学习采购制度及规范

PAGE学习采购制度及规范一、总则（一）目的本采购制度及规范旨在建立科学、高效、规范的采购管理体系，确保公司采购活动合法合规、公正透明、高效有序，满足公司生产经营对物资和服务的需求，有效控制采购成本，提高采购质量和效率，保障公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及物资采购、服务采购的部门和人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、工程服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在采购过程中遵循公平、公正的竞争机制，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实可靠。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.各部门根据生产经营计划、项目进度等实际需求，填写采购申请单，详细注明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，还需提交公司相关领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到经审批的采购申请单后，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、预算控制等内容。2.根据采购物资或服务的特点和重要性，将采购项目分为不同类别，如紧急采购项目、常规采购项目等，分别制定相应的采购计划。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求和供应商评价标准，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。2.供应商评价定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、企业信誉等方面。采用量化评分的方式，对供应商进行综合评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。3.供应商管理与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等，以便对供应商进行动态管理。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。对于达到一定金额标准的采购项目，必须按照规定的采购方式进行操作，并严格履行相关审批程序。2.采购谈判在采购实施过程中，采购人员与供应商就采购合同条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判内容应包括产品价格、质量标准、交货期、售后服务等方面。谈判过程中，采购人员应做好记录，确保谈判结果清晰明确，并及时反馈给相关部门。3.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同，经公司法律部门审核后，与供应商签订正式合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、详细准确、可操作性强。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便跟踪执行。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知相关验收部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收流程和验收标准。2.物资到货后，验收部门按照验收方案进行验收，重点检查物资的数量、规格型号、质量等是否符合合同要求。对于重要物资或关键设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收结果处理验收合格的物资，验收部门出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的物资，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息。付款申请单需经采购部门负责人、财务部门审核签字，报公司相关领导审批。2.财务部门按照审批后的付款申请单，及时办理付款手续。付款方式应符合合同约定和公司财务制度要求，确保资金支付安全、准确。3.对于采购过程中出现的预付款、质保金等特殊付款情况，应严格按照合同约定和公司相关规定进行管理，确保资金使用合理、合规。三、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.通过收集市场信息、分析供应商情况、审查采购合同等方式，及时发现潜在的风险因素，并进行详细记录。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。采用定性与定量相结合的方法，对风险进行排序，确定风险等级。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，优先处理高风险事件，确保采购活动顺利进行。（三）风险应对1.市场风险应对关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况，通过与供应商协商、签订价格调整条款、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。建立市场信息监测机制，加强对市场趋势的分析和预测，提前做好采购计划调整，避免因市场变化导致采购失误。2.供应商风险应对与供应商建立长期稳定的合作关系，加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的经营状况和履约能力。对于重要物资或关键供应商，可采取备用供应商策略，降低因单一供应商出现问题而导致的供应中断风险。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的质量检验和验收工作，确保所采购的物资符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商，按照合同约定进行处理，追究其责任。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰、无歧义。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决，避免合同纠纷的发生。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保资金支付安全。加强对付款申请的审核，防止出现虚假付款、提前付款等情况。对于存在付款风险的供应商，可采取适当的风险控制措施，如要求提供担保、延长付款期限等，降低付款风险。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督小组，成员包括采购部门、财务部门、审计部门等相关人员。采购监督小组负责对采购活动进行全过程监督，确保采购行为合法合规、公正透明。2.采购监督小组定期对采购项目进行检查，重点检查采购流程执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购验收、采购付款等环节。2.审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出审计建议和整改要求。被审计部门应按照审计报告要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。五、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信、廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣、宴请等不正当利益。2.保守公司采购机密，不得泄露采购信息、供应商信息、采购价格等商业秘密。（二）业务能力1.采购人员应具备扎实的专业知识和丰富的采购经验，熟悉采购流程、市场行情、供应商情况等。2.不断学习和更新业务知识，提高采购业务能力和综合素质，适应公司发展和市场变化的需要。（三）工作纪律1.严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得无故旷工、迟到早退。2.认真履行工作职责，积极主动完成采购任务，不得推诿扯皮、敷衍塞责