公文运转制度不规范

PAGE公文运转制度不规范一、总则（一）目的为确保公司/组织公文运转的高效、准确、规范，提高工作效率，保证政令畅通，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位进行公文往来的活动。（三）基本原则1.准确规范原则公文的撰写、格式、传递等必须符合国家法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定，确保公文内容准确无误，格式规范统一。2.及时高效原则公文处理应遵循及时、快捷的原则，减少不必要的环节和延误，确保公文能够迅速、有效地传达和执行。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，加强公文流转过程中的安全保密措施，防止公文信息泄露。4.分级负责原则按照公司/组织内部的职责分工，明确各部门在公文处理过程中的责任，做到分级负责，各司其职。二、公文种类及格式（一）公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.一般格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.排版要求字体字号：正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。行距：一般采用固定值28磅。页边距：上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。3.特定格式信函格式：发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线下空二行编排主送机关，回行时仍顶格。命令（令）格式：发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。正文编排于令号下空二行位置，令文格式可根据内容分段落或分条款书写。落款由发布机关署名，在正文右下方空4行处加盖发文机关印章。纪要格式：纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。三、公文撰写（一）基本要求1.内容准确公文内容应符合国家法律法规、政策方针以及公司/组织的实际情况，数据准确、事实清楚、观点明确。2.表述规范语言表达应简洁明了、逻辑严谨、用词恰当，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和句子结构。3.格式统一严格按照本制度规定的公文格式进行撰写，确保公文的规范性和一致性。（二）起草流程1.明确主题起草公文前，应明确公文的主题、目的、内容范围以及发文对象，确保公文具有针对性和实用性。2.收集资料围绕公文主题，收集相关的政策法规、文件资料、工作数据等，为公文撰写提供充分的依据。3.拟定提纲根据公文的内容结构，拟定详细的提纲，明确各部分的主要内容和逻辑关系，使公文层次清晰、条理分明。4.撰写初稿按照提纲进行公文初稿的撰写，注意语言表达和格式规范，确保初稿内容完整、准确。5.审核修改初稿完成后，由起草部门负责人进行审核，对内容、格式、语言等方面进行全面检查，提出修改意见，起草人员根据审核意见进行修改完善。（三）特殊要求1.上行文上行文应当注明签发人、会签人姓名。上行文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。2.下行文下行文应明确传达意图，确保下级机关能够准确理解并贯彻执行。对于重要事项或重大决策的下行文，应进行必要的解释和说明，以便下级机关更好地落实。3.平行文平行文应注重商洽性和协调性，语言表达应礼貌、得体，尊重对方的意见和建议，共同协商解决问题。四、公文审核（一）审核内容1.合法性审核审核公文内容是否符合国家法律法规、政策方针以及公司/组织的相关规定，确保公文合法合规。2.准确性审核对公文的事实、数据、观点等进行审核，确保内容准确无误，避免出现错误或歧义。3.规范性审核检查公文的格式、排版、语言表达等是否符合本制度规定的要求，保证公文的规范性和一致性。4.必要性审核审核公文的发文必要性，避免不必要的发文，提高公文运转效率。（二）审核流程1.部门初审公文起草完成后，先由起草部门进行自我审核，确保公文内容和格式符合要求。2.归口审核涉及特定业务领域的公文，由相关归口部门进行审核，重点审核公文内容与业务规定的一致性。3.综合审核由公司/组织的综合管理部门对公文进行全面审核，包括合法性、准确性、规范性、必要性等方面的审核。4.领导审批经综合审核后的公文，报公司/组织领导审批。领导根据公文内容和工作需要，作出同意发文、修改后发文或不予发文的批示。（三）审核意见处理1.修改完善起草部门根据审核意见，对公文进行认真修改，确保公文质量达到要求。修改后的公文应再次提交审核，直至审核通过。2.说明情况对于审核意见中提出的疑问或需要进一步说明的问题，起草部门应及时向审核部门作出解释和说明，提供相关依据和资料。3.