不规范采购管理制度

PAGE不规范采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，保障所有供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.使用部门需求：各使用部门根据工作需要，定期或不定期提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.需求审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，需提交上级领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门汇总：采购部门收到经审核的《采购申请表》后，进行汇总整理，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划审核：采购计划应提交采购部门负责人审核，确保采购计划符合公司实际需求和预算安排。对于涉及重大资金支出的采购计划，需报财务部门和公司管理层审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从数据库中筛选出潜在供应商，并进行初步评估。2.供应商实地考察：对于重要采购项目，采购部门应组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、售后服务等情况。3.供应商评估与选择：采购部门根据考察结果和评估标准，对潜在供应商进行综合评估，选择合适的供应商。评估标准可包括供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。4.供应商合作协议签订：采购部门与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（四）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据合作协议，起草采购合同。合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。2.合同审核：采购合同初稿完成后，应提交法律部门或专业法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。审核通过后的合同报公司管理层审批。3.合同签订：经审批后的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等，以便各部门履行各自职责。（五）采购执行与跟踪1.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的详细要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购进度跟踪：采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。对于出现的问题，应及时采取措施解决，如调整交货期、更换供应商等。3.到货验收：采购物品或服务到货后，使用部门应按照合同要求进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面。验收合格后，使用部门应填写《验收单》，并签字确认。如验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。（六）采购付款1.付款申请：采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，附上相关凭证，如发票、验收单等，提交财务部门审核。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性和准确性，以及发票等凭证的合规性。审核通过后，报公司管理层审批。3.付款执行：经审批后的付款申请，由财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款后，财务部门应及时登记入账，并将付款情况反馈给采购部门。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.风险评估：采购部门根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的采购项目，应采取风险规避措施，如放弃采购或选择其他替代方案。2.风险降低：对于可控制的风险，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款、增加保险等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、签订免责条款等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险且对公司影响较小的采购项目，可采取风险接受措施，在做好风险监控的前提下，继续开展采购活动。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。风险监控可通过数据分析、供应商反馈、内部审计等方式进行。2.风险预警：采购部门应设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。采购部门应根据预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否规范、采购行为是否合规、采购文件是否齐全等。内部审计：公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计结果应及时反馈给公司管理层，并提出改进建议。（二）外部监督1.法律法规监督：采购活动应接受国家法律法规的监督，确保采购行为符合法律法规要求。2.行业监管：采购活动应接受相关行业监管部门的监督，如行业协会、政府主管部门等。采购部门应积极配合行业监管部门的工作，及时整改存在的问题。五、采购人员管理（一）人员资质要求1.专业知识与技能：采购人员应具备相关的专业知识和技能，如采购管理、供应链管理财务知识、法律法规等。2.职业道德：采购人员应具备良好的职业道德，诚实守信、廉洁奉公、保守公司机密。（二）培训与发展1.定期培训：采购部门应定期组织采购人员参加培训，不断提升其专业知识和技能水平。培训内容可包括采购流程、供应商管理、谈判技巧、法律法规等方面。2.职业发展规划：公司应为采购人员制定职业发展规划，提供晋升机会和发展空间，激励采购人员不断提高工作能力和业绩。（三）绩效考核1.考核指标设定：采购部门应根据采购人员的工作职责和目标，设定绩效考核指标，如采购成本控制、采购质量保证、采购进度完成率、供应商满意度等。2.考核方式与周期：绩效考核可采用定量与定性相结合的方式，定期对采购人员进行考核。考核周期可根据公司实际情况确定，如月度、季度或年度考核。3.考核结果应用：采购部门应根据绩效考核结果，对采购人员进行奖惩。对于表现优秀的采