档案室封存制度规范

PAGE档案室封存制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的安全与完整，规范档案封存工作，特制定本制度。本制度旨在明确档案封存的范围、条件、程序以及管理要求，保障公司档案信息的保密性、真实性和可用性，为公司的决策、运营和发展提供可靠的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.安全保密原则：档案封存应确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，采取必要的安全保密措施，防止档案受到未经授权的访问、使用或破坏。2.依法依规原则：档案封存工作必须符合国家法律法规和行业标准的要求，严格按照规定的程序和方法进行操作。3.科学管理原则：运用科学的管理方法和技术手段，对封存档案进行分类、编号、存储和检索，提高档案管理的效率和质量。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，应充分考虑档案利用的需求，制定合理的利用流程和审批制度，方便公司内部各部门及相关人员在需要时能够及时查阅和使用档案。二、档案封存的范围与条件（一）封存范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案：根据国家有关档案保管期限的规定，对已到保管期限的档案进行鉴定，确认无继续保存价值的，应予以封存。2.涉及商业秘密、技术秘密、个人隐私等需要保密的档案：对于公司在经营活动中形成的涉及商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，在规定的保密期限内，应进行封存管理，防止信息泄露。3.特定历史时期或重大事件形成的具有特殊意义的档案：对于反映公司特定历史时期或重大事件的档案，为了完整记录公司发展历程，应进行封存保存，以便后续研究和查阅。4.其他需要封存的档案：根据公司实际情况和档案管理工作的需要，经公司档案管理部门审核批准，认为需要封存的其他档案。（二）封存条件1.档案整理完毕：拟封存的档案应经过系统的整理，包括分类、编号、编目等，确保档案内容完整、条理清晰，便于后续的封存和管理。2.档案质量符合要求：档案的书写材料、载体形式等应符合国家有关标准和公司档案管理的规定，字迹清晰、图像完整、载体无损坏。3.审批手续齐全：档案封存前，应按照公司规定的审批流程，由档案形成部门或相关业务部门提出申请，经档案管理部门审核，报公司领导批准后方可进行封存。三、档案封存的程序（一）申请1.提出申请：档案形成部门或相关业务部门根据档案封存的范围和条件，填写《档案封存申请表》，详细说明拟封存档案的名称、数量、形成时间、保管期限、封存原因等信息，并提交至档案管理部门。2.部门负责人审核：档案形成部门负责人对申请封存的档案进行审核，确认档案内容真实、整理规范、符合封存条件后，在《档案封存申请表》上签署意见并加盖部门公章。（二）审核1.档案管理部门初审：档案管理部门收到《档案封存申请表》后，对申请材料进行初审，重点审核档案的完整性、准确性、整理质量以及是否符合封存范围和条件。如发现问题，应及时与档案形成部门沟通，要求补充或更正相关材料。2.专业人员审核：对于涉及重要业务或敏感信息的档案，档案管理部门可组织相关专业人员进行审核，如法律合规人员、技术专家等，从不同角度对档案进行评估，确保封存档案的安全性和合规性。3.领导审批：初审通过后，档案管理部门将《档案封存申请表》及相关材料报公司领导审批。公司领导根据档案管理部门的审核意见和公司实际情况，做出是否批准封存的决定。（三）封存1.确定封存方式：经批准封存的档案，档案管理部门应根据档案的性质、数量、保管期限等因素，确定合适的封存方式。常见的封存方式包括纸质档案的专柜封存、电子档案的存储介质封存等。2.编制封存清单：在封存档案前，档案管理部门应编制《档案封存清单》，详细记录封存档案的名称、数量、起止编号、保管期限、封存日期等信息。清单一式两份，一份随档案一同封存，另一份由档案管理部门留存。3.实施封存操作：按照确定的封存方式，对档案进行封存。对于纸质档案，应将档案装入专用的档案盒或档案袋，密封后贴上封条，并在封条上加盖档案管理部门公章；对于电子档案，应将存储介质进行加密处理，存储在专用的存储设备中，并贴上标签注明相关信息，然后将存储设备密封保存。4.存放封存档案：将封存好的档案存放在专门的档案室或存储场所，确保存放环境安全、干燥、通风，防止档案受到损坏或变质。（四）登记档案管理部门对封存档案进行详细登记，建立《档案封存登记簿》，记录档案封存的申请日期、批准日期、封存日期、档案名称、数量、保管期限、封存方式等信息，以便对封存档案进行跟踪管理。四、档案封存的管理（一）保管环境要求1.温度与湿度控制：档案室应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，确保档案纸张、字迹、图像等不受温湿度变化的影响。2.