未严格规范保管制度

PAGE未严格规范保管制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司/组织对于各类物品、信息及资产的保管管理，确保其安全性、完整性和可追溯性，避免因保管不善导致的损失、风险及违规行为，保障公司/组织的正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及物品保管、信息存储、资产管理等相关工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准规范，确保保管行为合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障保管对象的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。3.完整性原则：保证保管信息和资产的完整，不得随意篡改、删减或丢失重要内容。4.可追溯性原则：建立完善的记录和标识体系，以便对保管过程和状态进行准确追溯。二、物品保管规范（一）办公用品保管1.采购入库办公用品采购应依据实际需求进行，采购申请需经相关审批流程。采购人员应确保所购办公用品符合质量标准，并及时办理入库手续。入库时需核对物品的规格、数量、质量等，与采购清单一致后填写入库单。2.存储管理设立专门的办公用品仓库或存储区域，保持环境整洁、干燥、通风。按照类别、规格对办公用品进行分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和取用。定期对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。对于积压、损坏或过期的物品，应及时清理并记录。3.领用发放员工领用办公用品需填写领用申请表，经部门负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员应根据审批后的申请表发放物品，并在领用登记表上做好记录，注明领用时间、人员、物品名称及数量等。对于限量使用的办公用品，应严格按照规定的额度发放。（二）文件资料保管1.分类归档文件资料应按照类别、年度、编号等进行分类整理。例如，可分为行政文件、业务文件、财务文件等大类，再在大类下细分具体的小类。每份文件资料应编制唯一的编号，以便于查询和管理。编号应包含年份、部门代码、文件序号等信息。2.存储方式设立专用的文件档案室或存储柜，确保存储环境安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。文件资料应采用纸质和电子两种存储方式。纸质文件应装订成册或装入档案盒，并在封面标注文件名称、编号、日期等信息；电子文件应存储在服务器或专用存储设备上，按照分类目录进行存放，并定期进行备份。3.借阅管理内部人员借阅文件资料需填写借阅申请表，注明借阅目的、文件名称及编号等信息，经部门负责人和档案管理部门审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定天数，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管文件资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。归还文件资料时，档案管理人员应进行核对，确保文件的完整性和准确性。（三）固定资产保管1.登记入账固定资产购置后，采购部门应及时将相关信息提交给财务部门和资产管理部门。资产管理部门负责对固定资产进行详细登记，包括名称、型号、规格、购置时间、价格、使用部门等信息，并建立固定资产台账。财务部门依据资产管理部门提供的信息进行账务处理，确保固定资产入账准确。2.日常维护使用部门负责固定资产的日常维护和保养，制定相应的维护计划和操作规程。定期对固定资产进行检查、清洁、维修等工作，确保其正常运行。资产管理部门应定期对固定资产进行清查盘点，核实资产的实际状况。对于发现的问题，及时通知使用部门进行处理，并更新固定资产台账。3.处置管理固定资产如需报废、出售、转让等处置，使用部门应提出申请，说明处置原因、资产状况等信息，经资产管理部门、财务部门和公司/组织领导审批后进行处置。处置过程中应按照规定的程序进行，确保资产处置的合法性和合规性。处置收入应及时入账，处置后的资产应及时核销固定资产台账。三、信息保管规范（一）电子信息保管1.存储设备管理公司/组织应配备安全可靠的电子存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，并定期进行维护和检查，确保设备的正常运行。存储设备应设置访问权限，只有经过授权的人员才能进行操作。不同级别的人员应具有不同的访问权限，以防止信息泄露。2.数据备份重要电子数据应定期进行备份，备份频率根据数据的重要性和变化情况确定。备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或外部存储设备。建立数据备份验证机制，定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性和完整性。3.信息安全防护安装先进的信息安全防护软件，如防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。对电子信息进行加密处理，特别是涉及敏感信息的数据传输和存储过程。设置强密码，并定期更换密码。定期对员工进行信息安全培训，提高员工的安全意识和防范能力。（二）纸质信息保管1.保密文件保管对于涉及公司/组织机密、商业秘密等保密文件，应采取严格的保管措施。设立专门的保密文件柜，实行双人双锁管理制度。保密文件的借阅和使用应经过严格的审批流程，仅限于特定的人员，并在规定的范围内使用。使用完毕后应及时归还，并进行登记。2.普通纸质信息保管普通纸质信息应按照文件资料保管规范进行分类归档和存储，确保其完整性和可追溯性。定期对纸质信息进行整理和清理，对于过期或无用的信息，应按照规定的程序进行销毁。四、资产保管规范（一）货币资金保管1.现金管理公司/组织应严格遵守现金管理规定，库存现金应按照规定的限额存放，不得超限额留存现金。现金收支应通过合法合规的渠道进行，收入现金应及时缴存银行，不得坐支现金。建立现金日记账，由专人负责登记现金收支情况，做到日清月结，账款相符。2.银行存款管理开设银行账户应经过公司/组织领导审批，并按照银行规定办理相关手续。银行账户的使用应严格遵守银行结算纪律，不得出租、出借银行账户。定期核对银行存款账目，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。对于未达账项，应及时查明原因并进行处理。（二）存货保管1.采购与入库存货采购应依据市场需求和库存情况进行合理规划，采购订单应明确采购数量、规格、价格、交货时间等条款。存货到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对存货的数量、质量、规格等进行检验，合格后方可办理入库手续。2.存储与盘点存货应存储在合适的仓库或存储区域，根据存货的特性采取相应的保管措施，如防潮、防虫、防火等。定期对存货进行盘点，盘点周期根据存货的性质和价值确定。盘点结果应与存货台账进行核对，对于盘盈、盘亏的存货，应及时查明原因并进行处理。3.发出与核算存货发出应按照规定的流程进行审批，如销售发货需经过销售部门和财务部门审批。财务部门应根据存货发出的实际情况进行成本核算，确保存货成本计算准确。五、监督与检查（一）内部审计1.公司/组织应定期开展内部审计工作，对保管制度的执行情况进行全面审查。2.内部审计人员应检查各项保管记录是否完整、准确，保管措施是否有效执行，是否存在违规行为等。3.对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）定期检查1.各部门应定期对本部门的保管工作进行自查，确保保管制度在本部门得到有效落实。2.公司/组织应组织相关人员对重点保管区域和重要物品、信息、资产进行定期检查，检查内容包括保管环境、存储状况、使用记录等。3.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，明确整改责任人和整改期限，督促相关部门进行整改。六、责任追究（一）违规行为界定1.未按照规定的保管流程进行操作，导致物品、信息或资产丢失、损坏、泄露的。2.擅自挪用、转借、处置保管的物品、信息或资产，未经过合法审批程序的。3.因保管不善，造成公司/组织经济损失或声誉损害的。4.违反信息安全规定，导致信息泄露或遭受网络攻击的。5.其他违反保管制度的行为。（二）责任追究方式1.对于轻微违规行为，给予警告、批评教育等处理，并要求责任人及时整改。2.对于造成一定损失或影响的违规行为，给予相应的经济处罚，如扣发奖金、工资等，并责令责任人采取措施挽回损失。3.对于严重违规行为，导致重大损失或恶劣影响的，