控制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和可用性，规范档案监控工作流程，特制定本监控制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆内所有档案资料的监控管理，包括档案的收集、整理、存储、查阅、利用及销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保监控工作合法合规。2.全面性原则对档案馆的各个区域、各个环节进行全面监控，不留死角。3.保密性原则监控过程中涉及的档案信息严格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原则监控记录应具备可追溯性，以便在需要时能够快速查询和调阅相关资料。二、监控职责分工（一）档案馆管理部门1.负责制定和完善档案馆监控制度，并组织实施。2.统筹安排监控设备的选型、安装、维护和更新工作。3.定期对监控工作进行检查和评估，及时发现并解决存在的问题。（二）安全保卫部门1.负责监控设备的日常运行管理，确保设备正常工作。2.负责对监控图像进行实时查看和记录，发现异常情况及时报告。3.协助档案馆管理部门进行监控资料的存储和保管，按照规定期限保存监控记录。（三）档案管理人员1.配合监控工作的开展，确保档案整理、存放等操作符合监控要求。2.在档案查阅、利用过程中，监督利用者遵守档案馆规定，防止违规行为发生。3.对监控工作提出意见和建议，协助完善监控措施。三、监控设备管理（一）设备选型与安装1.根据档案馆的实际情况和安全需求，选择合适的监控设备，包括摄像头、硬盘录像机、存储设备等。2.监控设备的安装应遵循合理布局、无死角覆盖的原则，确保能够全面监控档案馆内各个区域。安装位置应避免影响档案整理和查阅工作，同时要保证设备的安全性和稳定性。3.设备安装完成后，应进行调试和验收，确保设备能够正常运行，图像清晰、准确。（二）设备维护与更新1.建立监控设备维护档案，记录设备的型号、安装时间、维护情况等信息。2.定期对监控设备进行检查、清洁和保养，及时更换老化或损坏的部件，确保设备性能良好。3.根据档案馆的发展和安全需求变化，适时对监控设备进行更新升级，提高监控效果和安全性。（三）设备使用规范1.监控设备操作人员应经过专业培训，熟悉设备的操作方法和注意事项。2.严格按照操作规程使用监控设备，不得擅自更改设备参数或进行违规操作。3.非设备操作人员未经允许不得随意操作监控设备，严禁无关人员进入监控室。四、监控内容与要求（一）人员出入监控1.在档案馆出入口安装门禁系统和监控摄像头，对人员进出情况进行实时监控和记录。2.要求所有进入档案馆的人员必须进行身份验证，登记姓名、单位、进入时间、事由等信息。3.禁止无关人员进入档案馆，对未经授权进入的人员要及时制止并报告。（二）档案整理与存放监控1.在档案整理和存放区域安装监控摄像头，对档案整理、上架、下架等操作过程进行全程监控。2.监督档案管理人员按照规定的整理方法和存放要求进行操作，确保档案整理规范、存放有序。3.防止档案在整理和存放过程中出现丢失、损坏、错放等情况。（三）档案查阅与利用监控1.在档案查阅区域安装监控摄像头，对查阅档案的过程进行监控。2.要求查阅人员在指定区域查阅档案，不得擅自将档案带出查阅区域。查阅过程中要保持安静，不得对档案进行涂改、污损等行为。3.档案管理人员应监督查阅人员的行为，对违规行为及时制止并记录，情节严重的要上报处理。（四）档案存储环境监控1.在档案存储库房安装温湿度传感器、烟雾报警器、漏水报警器等环境监测设备，并与监控系统联网。2.实时监测档案存储库房的温湿度、空气质量、消防等环境参数，确保档案存储环境符合要求。3.当环境参数出现异常时，监控系统应及时发出警报，通知相关人员采取措施进行处理。（五）档案销毁监控1.在档案销毁区域安装监控摄像头，对档案销毁过程进行全程监控。2.档案销毁应按照规定的程序进行，销毁前要进行登记造册，经审批后在指定地点进行销毁。3.监督销毁人员严格按照销毁方法进行操作，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。五、监控资料管理（一）资料存储1.监控设备产生的图像资料应进行分类存储，按照时间顺序或事件类别进行归档。2.存储介质应选择安全可靠的设备，如硬盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，防止数据丢失。3.监控资料的存储期限应根据相关法律法规和公司/组织规定执行，一般不少于[X]年。（二）资料查阅与调阅1.建立监控资料查阅和调阅制度，明确查阅和调阅的流程和权限。2.因工作需要查阅监控资料的，必须填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经审批后在指定地点查阅。3.查阅人员不得擅自复制、传播监控资料，如需复制，应按照规定办理相关手续。（三）资料保密1.监控资料涉及公司/组织的商业秘密、档案信息等，必须严格保密。2.接触监控资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.严禁将监控资料泄露给无关人员，如有违反，将依法追究相关人员的责任。六、监控异常情况处理（一）异常情况发现1.安全保卫部门在监控过程中发现异常情况，应立即通过对讲机、电话等方式向档案馆管理部门报告。2.异常情况包括人员违规行为、设备故障、环境异常等。报告内容应包括异常情况发生的时间、地点、具体情况等信息。（二）应急处置措施1.档案馆管理部门接到报告后，应立即组织相关人员赶赴现场进行处置。2.对于人员违规行为，要及时制止并进行调查处理，根据情节轻重给予相应的处罚。3.对于设备故障，应及时通知专业维修人员进行维修，确保设备尽快恢复正常运行。4.对于环境异常情况，如火灾、漏水等，要立即启动应急预案，组织人员疏散和抢险救灾，保护档案资料安全。（三）后续处理1.异常情况处理完毕后，要对事件进行详细记录，包括事件经过、处理措施、处理结果等信息。2.分析异常情况产生的原因，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事件再次发生。3.将异常情况处理记录纳入监控资料管理档案，以备查阅。七、监督与考核（一）内部监督检查1.档案馆管理部门应定期对监控制度的执行情况进行内部监督检查，确保制度落实到位。2.检查内容包括监控设备运行情况、监控资料管理情况、异常情况处理情况等。3.对检查中发现的问题要及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核机制1.建立监控工作考核机制，对档案管理人员、安全保卫部门等相关人员的监控工作进行考核评价。2.考核指标包括监控设备完好率、监控资料准确率、异常情况处理及时率等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励