重视保密制度建设规范

PAGE重视保密制度建设规范一、总则（一）目的为加强公司/组织的保密管理，保护公司/组织的商业秘密、技术秘密等各类秘密信息，防止信息泄露，确保公司/组织的合法权益和正常运营秩序，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、外包人员以及与公司/组织有业务往来的合作伙伴、供应商、客户等相关人员。（三）保密定义本制度所指的保密信息包括但不限于：1.公司/组织的战略规划、经营计划、财务数据、市场策略、销售渠道、客户名单等商业秘密。2.未公开的技术研发成果、技术方案、工艺流程、技术诀窍、专利技术等技术秘密。3.公司/组织内部的管理文件、会议纪要、工作流程、人事信息、薪酬福利等内部信息。4.涉及国家机密、行业敏感信息以及依照法律法规或合同约定需要保密的其他信息。二、保密职责（一）公司/组织管理层职责1.公司/组织高层领导负责全面领导保密工作，确定保密工作方针和目标，审批保密制度及相关保密措施。2.定期对公司/组织保密工作进行监督检查，协调解决保密工作中的重大问题。（二）保密管理部门职责1.设立专门的保密管理部门（如保密办公室），负责制定和完善保密制度，组织开展保密宣传教育、培训和考核工作。2.负责保密工作的日常管理，包括保密文件的收发、登记、保管、借阅、销毁等，对保密要害部门、部位进行定期检查和监督。3.组织开展保密风险评估和隐患排查，制定保密应急预案，并负责组织演练。4.对涉及保密事项的业务活动进行审查和监督，对违规行为进行调查和处理。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的保密工作，确保本部门员工遵守保密制度。2.各部门应指定专人负责本部门保密文件的管理和保密工作的具体落实，定期对本部门员工进行保密教育和培训。3.在开展业务活动过程中，涉及保密信息的部门和人员应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（四）员工职责1.全体员工应自觉遵守本保密制度，履行保密义务，不私自打听、传播、泄露公司/组织的保密信息。2.在工作中妥善保管所接触到的保密信息，不得擅自将保密信息带出公司/组织或提供给无关人员。3.对因工作需要知悉的保密信息，应严格按照规定的范围使用，不得超出授权范围使用或披露。4.发现保密信息泄露或可能泄露的情况时，应及时向保密管理部门报告，并积极采取措施防止损失扩大。三、保密措施（一）文件与资料管理1.严格区分保密文件与普通文件，保密文件应标明密级（绝密、机密、秘密），并按照相应的管理规定进行保管。2.设立专门的保密文件存放场所，配备必要的安全防护设施，如保险柜、门禁系统、监控设备等，确保保密文件的安全存放。3.保密文件的收发、传递、借阅应严格履行登记手续，明确登记内容包括文件名称、密级、数量、收发时间、借阅人、归还时间等。4.借阅保密文件必须经保密管理部门负责人或授权人员批准，并在规定时间内归还。严禁将保密文件转借他人或带出公司/组织指定场所。5.保密文件的复印、扫描、传真等操作应严格按照审批程序进行，复印件、扫描件、传真件等应视同原件进行管理。6.定期对保密文件进行清理和销毁，销毁保密文件应填写销毁清单，经保密管理部门负责人审核后，在专人监督下进行销毁，并做好记录。（二）计算机与网络管理1.公司/组织内部计算机应设置相应的安全防护措施，如安装杀毒软件、防火墙、入侵检测系统等，定期进行病毒查杀和系统更新，确保计算机系统安全。2.员工使用的计算机应设置强密码，并定期更换密码。严禁在计算机上存储、处理、传输涉及公司/组织保密信息的文件。3.连接公司/组织内部网络的计算机应进行严格的权限管理，根据工作需要分配不同的网络访问权限，严禁未经授权访问公司/组织内部网络资源。4.涉及保密信息的电子文档应加密存储，并进行备份。备份数据应存放在安全可靠的场所，防止数据丢失。5.严禁员工使用公司/组织内部网络连接外部不安全网络，严禁在公司/组织内部网络上进行与工作无关的网络活动，如浏览非法网站、下载盗版软件等。6.在使用移动存储设备（如U盘、移动硬盘等）时，应先进行病毒查杀，确保无安全隐患后方可使用。严禁在移动存储设备上存储公司/组织保密信息，如需存储，应经保密管理部门批准，并进行加密处理。（三）办公区域管理1.对公司/组织办公区域进行合理划分，明确保密要害部门、部位，并采取相应的保密防护措施，如设置门禁、安装监控等。2.保密要害部门、部位应配备必要的保密设备，如碎纸机、加密机等，确保保密工作的顺利开展。3.在办公区域内，员工应妥善保管个人办公物品，避免将涉及公司/组织保密信息的文件、资料等随意放置在办公桌上，防止他人获取。4.严禁在办公区域内讨论涉及公司/组织保密信息的敏感话题，如需讨论，应选择在保密会议室或其他保密场所进行。5.外来人员进入公司/组织办公区域应进行登记，并在专人陪同下活动，严禁外来人员擅自进入保密要害部门、部位。（四）会议与活动管理1.召开涉及保密信息的会议应选择在保密会议室进行，并提前对会议室进行检查，确保会议场所安全保密。2.会议组织者应明确会议的保密要求，对参会人员进行保密提醒，严禁无关人员进入会议现场。3.会议期间，参会人员应妥善保管会议资料，不得擅自记录、复制、传播会议内容。