门禁卡规范管理制度

PAGE门禁卡规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司门禁管理，保障公司安全与正常秩序，规范员工及相关人员的出入行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、临时工作人员、外来访客以及与公司有业务往来的供应商、合作伙伴等所有需要进入公司办公区域、生产区域及其他相关场所的人员。（三）基本原则1.安全第一原则：门禁管理以保障公司人员、财产和信息安全为首要目标，严格控制人员出入，防止未经授权的人员进入公司敏感区域。2.规范有序原则：明确门禁卡的使用流程、权限设置及管理要求，确保所有人员按照规定使用门禁卡，维护公司正常的工作秩序。3.便捷高效原则：在确保安全的前提下，尽量简化门禁管理流程，提高工作效率，减少因门禁管理给员工和业务带来的不便。二、门禁卡的种类及功能（一）员工卡1.发放对象：公司正式员工。2.功能：有权限进入公司规定的办公区域、工作岗位所在区域以及与工作相关的公共区域。在公司内部食堂、宿舍等特定场所进行消费结算（如适用）。作为员工身份识别的重要标识之一，用于考勤记录等相关工作。（二）临时卡1.发放对象：临时工作人员（如短期项目合作人员、实习人员等）。2.功能：根据工作安排，在规定的时间和区域内使用，权限由公司相关部门根据实际工作需求进行设定。临时卡有效期根据工作期限确定，到期后自动失效。（三）访客卡1.发放对象：外来访客。2.功能：访客凭有效身份证件登记后领取，仅可在访客接待区域及经批准的特定访问区域使用。访客卡上标注有访客姓名、访问时间、访问部门等信息，便于识别和管理。三、门禁卡的申请与发放（一）员工卡1.新员工入职时，由人力资源部门负责通知行政部门为其办理门禁卡申请手续。2.行政部门根据员工所在部门及工作岗位，确定门禁卡的权限范围，并录入门禁管理系统。3.门禁卡制作完成后，由行政部门统一发放给员工，员工需在规定时间内到指定地点领取，并签字确认。（二）临时卡1.临时工作人员所在部门负责人填写《临时卡申请表》，注明临时工作人员姓名、工作期限、工作内容、使用区域等信息，经部门负责人签字审批后提交至行政部门。2.行政部门审核申请信息，根据实际情况设定临时卡权限，并制作临时卡。3.临时工作人员凭有效身份证件到行政部门领取临时卡，领取时需签字确认，并按照规定使用。（三）访客卡1.外来访客需提前与公司接待部门或相关人员联系，预约访问时间。2.访客到达公司后，在访客接待处进行登记，出示有效身份证件，填写《访客登记表》，注明访客姓名、单位、联系电话、访问部门、访问事由、预计停留时间等信息。3.接待人员审核访客信息，确认无误后为访客发放访客卡，并告知访客使用注意事项及访问区域范围。四、门禁卡的使用规范（一）刷卡通行1.所有人员进入公司门禁区域时，应主动出示门禁卡，在门禁读卡器前刷卡。刷卡时应保持卡片贴近读卡器，听到“嘟”的一声且指示灯显示绿色，表示刷卡成功，方可进入。2.如遇门禁读卡器故障或刷卡无效等情况，应及时联系行政部门或门禁管理值班人员，不得擅自采取其他方式强行进入。（二）一人一卡1.每位员工及相关人员应妥善保管自己的门禁卡，仅限本人使用，不得转借他人。2.严禁代刷门禁卡，一经发现，代刷者和被代刷者将按照公司相关规定进行严肃处理。（三）按权限通行1.员工应严格按照门禁卡设定的权限范围进入相应区域，不得擅自进入未经授权的区域。2.如因工作需要临时进入其他区域，应提前向所在部门负责人申请，经批准后由相关部门协助办理临时通行手续。（四）特殊情况处理1.携带大件物品或设备进入公司时，应主动向门禁管理值班人员说明情况，经核实后予以放行。2.遇紧急情况（如火灾、地震等），所有人员应听从现场指挥，按照应急预案有序疏散，无需刷卡通行。五、门禁卡的保管与挂失（一）保管要求1.员工应妥善保管门禁卡，避免卡片丢失、损坏或弯折。门禁卡应随身携带，不得随意放置在办公桌上或其他易丢失处。2.如发现门禁卡丢失或损坏，应及时向行政部门报告，并说明情况。（二）挂失与补办1.门禁卡丢失后，持卡人应立即向行政部门挂失，挂失时需提供本人有效身份证件及相关信息。2.行政部门在接到挂失申请后，及时冻结该门禁卡权限，防止他人冒用。3.挂失后，持卡人需填写《门禁卡补办申请表》，经所在部门负责人签字审批后，到行政部门办理补办手续。补办门禁卡需缴纳相应的工本费。六、门禁卡的权限管理（一）权限设定原则1.根据员工的工作岗位、工作职责及安全需求，合理设定门禁卡的权限范围，确保员工能够正常开展工作，同时保障公司安全。2.权限设定应遵循最小化原则，即员工仅拥有完成其工作所需的最低限度的门禁权限，避免权限过大带来安全隐患。（二）权限变更1.员工因工作调动、岗位调整等原因需要变更门禁卡权限时，所在部门负责人应填写《门禁卡权限变更申请表》，注明变更原因、变更后的权限范围等信息，经部门负责人签字审批后提交至行政部门。2.行政部门审核申请信息，确认无误后及时在门禁管理系统中变更员工门禁卡权限。（三）权限撤销与恢复1.员工离职、辞退或因其他原因不再需要门禁权限时，所在部门负责人应及时通知行政部门，行政部门在办理离职手续时一并撤销其门禁卡权限。2.对于因特殊原因暂时停用门禁卡权限的员工，如请假、出差等，所在部门负责人应向行政部门提交申请，经批准后由行政部门暂时冻结其门禁卡权限。待员工恢复工作时，由行政部门根据申请恢复其门禁卡权限。七、门禁系统的维护与管理（一）日常巡检1.行政部门安排专人负责门禁系统的日常巡检工作，每日对门禁读卡器、控制器、门锁等设备进行检查，确保设备正常运行。2.巡检人员应记录设备运行状态、故障情况等信息，发现问题及时报告并进行处理。对于一般性故障，应在规定时间内修复；对于较为复杂的故障，应及时联系专业维修人员进行维修。（二）定期维护1.定期对门禁系统进行全面维护，包括设备清洁、软件升级、数据备份等工作。2.每季度至少进行一次门禁系统的全面检查和维护，确保系统的稳定性和安全性。在维护过程中，如发现设备老化、损坏等情况，应及时进行更换或维修。（三）数据管理1.门禁管理系统应妥善保存所有人员的出入记录、权限变更记录等相关数据，数据保存期限按照公司档案管理规定执行。2.定期对门禁系统数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以确保数据的安全性和可恢复性。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定使用门禁卡，如代刷、冒用他人门禁卡等。2.擅自破坏门禁设备，强行进入未经授权区域。3.门禁卡丢失或被盗后未及时挂失，导致他人冒用。4.其他违反门禁管理规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违反门禁管理规定的员工，给予口头警告，并记录在案。2.对于多次违反门禁管理规定或情节严重的员工，将视情况给予书面警告、罚款、降职、辞退等处理措施。3.外来访客违反门禁管理规定的，公