个人信息规范制度

PAGE个人信息规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织对个人信息的收集、存储、使用、共享、转让、公开披露等处理活动，保护个人信息主体的合法权益，确保公司/组织在个人信息处理过程中遵循法律法规及行业标准，维护公司/组织的良好形象和声誉。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及个人信息处理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于员工、合作伙伴、供应商、客户等在业务活动中接触到个人信息的相关主体。（三）基本原则1.合法原则公司/组织处理个人信息应当符合法律法规的规定，不得违反法律、行政法规的强制性规定处理个人信息。2.正当原则处理个人信息应当具有明确、合理的目的，并与处理目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式。3.必要原则处理个人信息应当为实现处理目的所必需，不得过度收集个人信息。4.诚信原则公司/组织应当以诚实信用的方式处理个人信息，不得隐瞒或欺骗个人信息主体。5.公开透明原则公司/组织应当制定个人信息处理规则，并以清晰、易懂的方式向个人信息主体公开，告知其处理个人信息的目的、方式、范围等相关事项。6.安全保障原则公司/组织应当采取必要的安全技术和管理措施，保障个人信息的安全，防止个人信息泄露、篡改、丢失等安全事件的发生。二、个人信息的定义与范围（一）定义个人信息是指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息。（二）范围1.基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。2.身份信息：如职业、职务、学历、学位、工作经历等。3.生物识别信息：指纹、面部识别信息、虹膜识别信息等。4.健康与医疗信息：病历、体检报告、疾病诊断信息等。5.金融账户信息：银行卡号、账户余额、交易记录等。6.行踪轨迹信息：出行记录、定位信息等。7.其他信息：根据法律法规及行业标准认定的其他个人信息。三、个人信息的收集（一）收集原则1.公司/组织应当在合法、正当、必要的前提下收集个人信息，不得强迫个人信息主体提供其不愿意提供的个人信息。2.收集个人信息应当明确告知个人信息主体收集的目的、方式、范围以及使用规则等相关事项，并获得个人信息主体的明确同意。（二）收集方式1.直接收集通过公司/组织的网站、移动应用程序、线下表单等渠道直接收集个人信息主体填写的信息。在与个人信息主体签订合同、协议或办理业务时，收集必要的个人信息。2.间接收集从合法拥有个人信息的第三方处获取个人信息，但应当确保第三方已获得个人信息主体的合法授权，并要求第三方提供相关授权证明。在法律法规允许的情况下，通过公开渠道收集个人信息主体已公开的信息，但不得违反个人信息主体的隐私设置或相关法律法规的禁止性规定。（三）收集告知1.在收集个人信息前，应当以显著、清晰、易懂的方式向个人信息主体告知以下内容：公司/组织的名称、联系方式。收集个人信息的目的、方式、范围。个人信息的使用规则，包括是否会共享、转让、公开披露个人信息以及共享、转让、公开披露的对象和范围。个人信息主体的权利，如查询权、更正权、删除权等。投诉、举报渠道。2.告知方式可以采用以下形式：在公司/组织的网站首页显著位置设置个人信息保护声明，并提供链接至详细的个人信息收集规则页面。在移动应用程序首次启动时弹出个人信息收集提示框，明确告知相关事项。在与个人信息主体签订的合同、协议中以专门条款的形式详细说明个人信息收集相关内容。在收集个人信息的表单页面上方或旁边，以清晰易懂的文字说明收集目的、方式、范围等事项。（四）特殊情况下的收集1.在以下特殊情况下，公司/组织可以在未获得个人信息主体明确同意的情况下收集个人信息，但应当符合法律法规的规定，并在事后及时告知个人信息主体并获得其追认（如无法及时告知或获得追认的，应当记录相关情况及原因）：为履行法定职责或者法定义务所必需。为应对突发公共卫生事件，或者紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需。为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理的范围内处理个人信息。依照法律规定在合理的范围内处理已公开的个人信息。法律、行政法规规定的其他情形。