规范电子会计凭证制度

PAGE规范电子会计凭证制度一、总则（一）目的为了规范公司电子会计凭证的管理，保证会计信息的真实、完整、准确、及时，提高财务管理效率，防范财务风险，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司在会计核算过程中涉及电子会计凭证的生成、取得、审核、存储、使用、归档等相关活动。（三）定义1.电子会计凭证：是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。2.电子会计档案：是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案，包括电子会计凭证、电子会计账簿、财务会计报告等。（四）基本原则1.合法性原则：电子会计凭证的管理应当符合国家法律法规和相关行业标准的规定。2.真实性原则：电子会计凭证应当真实、完整地反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。3.完整性原则：电子会计凭证的内容应当齐全，包括凭证的基本信息、经济业务内容、相关人员签字或盖章等。4.安全性原则：采取有效措施确保电子会计凭证的存储、传输和使用安全，防止数据丢失、篡改、泄露等风险。5.可追溯性原则：电子会计凭证应当具备可追溯性，能够通过电子信息系统查询其来源、去向及相关业务处理过程。二、电子会计凭证的生成与取得（一）电子会计凭证的生成1.公司在经济业务发生时，应当按照国家统一的会计制度规定，及时、准确地生成电子会计凭证。电子会计凭证应当具备规范的格式和内容，符合电子签名法等法律法规的要求。2.对于通过公司内部业务系统生成的电子会计凭证，应当确保系统的安全性和稳定性，防止数据被非法篡改。系统生成的电子会计凭证应当自动记录生成时间、操作人员等信息，并按照规定的格式和流程进行存储和传输。3.涉及电子发票开具的，应当按照税务部门的规定，通过增值税发票管理系统等合法合规的开票软件开具电子发票。开具的电子发票应当包含发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税额等必要内容，并具备电子签名。（二）电子会计凭证的取得1.公司从外部取得电子会计凭证时，应当确保凭证的真实性、合法性和完整性。对取得的电子会计凭证，应当进行严格的审核，核实凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证的格式、内容是否符合规定要求，电子签名是否有效等。2.对于通过网络平台、电子交易系统等渠道取得的电子会计凭证，应当要求提供方按照规定的格式和要求进行传输，并确保传输过程的安全可靠。公司应当及时对取得的电子会计凭证进行下载、存储，并做好备份工作。3.取得的电子会计凭证应当附有相关的原始凭证，如合同、协议、审批文件等，以证明经济业务的真实性和合法性。原始凭证应当与电子会计凭证一一对应，并按照规定的顺序进行整理和归档。三、电子会计凭证的审核（一）审核流程1.公司财务部门在收到电子会计凭证后，应当按照规定的审核流程进行审核。审核人员应当对凭证的真实性、合法性、完整性、准确性进行全面审查，并签署审核意见。2.对于金额较大、业务复杂或存在疑问的电子会计凭证，应当进行重点审核，并组织相关人员进行讨论和核实。审核过程中如发现问题，应当及时与相关部门或人员沟通，要求其作出解释或补充相关资料。3.审核通过的电子会计凭证应当加盖审核专用章或审核人员签名，并按照规定的流程进行后续处理。审核不通过的电子会计凭证，应当注明原因，并退回相关部门或人员进行重新处理。（二）审核要点1.真实性审核：核实电子会计凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否与实际业务情况相符。检查凭证的日期、金额、业务内容等是否与相关的原始凭证一致。2.合法性审核：审查电子会计凭证是否符合国家法律法规和相关行业标准的规定。检查凭证的格式、内容、电子签名等是否符合要求，是否经过合法的审批程序。3.完整性审核：确认电子会计凭证的内容是否齐全，是否包含必要的信息。检查凭证的附件是否完整，是否与凭证内容相互印证。4.准确性审核：核对电子会计凭证的金额计算是否准确，数据填写是否规范。检查凭证中的会计科目使用是否正确，是否符合公司的财务管理制度。四、电子会计凭证的存储（一）存储方式1.公司应当采用安全可靠的存储方式存储电子会计凭证，确保数据的完整性和可访问性。