防火、防潮、防虫、防鼠：档案室应安装防火、防潮、防虫、防鼠设施，如火灾自动报警系统、灭火器、除湿机、防虫药品、防鼠板等，定期检查维护，确保档案存储环境安全。3.防盗与监控：档案室应设置防盗门窗，安装监控设备，确保档案存储场所24小时处于监控状态，防止档案被盗或被破坏。（二）定期检查1.检查周期：档案管理部门应定期对封存档案进行检查，一般每年不少于一次。对于重要或特殊的档案，应增加检查频次。2.检查内容：检查内容包括档案封存状态是否完好，封条是否intact，存储环境是否符合要求，档案是否有损坏、变质、丢失等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录检查结果。3.检查记录：每次检查应填写《档案封存检查记录表》，详细记录检查日期、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等信息，并存档备查。（三）借阅与利用1.借阅申请：公司内部各部门及相关人员因工作需要查阅封存档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅用途、借阅期限等信息，并提交至档案管理部门。2.审批流程：档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，按照公司规定的审批流程进行审核。一般情况下，借阅期限不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。经档案管理部门负责人和公司领导批准后，方可办理借阅手续。3.借阅登记：档案管理部门对批准借阅的档案进行登记，记录借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、归还日期等信息，并开具《档案借阅凭证》。借阅人凭《档案借阅凭证》到档案室借阅档案。4.借阅限制：借阅人应严格遵守档案借阅规定，不得擅自将档案带出档案室，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行复印。复印后的档案复印件应与原件核对无误后，加盖档案管理部门公章。5.归还档案：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。档案管理部门在收到归还的档案后，应认真检查档案是否完整无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人的责任。同时，在《档案借阅登记簿》上注明档案归还日期，并注销《档案借阅凭证》。（四）保密管理1.保密教育：档案管理部门应对接触封存档案的人员进行保密教育，使其了解档案保密的重要性和相关法律法规，掌握保密知识和技能，增强保密意识。2.保密措施：接触封存档案的人员应严格遵守保密制度，签订保密协议，不得泄露档案内容。在借阅、使用档案过程中，应采取必要的保密措施，如限制接触范围、使用专用设备等，防止档案信息泄露。3.监督检查：档案管理部门应加强对保密制度执行情况的监督检查，发现问题及时纠正，并对违反保密制度的行为进行严肃处理。五、档案封存的解除（一）解除条件1.保管期限届满：对于因保管期限届满而封存的档案，在经过鉴定后，确无继续保存价值的，可按照规定的程序进行销毁或解除封存；如有继续保存价值的，应重新确定保管期限，并进行相应的管理。2.保密期限届满：对于因涉及商业秘密、技术秘密、个人隐私等需要保密而封存的档案，在保密期限届满后，经公司相关部门审核批准，可解除封存。3.特殊情况需要提前解除：在特殊情况下，如公司重大决策、法律诉讼、审计检查等需要查阅已封存档案的，经公司领导批准，可提前解除封存。（二）申请与审批1.提出申请：档案形成部门或相关业务部门根据档案封存解除的条件，填写《档案封存解除申请表》，详细说明拟解除封存档案的名称、数量、封存日期、解除原因等信息，并提交至档案管理部门。2.部门负责人审核：档案形成部门负责人对申请解除封存的档案进行审核，确认解除原因合理、档案状态正常后，在《档案封存解除申请表》上签署意见并加盖部门公章。3.档案管理部门审核：档案管理部门收到《档案封存解除申请表》后，对申请材料进行审核，重点审核解除原因是否符合规定、档案是否具备解除封存的条件。如发现问题，应及时与档案形成部门沟通，要求补充或更正相关材料。4.领导审批：审核通过后，档案管理部门将《档案封存解除申请表》及相关材料报公司领导审批。公司领导根据档案管理部门的审核意见和公司实际情况，做出是否批准解除封存的决定。（三）解除操作1.核对档案：经批准解除封存的档案，档案管理部门应与《档案封存清单》进行核对，确保档案数量、名称、编号等信息一致。2.拆除封存标识：按照规定的程序，拆除档案上的封存标识，如封条、标签等。3.恢复档案利用：解除封存后的档案恢复正常的档案管理流程，可按照公司档案利用规定进行查阅、借阅等操作。（四）登记与备案1.登记：档案管理部门对解除封存的档案进行详细登记，更新《档案封存登记簿》和《档案管理系统》中的相关信息，记录档案解除