办公场管理规范制度

PAGE办公场管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司办公场的规范化管理，营造良好的工作环境，提高工作效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本管理规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及进入公司办公区域的外来人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及相关行业标准，确保办公场管理合法合规。2.以服务员工、保障工作为宗旨，提供安全、舒适、有序的办公环境。3.倡导文明办公、节约资源、团结协作的工作氛围。二、办公区域管理（一）办公场所布局1.根据公司组织架构和业务需求，合理规划办公区域，明确各部门、各岗位的办公位置。2.办公区域应划分出办公区、会议室、接待区、休息区等不同功能区域，并设置明显的标识。（二）办公设施配备1.为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，并确保设备正常运行。2.根据工作需要，合理配置文件柜、书架等储物设施，方便员工存放文件和资料。3.在办公区域设置饮水机、空调等设施，为员工提供舒适的工作环境。（三）环境卫生管理1.实行每日卫生清扫制度，员工应保持自己办公区域的整洁，及时清理文件、垃圾等。2.定期对公共区域进行清洁消毒，包括走廊、会议室、卫生间等。3.禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾，严禁吸烟（如有明确吸烟区除外）。（四）安全管理1.加强办公区域的安全防范，安装必要的安全监控设备，确保办公场安全。2.配备消防设施和器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.员工应熟悉消防设施的使用方法，掌握基本的消防安全知识，严禁在办公区域内私拉乱接电线、违规使用电器设备。4.妥善保管个人财物，离开办公区域时应关好门窗，防止财物丢失。三、办公秩序管理（一）考勤管理1.公司实行严格的考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.员工请假应提前按照公司规定的流程办理请假手续，经批准后方可离开工作岗位。3.考勤记录由专人负责统计和管理，每月定期公布考勤情况。（二）工作纪律1.员工应遵守公司的各项规章制度，认真履行工作职责，按时完成工作任务。2.在办公区域内保持安静，不得大声喧哗、争吵或播放高分贝音乐，以免影响他人工作。3.严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、炒股等。（三）会议管理1.公司定期召开各类会议，会议组织者应提前做好会议准备工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。2.参会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。3.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场，如有紧急情况需要处理，应向会议组织者请假并尽快返回会场。4.会议结束后，参会人员应及时整理会议记录，并按照会议要求落实相关工作。（四）接待管理1.公司设立专门的接待岗位，负责来访客人的接待工作。2.接待人员应热情、礼貌地接待来访客人，及时引导客人到指定地点就座，并为客人提供茶水等服务。3.对于重要客人或来访团队，应提前通知相关领导，并做好接待安排。4.接待结束后，接待人员应及时清理接待区域，保持整洁。四、文件资料管理（一）文件收发1.公司设立文件收发岗位，负责公司文件的收发、登记、传递等工作。2.外来文件应及时签收，并按照文件内容和要求进行分类、登记，然后传递给相关部门或人员。3.公司内部文件应由发文部门按照规定的格式和流程进行起草、审核、签发，然后交文件收发岗位进行编号、登记、印发，并传递给相关部门或人员。（二）文件归档1.各部门应指定专人负责本部门文件资料的收集、整理和归档工作。2.文件资料应按照类别、时间顺序等进行分类整理，确保文件资料的完整性和准确性。3.归档文件应建立电子和纸质档案，电子档案应按照规范的命名和存储方式进行管理，纸质档案应存放在专用的文件柜中，并做好标识。（三）文件查阅1.员工因工作需要查阅文件资料时，应按照规定的流程办理查阅手续，经批准后方可查阅。2.查阅文件资料时应爱护文件，不得随意涂改、损坏或丢失文件。如需复印文件，应按照规定的程序进行申请和审批。3.查阅结束后，应及时将文件资料归还归档，不得擅自留存。（四）文件保密1.公司文件资料涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息，员工应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司文件资料的内容。2.对于涉及保密的文件资料，应按照规定的密级进行标识和管理，严格控制查阅范围。3.员工离职时，应将所保管的公司文件资料全部归还公司，并办理相关的交接手续。五、办公用品管理（一）办公用品采购1.公司设立办公用品采购岗位，负责办公用品的采购工作。2.办公用品采购应根据公司实际需求，制定采购计划，经审批后按照规定的采购流程进行采购。3.采购办公用品时应选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同，确保采购物品的质量和售后服务。（二）办公用品发放1.办公用品由专人负责发放，员工应根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到指定地点领取。2.办公用品发放应按照规定的标准和数量进行，不得超领或浪费。3.对于一些贵重办公用品，如电脑、打印机等，应建立领用登记制度，明确使用责任人，并做好使用情况的跟踪和管理。（三）办公用品使用与维护1.员工应爱护办公用品，合理使用，不得随意损坏或丢弃办公用品。2.对于办公用品出现故障或损坏的情况，员工应及时向相关部门报告，并配合维修人员进行维修。3.定期对办公用品进行盘点和清查，确保办公用品的数量和质量与实际情况相符。六、信息化管理（一）办公网络管理1.公司建立办公网络系统，为员工提供便捷的网络办公环境。2.员工应遵守公司网络使用规定，不得利用公司网络从事违法违规活动，如非法下载、传播病毒、网络攻击等。3.严禁在办公时间内利用公司网络进行与工作无关的网络娱乐活动，如玩游戏、看视频等。4.网络管理员应定期对公司网络进行维护和检查，确保网络的稳定运行，及时处理网络故障和安全问题。（二）计算机设备管理1.公司为员工配备计算机设备，员工应妥善保管和使用计算机设备，不得擅自拆卸、更换计算机硬件设备。2.计算机设备应安装必要的杀毒软件、防火墙等安全防护软件，并定期进行更新和升级，确保计算机系统的安全。3.员工应定期对计算机设备进行清理和维护，保持计算机设备的整洁和性能良好。4.计算机设备出现故障时，员工应及时向相关部门报告，并配合维修人员进行维修。严禁私自维修计算机设备，以免造成更大的损失。（三）数据管理1.员工应定期对自己计算机中的重要数据进行备份，防止数据丢失。2.公司建立数据存储和管理系统，对公司重要数据进行集中存储和管理。数据管理人员应定期对数据进行备份和维护，确保数据的安全性和完整性。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要数据的存储和传输，应采取加密等安全措施，防止数据泄露风险。七、附则（一）制度解释本制度