印章使用制度规范

PAGE印章使用制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司印章的使用管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，以及公司全体员工。3.印章种类公司印章主要包括：公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章、业务专用章等。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规和相关规定进行，由行政部门统一办理。申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并经相关部门负责人和公司领导审批。行政部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。2.印章启用新刻制的印章启用前，行政部门应进行登记备案，填写《印章启用登记表》，注明印章名称、启用日期、保管人等信息。印章启用时，应在公司内部进行公示，告知全体员工印章的启用时间、用途和保管人等信息。三、印章的保管1.保管原则公司印章应实行专人保管制度，确保印章安全。印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章使用制度。2.保管职责公章、法定代表人章由公司办公室主任保管；财务专用章由财务部门负责人保管；合同专用章由合同管理部门负责人保管；部门章、业务专用章由各部门指定专人保管。印章保管人应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人使用。如因特殊原因需要临时委托他人保管印章时，必须经印章保管人所在部门负责人批准，并办理书面委托手续。印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。3.保管环境印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并加锁保管。印章保管场所应保持干燥、通风，防止印章受潮、生锈或损坏。四、印章的使用1.使用原则公司印章的使用必须严格按照规定的程序和权限进行，未经批准不得擅自使用。印章使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保印章使用的合法性、真实性和有效性。2.使用范围公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；公司内部的重要文件、报告、通知等的发布；公司证照、资质证书等的盖章。法定代表人章：用于公司法定代表人签署的文件、信函、合同、协议等。财务专用章：用于公司财务收支、结算、票据等业务的盖章。合同专用章：用于公司签订的各类合同、协议等的盖章。部门章：用于各部门内部的文件、报告、通知等的盖章；部门对外的业务联系函、介绍信等的盖章。业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、报告、通知等的盖章；业务对外的联系函、介绍信等的盖章。3.使用流程申请：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细注明使用日期、印章名称、使用部门、使用事项、文件名称及编号、份数、拟用印位置等信息，并经相关部门负责人和公司领导审批。审核：印章保管人应对《印章使用申请表》进行审核，确认申请事项是否符合印章使用规定和审批权限，申请文件是否齐全、真实、有效。用印：审核通过后，印章保管人应在指定位置加盖印章，并进行登记。登记内容包括印章名称、使用日期、使用部门、使用事项、文件名称及编号、份数、用印人等信息。盖章：用印时，印章保管人应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。盖章后，应将印章立即收回保管。4.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印章，但无法及时办理审批手续时，使用部门应先电话请示公司领导同意后，方可使用印章。使用后，应及时补办审批手续，并在《印章使用申请表》上注明“紧急使用”字样。如因印章损坏或遗失需要使用临时印章时，必须经公司领导批准，并按照印章刻制和启用的规定办理临时印章的刻制和启用手续。临时印章使用完毕后，应及时收回销毁。五、印章的停用与销毁1.停用条件公司印章因机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。印章停用前，应进行全面清理，确保所有使用记录完整、准确。2.停用流程印章保管人应填写《印章停用申请表》，详细注明印章名称、停用原因、停用日期等信息，并经相关部门负责人和公司领导审批。审批通过后，行政部门应发布印章停用通知，告知全体员工印章停用的时间、原因和后续处理措施。3.销毁流程印章停用后，应及时进行销毁。销毁印章时，必须由行政部门会同审计部门、法务部门等相关人员共同进行监督，并填写《印章销毁登记表》，详细注明印章名称、销毁日期、销毁方式、监销人等信息。印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁后的印章应妥善保存销毁记录，以备查阅。六、监督与检查1.监督机制公司设立印章使用监督小组，由公司办公室、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对公司印章使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容印章使用制度的执行情况，包括审批程序、登记记录、保管情况等。印章使用的合法性、真实性和有效性，是否存在违规使用印章的情况。印章保管环境的安全性，是否存在印章被盗、丢失或损坏的情况。3.问题处理监督小组在检查过程中如发现问题，应及时发出整改通知，要求相关部门和人员限期整改。对违反印章使用制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。对因违规使用印章给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律