仪器管理规范制度

PAGE仪器管理规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司仪器设备的管理，确保仪器设备的正常运行，提高仪器设备的使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，同时确保仪器设备的使用符合相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司内所有仪器设备的管理，包括但不限于生产设备、检测设备、科研仪器、办公设备等。3.职责分工仪器管理部门负责制定和完善仪器设备管理制度，并监督制度的执行情况。负责仪器设备的选型、采购、验收、入库、编号、建档等工作。定期组织仪器设备的盘点、清查工作，确保仪器设备账实相符。负责仪器设备的维修、保养计划制定与实施，以及报废鉴定等工作。使用部门负责本部门仪器设备的日常使用、保管和维护，确保仪器设备的正常运行。配合仪器管理部门做好仪器设备的验收、盘点、清查等工作。按照规定填写仪器设备使用记录、维护记录等相关表格。及时向仪器管理部门反馈仪器设备的故障、损坏等情况，并提出维修、保养需求。财务部门负责仪器设备采购资金的预算安排和核算管理。参与仪器设备的验收工作，对仪器设备的采购价格进行审核。负责仪器设备折旧、报废等财务处理工作。质量部门负责对仪器设备的计量校准工作进行监督和管理，确保仪器设备的测量准确性符合要求。参与仪器设备的验收工作，对仪器设备的质量性能进行评估。对仪器设备的使用过程进行质量监督，防止因仪器设备问题影响产品质量。二、仪器设备的选型与采购1.选型原则根据公司业务需求和发展规划，选择技术先进、性能可靠、质量优良、操作简便、经济适用的仪器设备。优先选用具有良好售后服务和技术支持的品牌产品，确保仪器设备的正常运行和维护。考虑仪器设备的兼容性和扩展性，便于与现有设备及未来发展相衔接。2.采购流程需求申请：使用部门根据工作需要，填写《仪器设备采购申请表》，详细说明仪器设备的名称、型号、规格、数量、用途、技术要求、预算金额等信息，并提交至仪器管理部门。审核评估：仪器管理部门对采购申请进行审核，评估其必要性和合理性。同时，组织相关技术人员对仪器设备的技术性能、质量标准、价格等进行评估，提出审核意见。预算审批：财务部门对采购申请的预算进行审核，确保采购资金的合理安排。预算审批通过后，报公司领导审批。采购实施：经公司领导审批同意后，仪器管理部门按照公司采购管理制度的规定，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商进行采购。采购过程中，要严格按照合同约定执行，确保采购的仪器设备符合要求。验收交付：仪器设备到货后，仪器管理部门组织使用部门、质量部门等相关人员进行验收。验收内容包括仪器设备的数量、规格、型号、外观、技术性能、质量标准等。验收合格后，办理入库手续，并填写《仪器设备验收报告》。三、仪器设备的验收与入库1.验收准备仪器管理部门在仪器设备到货前，应做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案、准备验收工具和资料等。验收小组应由仪器管理部门、使用部门、质量部门等相关人员组成，明确各成员的职责分工。验收方案应包括验收依据、验收内容、验收方法、验收步骤、验收时间安排等。2.验收内容数量验收：核对仪器设备的到货数量与采购合同一致，检查随机附件、配件、工具等是否齐全。规格型号验收：检查仪器设备的规格型号是否与采购合同相符，铭牌标识是否清晰准确。外观验收：检查仪器设备的外观是否有损坏、变形、锈蚀等缺陷，表面涂层是否均匀、光洁。技术性能验收：按照仪器设备的技术说明书和操作规程，对仪器设备的各项技术性能指标进行测试和验证，确保其符合要求。质量验收：检查仪器设备的质量证明文件、合格证、保修卡等是否齐全，质量是否符合相关标准和规定。3.验收方法文件审查：查阅仪器设备的采购合同、技术说明书、质量证明文件等相关资料，核对其内容是否完整、准确。外观检查：通过目视、触摸、测量等方法，对仪器设备的外观进行检查，发现问题及时记录。功能测试：按照仪器设备的操作规程，对其各项功能进行逐一测试，检查是否正常运行。