可以选择使用磁盘阵列、磁带库、云存储等存储设备，并定期进行数据备份。2.对于重要的电子会计凭证，应当采用多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地理位置。备份数据应当定期进行检查和恢复测试，以确保数据的可用性。3.电子会计凭证应当按照规定的分类方法进行存储，便于查找和管理。可以按照年度、月份、凭证类型等进行分类，并建立相应的索引和目录。（二）存储期限1.电子会计凭证的存储期限应当符合国家法律法规和相关行业标准的规定。一般情况下，电子会计凭证的存储期限为30年。2.对于涉及国家机密、商业秘密等重要信息的电子会计凭证，应当按照国家有关保密规定延长存储期限，并采取相应的保密措施。3.在存储期限届满后，应当按照规定的程序对电子会计凭证进行销毁。销毁前应当进行备份，并确保备份数据的安全性和完整性。（三）存储安全管理1.建立健全电子会计凭证存储安全管理制度，加强对存储设备的管理和维护。定期对存储设备进行检查、清理和维护，确保设备的正常运行。2.采取有效的安全防护措施，防止电子会计凭证数据被非法访问、篡改、泄露等。设置用户权限，对不同人员的访问权限进行严格控制，确保只有授权人员能够访问相关数据。3.加强对存储环境的安全管理,确保存储场所的防火、防潮、防虫、防盗等措施到位。安装必要的安全监控设备，对存储场所进行实时监控。五、电子会计凭证的使用（一）使用范围1.电子会计凭证应当按照国家统一的会计制度规定，作为记账的依据。在会计核算过程中，应当根据审核无误的电子会计凭证进行账务处理，确保会计信息的真实、准确、完整。2.电子会计凭证可以用于财务报表编制、税务申报、审计等相关工作。在使用电子会计凭证时，应当确保凭证的格式和内容符合相关要求，并按照规定的流程进行操作。（二）使用规范1.财务人员在使用电子会计凭证时，应当严格按照公司的财务管理制度和会计核算流程进行操作。不得擅自修改、删除电子会计凭证的数据，确保凭证的真实性和完整性。2.在进行账务处理时，应当将电子会计凭证与相关的原始凭证进行核对，确保两者一致。如发现不一致的情况，应当及时查明原因，并进行相应的处理。3.对于需要打印输出的电子会计凭证，应当按照规定的格式和要求进行打印，并确保打印内容清晰、完整。打印输出的电子会计凭证应当与电子存储的凭证内容一致，并按照规定的顺序进行装订和归档。六、电子会计凭证的归档（一）归档要求1.公司应当按照国家有关会计档案管理的规定，定期对电子会计凭证进行归档。归档的电子会计凭证应当符合规范的格式和内容要求，并与相关的纸质会计档案相互对应。2.电子会计凭证的归档应当按照年度、月份、凭证类型等进行分类整理，并建立相应的索引和目录。归档后的电子会计凭证应当存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行检查和维护。3.在归档电子会计凭证时，应当同时归档相关的电子会计档案管理系统操作记录，包括凭证的生成、取得、审核、存储、使用等环节的操作记录，以便于追溯和查询。（二）归档流程1.财务部门应当在每个会计年度结束后，及时将本年度的电子会计凭证进行整理和归档。整理过程中，应当对凭证进行分类、编号、装订等处理，并确保凭证的完整性和准确性。2.归档后的电子会计凭证应当移交公司档案管理部门进行集中管理。档案管理部门应当对接收的电子会计凭证进行验收，检查凭证的格式、内容、存储介质等是否符合要求，并办理交接手续。3.档案管理部门应当按照规定的存储方式和期限对电子会计凭证进行存储，并建立相应的档案管理制度。定期对电子会计凭证进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。七、监督与检查（一）内部监督1.公司应当建立健全电子会计凭证管理制度的内部监督机制，定期对电子会计凭证的生成、取得、审核、存储、使用、归档等环节进行检查和监督。2.财务部门应当加强对电子会计凭证管理工作的日常监督，确保凭证的管理符合规定要求。定期对电子会计凭证的审核情况、存储情况、使用情况等进行检查，发现问题及时整改。3.审计部门应当定期对电子会计凭证管理制度的执行情况进行审计，检查制度的有效性和合规性。对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部检查1.公司应当积极配合财政、税务、审计等外部部门的检查，如实提供电子会计凭证及相关资料。对于外部部门提出的问题和要求，应当及时进行整改和落实。