电子报管理制度规范

PAGE电子报管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司电子报的管理，规范电子报的制作、发布、存档等流程，确保电子报内容准确、及时、有效，充分发挥电子报在公司内部沟通、信息传递、文化建设等方面的作用，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部发行的所有电子报，包括但不限于定期出版的周刊、月刊、季刊等，以及因特定主题或事件发布的临时性电子报。（三）基本原则1.合法性原则：电子报的制作与发布必须符合国家法律法规及相关行业标准，不得含有违法、违规、有害或侵犯他人权益的内容。2.准确性原则：电子报所传达的信息应真实、准确、客观，避免虚假、误导性信息。3.及时性原则：按照预定的时间周期及时制作和发布电子报，确保信息的时效性。4.规范性原则：电子报的格式、排版、内容结构等应保持相对稳定和规范，便于读者阅读和理解。5.保密性原则：对于涉及公司机密信息、商业秘密等内容，应严格按照公司保密制度进行处理，确保信息安全。二、职责分工（一）主办部门1.负责电子报整体规划，包括确定主题、栏目设置、内容框架等。2.组织稿件撰写、收集、审核等工作，确保稿件质量符合要求。3.协调各部门提供相关信息和素材，保障电子报内容的丰富性和全面性。4.负责电子报的排版设计，确保版面美观、易读。5.按照规定的时间节点完成电子报的制作，并提交审核。（二）编辑团队1.对收集到的稿件进行编辑、校对，纠正语法错误、文字表述不当等问题，确保内容通顺、准确。2.根据电子报的整体风格和要求，对稿件进行必要的润色和优化，提升稿件质量。3.协助主办部门进行内容审核，提出修改意见和建议。（三）审核部门1.对电子报的内容进行全面审核，重点审查信息的准确性、合法性、合规性以及是否符合公司政策和文化。2.检查稿件是否存在敏感信息、不当言论等，确保电子报不引发任何潜在风险。3.根据审核结果，提出修改意见或批准发布，对不符合要求的电子报退回主办部门重新制作。（四）发布部门1.负责将审核通过的电子报按照预定的方式和渠道进行发布，确保员工能够及时、便捷地获取。2.记录电子报的发布情况，包括发布时间、发布渠道、阅读量等数据，并定期进行统计和分析。（五）存档部门1.负责电子报的存档工作，按照规定的格式和存储介质进行保存，确保电子报的完整性和可追溯性。2.建立电子报存档目录，便于查询和检索历史电子报资料。三、制作流程（一）选题策划1.主办部门定期召开选题策划会议，结合公司业务重点、阶段性工作目标、行业动态以及员工关注热点等因素，确定电子报的主题和大致内容框架。2.根据选题，制定详细的编辑计划，明确各栏目负责人、稿件征集时间节点、排版要求等。（二）稿件征集1.主办部门通过内部邮件、即时通讯工具、工作群公告等方式向各部门发布稿件征集通知，明确稿件主题、内容要求、字数限制、截止日期等信息。2.鼓励员工积极投稿，稿件类型可包括新闻资讯、工作经验分享、技术文章、企业文化活动报道、员工风采展示等。3.各部门指定专人负责收集本部门员工的稿件，并在截止日期前统一提交给主办部门。（三）稿件审核1.编辑团队对收集到的稿件进行初步筛选，剔除不符合主题或质量明显不高的稿件。2.将筛选后的稿件分发给相关审核人员进行审核，审核人员应在规定时间内完成审核工作，并填写审核意见。3.对于审核通过的稿件，编辑团队进行编辑、校对和排版；对于审核不通过的稿件，主办部门应及时与作者沟通，说明原因并要求其修改，修改后的稿件重新提交审核。（四）排版设计1.根据电子报的内容和风格，选择合适的排版模板和设计元素，确保版面布局合理、美观大方。2.合理安排文字、图片、图表等元素的位置和比例，避免版面过于拥挤或空洞。3.对标题、正文、图片说明等进行统一的字体、字号、颜色设置，保持整体风格一致，并注重易读性。（五）终审发布1.