四、个人信息的存储（一）存储方式1.公司/组织应当根据个人信息的类型、敏感程度、存储期限等因素，选择安全可靠的存储方式，包括但不限于物理存储设备（如服务器、硬盘等）、云存储服务等。2.对于敏感个人信息，应当采取加密存储等额外的安全措施，确保信息在存储过程中的保密性、完整性和可用性。（二）存储期限1.公司/组织应当根据处理个人信息的目的，确定合理的存储期限，并在存储期限届满后及时删除或匿名化处理个人信息。2.在确定存储期限时，应当考虑以下因素：法律法规的规定。个人信息主体的授权或同意。业务需要及与个人信息主体的约定。为实现处理目的所必需的最短时间。（三）存储安全管理1.建立健全存储安全管理制度，明确存储设备的管理、维护、访问权限等要求，确保存储环境的安全稳定。2.定期对存储设备进行备份，并将备份数据存储在不同的地理位置，以防止数据丢失。3.对存储设备的访问进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问存储的个人信息，并记录所有访问操作。4.定期对存储的个人信息进行安全检查和风险评估，及时发现并处理潜在的安全隐患。五、个人信息的使用（一）使用原则1.公司/组织应当按照收集时告知个人信息主体的目的使用个人信息，不得超出目的范围使用个人信息。2.在使用个人信息过程中，应当遵循合法、正当、必要的原则，确保个人信息的使用符合法律法规及行业标准，不得损害个人信息主体的合法权益。（二）使用方式1.内部使用将个人信息用于公司/组织内部的业务运营、管理决策、客户服务等目的，如分析客户需求、优化产品或服务、进行市场调研等。在使用个人信息时，应当确保相关人员了解个人信息保护的要求和责任，严格按照规定的流程和权限进行操作。2.外部合作使用在与第三方合作伙伴开展业务合作时，如需向合作伙伴提供个人信息，应当确保合作伙伴已获得个人信息主体的合法授权，并与合作伙伴签订相关协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务，要求合作伙伴按照公司/组织的要求和法律法规的规定处理个人信息。对合作伙伴使用个人信息的情况进行监督和管理，定期评估合作伙伴的个人信息保护措施和能力，确保合作伙伴妥善处理个人信息。（三）使用记录1.建立个人信息使用记录制度，详细记录个人信息的使用目的、使用时间、使用人员、使用范围等信息。2.使用记录应当保存一定期限，以便在需要时能够追溯个人信息的使用情况，同时便于接受监管部门的检查和个人信息主体的查询。六、个人信息的共享（一）共享原则1.公司/组织应当在合法、正当、必要的前提下共享个人信息，不得随意共享个人信息。2.共享个人信息应当获得个人信息主体的明确同意，但在法律法规允许的特殊情况下除外（如为履行法定职责或者法定义务所必需等）。（二）共享范围1.与公司/组织内部的其他部门共享个人信息，以实现公司/组织整体的业务目标，但应当确保共享的必要性，并对共享的个人信息进行严格的管理和保护。2.与第三方合作伙伴共享个人信息，如供应商、服务提供商、营销合作伙伴等，共享的目的应当是为了实现特定的业务合作，且共享的个人信息应当与合作目的直接相关。3.在法律法规允许的情况下，与政府部门、监管机构等共享个人信息，以履行法定职责或配合监管要求，但应当确保共享行为符合法律法规的规定，并对共享的个人信息进行严格的保密和管理。（三）共享告知1.在共享个人信息前，应当向个人信息主体明确告知共享的目的、共享的对象、共享的个人信息类型等相关事项，并获得个人信息主体的明确同意。2.告知方式可以参照个人信息收集告知的方式进行，确保个人信息主体能够清晰了解共享的情况。（四）共享协议1.公司/组织与第三方合作伙伴共享个人信息时，应当签订书面的共享协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务，包括但不限于个人信息的保护责任、安全措施要求、保密义务、违约责任等。2.共享协议应当符合法律法规及行业标准的要求，确保第三方合作伙伴能够按照公司/组织的要求和法律法规的规定处理个人信息。七、个人信息的转让（一）转让原则1.公司/组织原则上不得转让个人信息，但在发生合并、分立、收购、资产转让等情况时，可能涉及个人信息的转让。2.在转让个人信息前，应当确保个人信息主体的合法权益得到充分保护，并按照法律法规的规定履行相关告知和同意程序。（二）转让情形1.公司/组织发生合并、分立时，涉及个人信息的转让应当按照法律法规的规定进行，并确保个人信息主体的同意得到妥善处理。2.