重新起草如审核意见认为公文存在重大问题，无法修改完善的，起草部门应重新起草公文，确保公文质量符合要求。五、公文签发（一）签发权限1.以公司/组织名义制发的公文涉及重大决策、重要人事任免、重大项目安排、大额资金使用等事项的公文，由公司/组织主要领导签发。涉及公司/组织日常工作的一般性公文，由分管领导签发。涉及多个部门工作的联合发文，由相关领导会签。2.部门制发的公文部门制发的公文，由部门负责人签发。重要公文需报分管领导或主要领导审批。（二）签发流程1.送签公文经审核通过后，由综合管理部门将公文呈送相关领导签发。送签时应附上审核意见和修改说明等相关材料。2.签发领导在收到送签的公文后，应认真审阅公文内容，根据签发权限作出签发决定。签发人应在公文的发文稿纸上签署意见、姓名和日期。3.登记存档综合管理部门对领导签发后的公文进行登记，记录公文的签发时间、签发人等信息，并将公文原稿及相关材料整理存档。六、公文印发（一）格式调整1.排版处理根据领导签发的公文原稿，由综合管理部门进行排版处理，确保公文格式符合本制度要求。排版过程中应注意字体、字号、行距、页边距等格式要素的统一。2.校对审核排版完成后，对公文进行校对审核，重点检查文字内容、格式排版、页码顺序等是否正确无误。校对审核应由专人负责，确保公文质量。（二）印制发放1.印制校对审核无误后，按照公文的印发数量进行印制。印制应选择质量可靠的印刷单位，确保公文印刷清晰、装订整齐。2.盖章对需要加盖印章的公文，在印制完成后及时加盖公司/组织公章或部门印章。盖章应清晰、端正，确保印章与发文机关一致。3.发放公文印制盖章后，由综合管理部门按照公文的主送机关、抄送机关等进行发放。发放方式可根据实际情况选择邮寄、专人送达或通过内部办公系统发送等。（三）存档管理1.原稿存档将公文的原稿（包括领导签发稿、审核修改稿等）进行整理归档，按照公文的类别、年份、月份等进行分类存放，便于查阅和管理。2.电子文档存档建立公文电子文档管理系统，将公文的电子版本进行存档。电子文档应与原稿内容一致，并按照规范的命名规则进行命名，确保电子文档的可检索性和安全性。七、公文传递（一）传递方式1.纸质传递对于需要纸质公文传递的情况，应通过专人送达、邮寄等方式进行传递。传递过程中应注意公文的安全和保密，避免公文丢失、损坏或泄露。2.电子传递利用公司/组织内部办公系统进行公文的电子传递。电子公文应按照规定的格式和流程进行上传、审批和发送，确保电子公文的准确性和及时性。（二）传递流程1.发文登记综合管理部门对拟发文的公文进行详细登记，记录公文的文号、标题、主送机关、抄送机关、发文日期、发文份数等信息。2.传递安排根据公文的紧急程度和传递方式，安排专人或通过办公系统进行公文传递。对于紧急公文，应优先传递，确保公文能够及时送达。3.签收确认：公文传递至接收单位或个人后，接收方应进行签收确认。签收人应在公文传递单上签字，注明签收日期和时间，确保公文传递的准确性和可追溯性。（三）跟踪反馈1.跟踪查询综合管理部门对公文传递情况进行跟踪查询，及时了解公文是否按时送达、接收方是否签收等信息。对于传递过程中出现的问题，应及时与相关部门或人员沟通协调，确保公文传递顺利进行。2.反馈处理接收方在收到公文后，如发现公文存在问题或需要反馈意见的，应及时与发文部门沟通。发文部门应根据反馈意见进行处理，并将处理结果及时反馈给接收方。八、公文办理（一）收文办理1.签收登记收到外部来文后，由综合管理部门专人负责签收，对公文的名称、文号、来文机关、日期等进行详细登记，并注明签收时间。2.初审分发对收文进行初步审核，检查公文的完整性、规范性等。根据公文内容和部门职责，将收文分发给相关部门办理。3.承办传阅承办部门收到分发给本部门的公文后，应及时安排人员办理。对于需要多个部门协同办理的公文，由综合管理部门组织相关部门进行传阅、会商，明确主办部门和协办部门，共同研究提出办理意见。4.催办反馈综合管理部门对收文办理情况进行催办，及时了解办理进度。承办部门应在规定时间内将办理结果反馈给综合管理部门，由综合管理部门统一回复来文机关。（二）发文办理（同前文“公文印发”部分内容）（三）公文归档1.整理分类公文办理完毕后，承办部门应及时将公文原稿、处理过程中形成的相关材料等进行整理，按照本制度规定的公文类别、年份、月份等进行分类。2.装订编目对整理好的公文进行装订，编制档案目录，注明公文的编号、标题、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。3.移交存档承办部门将整理编目后的公文档案移交至公司/组织的档案管理部门进行存档。档案管理部门应按照档案管理规定，对公文档案进行妥善保管，确保档案的完整性和安全性。九、公文保密与安全（一）保密措施1.人员管理加强对公文处理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.文件存储涉密公文应存储在专门的保密设备中，设置密码访问权限，确保文件存储安全。3.传递过程在公文传递过程中，应采取加密传输、专人护送等保密措施，防止公文信息泄露。4.使用范围严格控制公文的使用范围，限定知悉人员，不得擅自