审核部门对排版后的电子报进行终审，重点检查内容是否完整、准确，格式是否规范，是否存在遗漏或错误信息。2.终审通过后，发布部门按照预定的发布计划，将电子报发送至公司内部指定的邮箱、工作群或其他发布平台。四、内容要求（一）主题明确电子报应围绕确定的主题展开内容，各栏目之间应保持逻辑连贯，避免内容过于分散或主题不突出。（二）内容真实所发布的信息必须基于事实，不得编造、夸大或歪曲事实。对于涉及公司重要决策、业务进展、项目成果等内容，应确保信息来源可靠，表述准确无误。（三）积极正面弘扬公司企业文化、价值观和正能量，宣传公司先进事迹、优秀员工榜样等，营造积极向上的工作氛围。避免传播负面、消极或不利于公司形象的信息。（四）语言规范使用规范的汉字、标点符号和语法，避免出现错别字、语病和生僻词汇。语言表达应简洁明了、通俗易懂，避免过于晦涩难懂或冗长复杂的表述。（五）图文并茂适当插入与内容相关的高质量图片、图表等元素，增强电子报的视觉效果和可读性。图片应清晰、真实，图表应准确、直观，能够辅助文字更好地传达信息。五、发布与阅读管理（一）发布渠道1.根据公司实际情况和员工获取信息的习惯，确定电子报的主要发布渠道，如公司内部电子邮箱、企业微信公众号、专门的电子报阅读平台等。2.定期维护发布渠道，确保其稳定性和可靠性，避免因技术故障或网络问题导致电子报无法正常发布或员工无法及时阅读。（二）发布时间按照预定的时间周期准时发布电子报，如周刊每周[具体日期]发布，月刊每月[具体日期]发布等。如遇特殊情况需要调整发布时间，主办部门应提前通知相关人员。（三）阅读要求1.鼓励员工积极阅读电子报，及时了解公司动态和各类信息。各部门应引导员工养成定期阅读电子报的习惯，并将其纳入部门内部沟通和信息传达的重要环节。2.对于涉及公司机密或敏感信息的电子报，应严格按照公司保密规定进行阅读和管理，仅限授权人员访问。（四）反馈与互动1.建立电子报反馈机制，鼓励员工对电子报的内容、形式、排版等方面提出意见和建议。员工可通过电子邮件、内部反馈渠道等方式向主办部门反馈问题。2.主办部门应定期收集员工反馈，对合理的建议进行整理和分析，并根据实际情况对电子报进行优化和改进。3.视情况开展与电子报相关的互动活动，如征文比赛、读者投票、线上讨论等，增强员工的参与度和对电子报的关注度。六、存档与保密管理（一）存档方式1.采用电子存储和纸质备份相结合的方式对电子报进行存档。电子存储应按照年份、月份、期号等建立清晰的文件夹结构，将每期电子报保存为独立的文件，格式可选用常见的文档格式（如PDF、DOCX等）。2.纸质备份应选择质量较好的纸张进行打印，确保内容清晰可读。打印后的电子报应按照顺序装订成册，并在封面注明年份、月份、期号等信息，存放在专门的档案柜中。（二）存档期限电子报存档期限为[X]年，以便于查阅历史资料和进行数据统计分析。超过存档期限的电子报，经相关负责人审批后可进行销毁处理。（三）保密措施1.对于涉及公司机密信息、商业秘密、技术秘密等内容的电子报，应严格按照公司保密制度进行加密存储和传输。2.明确电子报的保密级别和访问权限，仅限经过授权的人员能够查阅和处理相关电子报。3.在电子报制作、审核、发布、存档等过程中，工作人员应严格遵守保密规定，不得私自传播或泄露电子报中的敏感信息。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对电子报的制作、发布、存档等工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查电子报的内容质量、发布时间、格式规范、保密措施等方面是否符合本制度要求，及时发现问题并督促相关部门进行整改。（二）考核办法1.将电子报相关工作纳入部门和个人绩效考核体系，对表现优秀的部门和个人给予适当奖励，如绩效加分、荣誉证书等。2.对于未按照本制度要求完成电子报工作的部门或个人，视情节轻重给予相应的处罚，如绩效扣分、通报批评等。处罚措施应与造成的影响和后果相匹