性能检测：使用专业检测工具和仪器，对仪器设备的技术性能指标进行检测，确保其符合要求。4.验收记录验收过程中，验收人员应认真填写《仪器设备验收报告》，详细记录验收情况，包括验收内容、验收结果、存在问题及整改意见等。验收报告应由验收小组成员签字确认。5.入库管理验收合格的仪器设备，由仪器管理部门办理入库手续，填写《仪器设备入库单》，注明仪器设备的名称、型号、规格、数量、入库日期等信息。同时，为仪器设备建立唯一的编号，并在仪器设备上粘贴标识牌。仪器设备入库后，应按照规定的存放地点和方式进行妥善保管，确保其安全完好。四、仪器设备的编号与建档1.编号规则仪器设备编号应遵循唯一性、系统性、实用性的原则，采用统一的编号方法进行编制。编号由设备类别代码、购置年份、流水号等部分组成，具体格式为：[设备类别代码][购置年份][流水号]。设备类别代码：根据仪器设备的功能和用途，按照公司制定的设备分类标准进行编码，如生产设备用“SC”表示，检测设备用“JC”表示，科研仪器用“KY”表示，办公设备用“BG”表示等。购置年份：用四位数字表示仪器设备的购置年份，如2023年购置的设备，编号为“[设备类别代码]2023[流水号]”。流水号：按照仪器设备购置的先后顺序，从001开始依次编号，如同一类设备在同一年度购置的第5台设备，编号为“[设备类别代码]2023005”。2.建档内容仪器设备档案应包括以下内容：仪器设备基本信息：包括仪器设备的名称、型号、规格、生产厂家、购置日期、购置价格、使用部门等。采购合同：仪器设备的采购合同副本。验收报告：仪器设备的验收报告。使用说明书：仪器设备的使用说明书、操作规程等。维护保养记录：仪器设备的维护保养计划、维护保养记录、维修记录等。校准记录：仪器设备的计量校准证书、校准记录等。运行记录：仪器设备的运行记录、使用记录等。报废鉴定文件：仪器设备的报废鉴定报告及相关审批文件。3.档案管理仪器管理部门应指定专人负责仪器设备档案的管理工作，建立仪器设备档案台账，对档案的建立、保管、借阅、销毁等进行规范管理。仪器设备档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案管理人员应定期对档案进行整理和归档，便于查阅和使用。五、仪器设备的使用与操作1.使用培训仪器设备投入使用前，仪器管理部门应组织使用部门相关人员进行使用培训，确保使用人员熟悉仪器设备的性能、操作规程、维护保养要求等。培训内容应包括理论知识讲解、实际操作演示、现场答疑等环节。使用人员培训合格后，方可独立操作仪器设备，并取得相应的操作资格证书。2.操作规程仪器管理部门应根据仪器设备的技术说明书和使用要求，制定详细的操作规程，并发放给使用人员。操作规程应明确仪器设备的操作步骤、操作要点、注意事项等内容，确保使用人员能够正确操作仪器设备。使用人员在操作仪器设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改操作程序或违规操作。3.使用记录使用人员在使用仪器设备过程中，应如实填写《仪器设备使用记录》，记录仪器设备的使用日期、使用时间、使用人员、使用情况等信息。使用记录应及时、准确、完整，不得漏记、错记。使用记录应妥善保管，保存期限按照公司相关规定执行。4.安全注意事项使用人员在操作仪器设备时，应严格遵守安全操作规程，注意安全事项。如仪器设备出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时报告仪器管理部门。严禁在仪器设备运行过程中进行维修、保养等操作，以免发生安全事故。同时，要做好仪器设备的安全防护工作，防止因意外事故造成仪器设备损坏或人员伤亡。六、仪器设备的维护与保养1.维护保养计划仪器管理部门应根据仪器设备的使用频率、运行状况、技术要求等因素，制定年度维护保养计划。维护保养计划应明确维护保养的内容、时间、责任人等信息。维护保养计划应提前通知使用部门，以便使用部门做好配合工作。2.日常维护使用人员负责仪器设备的日常维护工作，包括仪器设备的清洁、润滑、紧固、检查等。日常维护应按照操作规程和维护保养要求进行，确保仪器设备处于良好的运行状态。使用人员在日常维护过程中，如发现仪器设备存在问题或隐患，应及时报告仪器管理部门。3.