在公司/组织进行收购、资产转让等交易时，如果涉及个人信息的转让，应当在交易前对个人信息的处理情况进行全面评估，并与受让方协商确定个人信息的处理方式和保护责任，确保个人信息主体的合法权益不受损害。（三）转让告知与同意1.在个人信息转让前，应当向个人信息主体明确告知转让的原因、转让的对象、转让后个人信息的处理方式等相关事项，并获得个人信息主体的明确同意。2.告知方式应当符合法律法规及行业标准的要求，确保个人信息主体能够充分了解转让的情况，并做出自主的决定。（四）受让方责任1.受让方应当按照法律法规及与公司/组织签订的数据转让协议的约定，承担个人信息保护的责任，确保个人信息的安全和合法使用。2.公司/组织应当对受让方的个人信息保护能力进行评估，并在转让后对受让方的个人信息处理情况进行监督和管理，确保个人信息主体的合法权益得到持续保护。八、个人信息的公开披露（一）公开披露原则1.公司/组织应当严格控制个人信息的公开披露，不得随意公开披露个人信息。2.公开披露个人信息应当获得个人信息主体的明确同意，但在法律法规允许的特殊情况下除外（如为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理的范围内处理个人信息等）。（二）公开披露情形1.在法律法规允许的情况下，为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理的范围内公开披露个人信息。2.根据司法机关的裁判、行政机关的决定等要求，依法公开披露个人信息。3.经个人信息主体明确同意后，公开披露个人信息。（三）公开披露告知与同意1.在公开披露个人信息前，应当向个人信息主体明确告知公开披露的目的、公开披露的内容、公开披露的对象等相关事项，并获得个人信息主体的明确同意。2.告知方式应当符合法律法规及行业标准的要求，确保个人信息主体能够充分了解公开披露的情况，并做出自主的决定。（四）公开披露安全措施1.在公开披露个人信息时，应当采取必要的安全措施，确保公开披露的个人信息不会被不当利用或泄露。2.对公开披露的个人信息进行严格的审核和管理，确保公开披露的内容符合法律法规及行业标准的要求，不涉及个人信息主体的敏感信息或隐私信息。九、个人信息主体的权利保护（一）查询权1.个人信息主体有权向公司/组织查询其个人信息的处理情况，包括收集的目的、方式、范围、存储期限、共享情况、转让情况、公开披露情况等。2.公司/组织应当在收到个人信息主体的查询请求后及时予以答复，并提供准确、完整的信息。查询答复的期限应当符合法律法规的规定，一般情况下不得超过[X]个工作日。（二）更正权1.个人信息主体发现其个人信息存在错误或不完整的，可以向公司/组织提出更正请求。2.公司/组织应当对个人信息主体提出的更正请求进行核实，并在核实后及时更正相关个人信息。更正后的个人信息应当及时通知与该个人信息相关的其他部门或第三方合作伙伴。（三）删除权1.在符合法律法规规定的情况下，个人信息主体有权要求公司/组织删除其个人信息。2.公司/组织应当在收到个人信息主体的删除请求后及时进行处理，并确保删除个人信息的所有副本和记录。删除个人信息的期限应当符合法律法规的规定，一般情况下不得超过[X]个工作日。（四）撤回同意权1.个人信息主体有权撤回其对公司/组织处理个人信息的同意，但撤回同意不影响撤回前基于同意已进行的个人信息处理活动的合法性。2.公司/组织应当在收到个人信息主体的撤回同意请求后及时停止相关个人信息的处理活动，但应当按照法律法规的规定对已处理的个人信息进行妥善保存或处理。（五）投诉、举报权1.个人信息主体认为公司/组织在个人信息处理过程中侵犯其合法权益的，可以向公司/组织提出投诉或向相关监管部门进行举报。2.公司/组织应当建立健全投诉、举报处理机制，及时受理个人信息主体的投诉、举报，并在规定的期限内给予答复。对投诉、举报事项应当进行调查核实，如发现存在违法违规行为，应当及时采取措施进行整改，并依法承担相应的法律责任。十、培训与宣传（一）培训1.定期组织公司/组织内涉及个人信息处理的人员参加个人信息保护培训，提高员工的个人信息保护意识和业务能力。2.培训内容应当包括法律法规、行业标准、公司/组织的个人信息规范制度等方面的知识，以及个人信息处理的实际操作技能和案例分析。3.培训方式可以采用内部培训课程、线上学习平台、邀请专家讲座等多种形式，确保培训效果的有效性和持续性。（二）宣传1.通过公司/组织的内部宣传渠道（如内部刊物、公告栏、邮件等）、外部宣传渠道（如公司/组织网站首页、社交媒体平台等），广泛宣传公司/组织的个人信息规范制度和个人信息保护理念，提高员