会议结束后，会议组织者应及时收回会议资料，并进行妥善保管或销毁。4.举办涉及保密信息的活动，如培训、讲座、展览等，应提前制定保密方案，采取必要的保密措施，防止活动过程中保密信息泄露。（五）对外交往管理1.公司/组织员工在对外交往过程中，应严格遵守国家法律法规和公司/组织保密制度，不得擅自向外部单位或个人提供涉及公司/组织保密信息的文件、资料等。2.如需与外部单位或个人进行业务合作、交流等活动，涉及保密信息的，应签订保密协议，明确双方的保密义务和违约责任。3.在与外部单位或个人进行商务谈判、技术交流等活动过程中，应注意控制信息披露范围，确保公司/组织保密信息不被泄露。四、保密监督与检查（一）定期检查1.保密管理部门应定期对公司/组织各部门的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、保密文件的管理、计算机与网络安全、办公区域保密措施等方面。2.定期检查应制定详细的检查计划，明确检查时间、检查人员、检查内容和检查方式等，并形成检查记录。（二）不定期抽查1.保密管理部门可根据工作需要，对公司/组织各部门的保密工作进行不定期抽查，及时发现和纠正保密工作中存在的问题。2.不定期抽查可采取随机抽取检查对象、不预先通知检查时间和内容等方式进行，确保检查的真实性和有效性。（三）专项检查1.在公司/组织开展重大项目、重要活动、关键业务等期间，保密管理部门应组织开展专项保密检查，确保保密工作贯穿项目、活动和业务的全过程。2.专项检查应针对特定项目、活动或业务的保密特点，制定专项检查方案，明确检查重点和要求，确保检查工作有的放矢。（四）检查结果处理1.对保密检查中发现的问题，保密管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。2.对违反保密制度的行为，应按照公司/组织相关规定进行严肃处理，情节严重的，依法追究法律责任。3.对保密工作成绩突出的部门和个人，应给予表彰和奖励，树立保密工作先进典型，推动公司/组织保密工作水平不断提高。五、保密教育与培训（一）新员工入职培训1.新员工入职时应接受保密教育和培训，培训内容包括公司/组织保密制度、保密意识、保密技能等方面。2.新员工入职培训应作为公司/组织新员工培训的重要内容，培训时间不少于[X]小时，并进行考核，考核合格后方可上岗。（二）定期培训1.保密管理部门应定期组织全体员工进行保密教育和培训，培训周期为[X]年，培训内容应根据公司/组织业务发展和保密工作实际情况进行更新和调整。2.定期培训可邀请保密专家、法律专家等进行授课，也可通过内部培训、视频教学、案例分析等多种形式开展，确保培训效果。（三）专项培训1.根据公司/组织业务发展需要，对涉及保密信息的重点岗位人员、关键项目团队成员等进行专项保密培训，提高其保密意识和业务技能。2.专项培训应结合具体业务和保密要求，制定针对性的培训方案，培训内容包括保密法律法规、保密技术、保密管理等方面，确保培训人员能够熟练掌握和运用保密知识和技能。（四）培训记录与考核1.每次保密教育和培训应做好记录，记录内容包括培训时间、培训地点、培训内容、培训人员等信息。2.对参加保密培训的人员应进行考核，考核方式可采用考试、撰写心得体会、实际操作等多种形式，考核结果应作为员工绩效考核、晋升、奖励等的重要依据。六、保密奖惩（一）奖励1.对在保密工作中表现突出的部门和个人，公司/组织将给予表彰和奖励，奖励方式包括但不限于颁发荣誉证书、奖金、晋升等。2.表现突出的情形包括但不限于：及时发现并报告保密信息泄露事件，有效防止公司/组织损失扩大；积极提出保密工作合理化建议，被公司/组织采纳并取得显著成效；在保密技术研发、保密管理创新等方面做出突出贡献等。（二）惩罚1.对违反保密制度的部门和个人，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，处罚方式包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.违反保密制度的情形包括但不限于：故意泄露公司/组织保密信息；擅自将保密文件带出公司/组织或转借他人；未经授权访问公司/组织内部网络资源；在办公区域内讨论涉及公司/组织保密信息的敏感话题等。3.对因违反保密制度给公司/组织造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、保密协议（一）签订范围1.公司/组织与员工签订保密协议，明确双方的保密权利和义务。2.对于涉及公司/组织保密信息的外部合作伙伴、供应商、客户等，应签订保密协议或在合作协议中明确保密条款，确保双方在合作过程中遵守保密规定。（二）协议内容1.保密协议应明确保密信息的范围、保密期限及保密措施等内容。2.明确双方在保密工作中的权利和义务，包括公司/组织有权要求对方采取保密措施，对方有义务保守公司/组织的保密信息；公司/组织应向对方提供必要的保密培训和指导，对方应按照公司/组织要求履行保密职责等。3.约定违约责任，明确双方违反保密协议应承担的法律责任和赔偿责任，以约束双方严格履行保密义务。（三）协议变更与解除1.在保密协议履行过程中，如因公司/组织业务调整、法律法规变化等原因需要变更协议内容的，应及时与对方