定期保养仪器管理部门应按照维护保养计划，定期组织专业技术人员对仪器设备进行全面保养。定期保养内容包括仪器设备的性能检测、精度校准、部件更换、电气系统检查等。定期保养后，应填写《仪器设备维护保养记录》，记录保养情况和结果。4.故障维修仪器设备发生故障时，使用人员应及时报告仪器管理部门。仪器管理部门接到报告后，应立即组织维修人员进行故障诊断和维修。维修人员应根据故障现象和原因，制定合理的维修方案，及时排除故障。维修过程中，应做好维修记录，包括故障现象、故障原因、维修措施、维修时间等信息。维修完成后，应进行试机验收，确保仪器设备恢复正常运行。5.维护保养档案仪器管理部门应建立仪器设备维护保养档案，将仪器设备的维护保养计划、维护保养记录、维修记录等资料进行归档保存。维护保养档案应妥善保管，便于查阅和分析仪器设备的维护保养情况，为仪器设备的管理提供依据。七、仪器设备的计量校准1.校准计划仪器管理部门应根据仪器设备的使用要求和相关标准，制定年度计量校准计划。计量校准计划应明确校准的仪器设备名称、型号、规格、校准周期、校准机构等信息。计量校准计划应提前通知使用部门，以便使用部门做好仪器设备的送检准备工作。2.校准机构选择仪器管理部门应选择具有资质的计量校准机构对仪器设备进行校准。校准机构应具备相应的计量标准和技术能力，能够按照国家相关标准和规范进行校准工作。在选择校准机构时，应进行充分的调研和评估，确保校准机构的信誉和服务质量。3.校准实施使用部门应按照计量校准计划，将仪器设备及时送校。送校前，应做好仪器设备的清洁、包装等准备工作，并填写《仪器设备校准申请表》。仪器管理部门负责与校准机构联系，安排校准时间和地点，并跟踪校准进度。校准完成后，校准机构应出具校准证书，仪器管理部门应及时将校准证书归档保存，并将校准结果通知使用部门。4.校准标识管理仪器管理部门应根据校准证书的结果，在仪器设备上粘贴校准标识。校准标识应注明校准日期、校准有效期、校准机构等信息。对于校准不合格的仪器设备，应及时进行维修或报废处理，并做好记录。5.校准记录仪器管理部门应建立仪器设备校准记录档案，将仪器设备的校准申请表、校准证书、校准标识等资料进行归档保存。校准记录应妥善保管，便于查阅和追溯仪器设备的校准情况，确保仪器设备的测量准确性符合要求。八、仪器设备的盘点与清查1.盘点计划仪器管理部门应定期组织仪器设备的盘点工作，制定年度盘点计划。盘点计划应明确盘点的范围、时间、人员安排、盘点方法等信息。盘点计划应提前通知各部门，以便各部门做好准备工作。2.盘点方法账实核对：核对仪器设备的账目记录与实际存放情况是否一致，检查仪器设备的编号、名称、型号、规格、数量等信息是否准确。实地盘点：对仪器设备进行实地清查，检查仪器设备的外观、状态、性能等是否正常，是否存在损坏、丢失等情况。功能测试：对部分仪器设备进行功能测试，检查其是否能够正常运行，技术性能指标是否符合要求。3.盘点记录盘点过程中，盘点人员应认真填写《仪器设备盘点表》，详细记录盘点情况，包括仪器设备的名称、型号、规格、数量、账面数、实有数、盘盈盘亏情况及原因等。盘点表应由盘点人员签字确认。4.盘盈盘亏处理对于盘盈的仪器设备，应查明原因，及时入账。对于盘亏的仪器设备，应查明原因，分清责任，并按照公司相关规定进行处理。属于正常损耗的，应办理核销手续；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。5.清查报告盘点工作结束后，仪器管理部门应编写《仪器设备盘点清查报告》，总结盘点清查情况，分析存在的问题及原因，提出改进措施和建议。盘点清查报告应报公司领导审批后存档。九、仪器设备的报废与处置1.报废鉴定仪器设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要的。因技术进步、工艺改进等原因，已被新型设备替代，且无使用价值的。因损坏严重，无法修复或修复成本过高且不经济的。因其他原因，经鉴定已无使用价值的。仪器设备报废前，仪器管理部门应组织相关技术人员进行报废鉴定，填写《仪器设备报废鉴定表》，详细说明报废原因、技术状况及鉴定意见等。报废鉴定表应由鉴定人员签字确认。2.报废审批经报废鉴定的仪器设备，由仪器管理部门填写《仪器设备报废申请表》，报公司领导审批。公