内部联络员制度规范

PAGE内部联络员制度规范一、总则（一）目的为了加强公司内部各部门之间的沟通与协作，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本内部联络员制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门。（三）基本原则1.沟通顺畅原则：确保信息在公司内部能够及时、准确、全面地传递，避免信息不畅导致的工作延误或失误。2.协作高效原则：促进各部门之间的协作配合，形成工作合力，提高整体工作效率。3.责任明确原则：明确内部联络员的职责和工作要求，确保其能够切实履行职责。二、内部联络员的设置（一）设置方式各部门应指定一名员工担任内部联络员，负责本部门与其他部门之间的沟通协调工作。内部联络员应具备良好的沟通能力、协调能力和责任心，熟悉本部门的工作流程和业务情况。（二）任职条件1.具有良好的沟通能力和团队协作精神，能够与不同部门的人员进行有效的沟通和协调。2.熟悉本部门的工作流程和业务情况，能够准确传达本部门的工作信息和需求。3.具备较强的责任心和执行力，能够认真履行内部联络员的职责，及时完成各项工作任务。4.具有一定的组织协调能力和问题解决能力，能够协调解决部门之间的工作矛盾和问题。（三）任期与更换内部联络员任期为[X]年，期满后可根据工作需要进行调整。如因工作变动等原因需要更换内部联络员，所在部门应及时向公司办公室报备，并重新指定合适的人员担任。三、内部联络员的职责（一）信息传递1.及时收集本部门的工作信息、业务进展情况、工作需求等，并整理成清晰、准确的资料。2.将本部门的工作信息、业务进展情况、工作需求等及时传递给其他相关部门的内部联络员，确保信息的及时、准确、全面传递。3.负责接收其他部门内部联络员传递的工作信息、业务进展情况、工作需求等，并及时反馈给本部门负责人。（二）沟通协调1.定期组织召开部门间沟通协调会议，协调解决工作中出现的问题和矛盾。2.协助本部门负责人与其他部门进行沟通协调，促进部门间的协作配合。3.及时了解其他部门的工作动态和需求，为本部门的工作安排提供参考依据。（三）工作推进1.跟踪本部门与其他部门协作项目的进展情况，及时协调解决项目推进过程中出现的问题。2.协助本部门负责人制定与其他部门协作项目的工作计划和方案，确保项目顺利实施。3.负责收集、整理与本部门相关的协作项目的资料和数据，为项目总结和评估提供依据。（四）问题反馈1.及时发现部门间沟通协作过程中存在的问题和不足，并向公司办公室反馈。(1)对于一般性问题，应及时与相关部门进行沟通协调，共同寻求解决方案。(2)对于较为复杂或涉及多个部门的问题，应及时向公司办公室汇报，由公司办公室组织相关部门进行专题研究解决。2.跟踪问题的解决情况，确保问题得到妥善处理。四、工作流程（一）信息收集与整理1.内部联络员应定期收集本部门的工作信息，包括但不限于工作计划、工作总结、业务数据、工作动态等。2.对收集到的工作信息进行整理和分类，确保信息的准确性和完整性。3.将整理好的工作信息及时录入公司内部信息管理系统，以便其他部门查询和使用。（二）信息传递1.内部联络员应根据工作需要，及时将本部门的工作信息传递给其他相关部门的内部联络员。2.信息传递方式可采用邮件、即时通讯工具、内部信息管理系统等多种方式，但应确保信息传递的及时性和准确性。3.在信息传递过程中，应明确信息的接收部门、接收人、传递时间等关键信息，并要求接收人及时回复确认。（三）沟通协调1.内部联络员应定期组织召开部门间沟通协调会议，会议频率根据工作需要确定，一般每月不少于[X]次。2.在沟通协调会议召开前，内部联络员应提前收集各部门需要沟通协调的问题，并整理成会议议题。3.沟通协调会议应明确会议主题、参会人员、会议议程等关键信息，并提前通知参会人员。4.在沟通协调会议上，各部门应就工作中出现的问题和矛盾进行充分沟通和交流，共同寻求解决方案。5.内部联络员应负责记录沟通协调会议的内容和决议，并形成会议纪要。会议纪要应及时发送给参会人员，并抄送公司办公室。（四）工作推进1.内部联络员应跟踪本部门与其他部门协作项目的进展情况，并定期向本部门负责人汇报。2.在协作项目推进过程中，如出现问题或困难，内部联络员应及时与相关部门进行沟通协调，共同寻求解决方案。3.对于需要公司领导协调解决的问题，内部联络员应及时向公司办公室汇报，由公司办公室组织相关部门进行专题研究解决。4.协作项目完成后，内部联络员应协助本部门负责人进行项目总结和评估，并将总结报告和评估结果及时报送公司办公室。（五）问题反馈1.内部联络员应及时发现部门间沟通协作过程中存在的问题和不足，并向公司办公室反馈。2.问题反馈应采用书面形式，详细说明问题的具体情况、产生原因、影响范围等，并提出相应的改进建议。3.公司办公室应及时对内部联络员反馈的问题进行整理和分析，并组织相关部门进行研究解决。4.内部联络员应跟踪问题的解决情况，并及时向公司办公室反馈问题解决的进展情况和效果。五、培训与考核（一）培训1.公司办公室应定期组织内部联络员培训，培训内容包括但不限于沟通技巧、协调能力、信息管理等方面的知识和技能。2.培训方式可采用集中培训、在线学习、实地考察等多种方式，以提高内部联络员的综合素质和工作能力。3.内部联络员应积极参加公司组织的培训活动，并认真学习培训内容，不断提高自身的业务水平和工作能力。（二）考核1.公司办公室应建立内部联络员考核制度，对内部联络员的工作表现进行定期考核。2.考核内容包括但不限于信息传递的及时性和准确性、沟通协调能力、工作推进情况、问题反馈等方面的工作表现。3.考核方式可采用自评、互评、上级评价等多种方式，以确保考核结果的客观、公正、准确。4.对于考核结果优秀的内部联络员，公司将给予表彰和奖励；对于考核结果不合格的内部联络员，公司将进行诫勉谈话，并要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，公司将调整其内部联络员职务。