外包制度整治规范

PAGE外包制度整治规范一、总则（一）目的为了加强公司对外包业务的管理，规范外包行为，提高外包服务质量，防范外包风险，保障公司的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包业务活动，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等。（三）基本原则1.合法合规原则外包业务活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保公司的经营活动合法合规。2.风险可控原则对外包业务进行全面风险评估，采取有效措施控制风险，确保外包业务的顺利开展。3.质量保障原则明确外包服务质量标准，加强对外包服务提供商的监督管理，确保外包服务质量满足公司需求。4.成本效益原则在保证外包服务质量的前提下，合理控制外包成本，提高公司经济效益。二、外包业务分类及定义（一）信息技术外包（ITO）指公司将信息技术相关的部分或全部工作委托给专业的信息技术服务提供商，包括软件开发、系统维护、数据处理、网络管理等。（二）业务流程外包（BPO）指公司将部分或全部业务流程委托给专业的服务提供商，由其按照公司的要求进行运作和管理，包括财务流程外包、采购流程外包、客户服务外包等。（三）人力资源外包（HRO）指公司将人力资源管理的部分或全部职能委托给专业的人力资源服务机构，包括招聘外包、培训外包、薪酬福利外包、绩效管理外包等。三、外包业务流程（一）外包需求评估1.各部门根据业务发展需要，提出外包业务需求，填写《外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的内容、要求、预算等。2.公司对外包业务需求进行评估，包括业务必要性、可行性、风险等方面的评估。评估通过后，提交公司管理层审批。（二）外包服务提供商选择1.根据外包业务需求，制定《外包服务提供商筛选标准》，明确服务提供商的资质、信誉、服务能力、价格等方面的要求。2.通过多种渠道收集潜在的外包服务提供商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商库等。3.对潜在服务提供商进行初步筛选，确定入围名单。对入围服务提供商进行实地考察、资质审核、业绩评估等，综合评估其服务能力和信誉。4.根据评估结果，选择合适的外包服务提供商，并签订《外包服务合同》。（三）外包服务合同管理1.《外包服务合同》应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、服务费用、付款方式、保密条款、违约责任等。2.合同签订后，由专人负责合同的跟踪和管理，及时提醒双方履行合同义务，确保合同的有效执行。3.定期对合同执行情况进行检查和评估，如发现问题及时与服务提供商沟通协商，采取有效措施解决问题。（四）外包服务过程监控1.建立外包服务监控机制，定期对外包服务提供商的工作进行检查和评估，包括服务质量、工作进度、人员管理等方面的检查。2.要求外包服务提供商定期提交工作汇报，及时掌握外包业务的进展情况。3.对于外包服务过程中出现的问题，及时与服务提供商沟通协商，要求其采取有效措施进行整改。如问题严重影响公司业务，有权终止合同，并追究服务提供商的违约责任。（五）外包服务验收1.外包服务完成后，由公司相关部门组成验收小组，按照合同要求和服务标准对外包服务进行验收。2.验收小组应认真审查服务提供商提交的验收报告、工作成果等资料，进行实地检查和测试，确保外包服务符合要求。3.验收合格后，出具《外包服务验收报告》。验收不合格的，要求服务提供商限期整改，直至验收合格。（六）外包服务费用结算1.根据《外包服务合同》的约定，对外包服务费用进行结算。结算前，由财务部门对服务提供商提交的费用结算清单进行审核。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式支付服务费用。四、外包服务提供商管理（一）服务提供商资质审核1.建立外包服务提供商资质审核制度，对服务提供商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关行业资质证书等进行审核。2.审核服务提供商的信誉情况，包括是否存在违法违规行为、是否有不良信用记录等。（二）服务提供商培训与沟通1.定期组织外包服务提供商参加培训，提高其服务意识和业务能力。培训内容包括公司业务需求、服务标准、质量管理等方面的知识。2.加强与外包服务提供商的沟通交流，及时了解其工作进展情况和存在的问题，共同协商解决问题的方案。（三）服务提供商考核与评价1.建立外包服务提供商考核评价机制，定期对服务提供商的服务质量、工作进度、人员管理等方面进行考核评价。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核评价结果为优秀的服务提供商，给予一定的奖励；对于考核评价结果为不合格的服务提供商，责令其限期整改，如整改后仍不符合要求，有权终止合同。（四）服务提供商更换与退出1.如外包服务提供商出现严重违约行为、服务质量严重下降、无法满足公司业务需求等情况，公司有权更换服务提供商。2.更换服务提供商前，应按照规定的程序进行评估和选择，并与新的服务提供商签订合同。3.对于不再合作的外包服务提供商，应及时办理相关手续，终止合同关系，并做好交接工作。五、外包业务风险管理（一）风险识别与评估1.建立外包业务风险识别与评估机制，定期对外包业务进行风险识别和评估。风险识别应涵盖法律法规风险、市场风险、技术风险、质量风险、人员风险等方面。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险业务，应采取重点监控、加强管理等措施；对于低风险业务，可适当简化管理流程。2.建立风险预警机制，及时发现风险的变化情况，提前采取措施防范风险。（三）应急处理预案1.制定外包业务应急处理预案，明确应急处理的流程、责任分工、资源调配等方面的内容。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。如发生突发事件，应立即启动应急处理预案，采取有效措施降低损失。六、保密与知识产权管理（一）保密管理1.与外包服务提供商签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。2.要求外包服务提供商对公司提供的机密信息进行严格保密，不得泄露给任何第三方。3.加强对公司内部人员的保密教育，提高保密意识，防止因内部人员泄密导致公司信息泄露。（二）知识产权管理1.明确外包业务中涉及的知识产权归属，如软件著作权、专利、商标等。2.要求外包服务提供商在工作过程中尊重公司的知识产权，不得侵犯公司的知识产权。3.对于外包业务中产生的知识产权，按照相关法律法规和合同约定进行管理和保护。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或岗位，对外包业务进行定期监督检查。监督检查内容包括外包业务流程执行情况、服务提供商管理情况、风险管理情况、保密与知识产权管理情况等。2.定期对外包业务进行审计，审查外包业务的合规性、效